문서분류기준표 작성 양식 다운로드
문서분류기준표 양식 다운로드
문서분류기준표는 기관, 기업, 부서 등에서 발생하는 모든 문서를 체계적으로 관리하기 위해 문서의 종류, 보존 기간, 관리부서, 분류번호 등을 정해 체계화한 공식 관리표입니다. 전자문서든 종이문서든 일정 기준 없이 생성되면 누락, 중복, 폐기 오류가 발생하기 때문에, 문서의 생성부터 보관, 이관, 폐기까지 전 생애주기를 체계적으로 정리하기 위한 기반 자료로 사용됩니다.
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“파일이 다 있는데, 누가 어떤 걸 봐야 하는지 모르는 거예요”
예전에 사무실 정리 중, 서류 보관함을 열었는데 ‘기안문’, ‘결재서류’, ‘계약서류’가 뒤섞여 있었어요. 누구도 어떻게 정리해야 할지 몰랐고, 팀장님은 “문서분류기준표 먼저 만들어라” 하시더군요. 그렇게 각 문서의 종류, 분류번호, 관리부서, 보존 연한 등을 정리하고 나니, “이건 총무팀에서 5년 보관, 저건 회계팀 10년, 나머진 1년 후 폐기” 딱 떨어지더라고요. 그 이후 우리 회사 문서 보관이 달라졌어요.
문서분류기준표란?
문서분류기준표(문서분류표)는 기관 내에서 생성·접수되는 문서를 종류별로 구분하고, 분류번호·보존기간·책임부서 등을 기준으로 정리해 문서관리의 표준체계를 마련하는 문서입니다. 이는 공공기관의 기록물 분류체계 수립, 기업의 문서 이관·보존·폐기 관리, 전자문서 분류코드 자동화 등에 사용되며, 정보공개, 감사를 대비한 체계적 자료관리에도 필수입니다.
문서분류기준표가 필요한 상황
공공기관·지자체 기록물관리 체계 수립 시
기업 내 보존문서 일람 및 폐기 기준 설정 시
문서관리 시스템(EDMS) 분류코드 구축 시
부서별 문서보존 기간 정비 필요 시
감사·정보공개 청구 대비 문서 접근 기준 마련 시
문서분류기준표 기본 구성 항목
문서 종류 또는 명칭 (예: 회의록, 기안문, 세금계산서, 계약서 등)
문서 분류번호 (부서/문서유형/고유번호 등 코드화)
문서 내용 또는 정의 설명
관리부서 (생산부서 또는 책임부서)
보존기간 (1년, 3년, 5년, 10년, 준영구 등)
보존형태 (전자/종이/혼합)
비고란 (이관 대상 여부, 폐기 방법, 열람 제한 등)
작성 시 유의사항
문서의 목적과 성격에 따라 분류체계를 단일화하고 중복 명칭 방지
보존기간은 법적 기준 또는 조직 내부 규정을 기반으로 명확히 지정
분류코드는 향후 EDMS 또는 문서관리시스템 연동을 고려해 고유코드 체계 도입
기존 생성된 문서를 역산해 유형과 빈도를 먼저 파악 후 구성할 것
작성 후 부서별 검토 및 결재 과정을 거쳐 전사 공유 및 문서함 적용
실무에서 사용하는 문서분류기준표 양식 유형
부서별 문서분류표 (문서명 + 보존연한 중심 구성)
기능별 문서 분류표 (예: 회계, 인사, 총무, 영업 등 카테고리화)
문서관리시스템 구축용 분류체계 표준 양식
보존기간 설정 기준별 내역 포함형 (법정보존/사내기준 구분)
엑셀 분류정리용 자동 필터 양식 + 한글·워드용 서식 제공
서류가 많아질수록 필요한 건 ‘찾기 쉽고, 정리된 기준’입니다. 그 기준은 ‘감’이 아니라 ‘문서분류기준표’라는 이름의 체계입니다.파일을 찾는 데 시간을 쓰지 않기 위해, 분류표에 시간을 투자해야 합니다. 그게 잘된 문서관리의 시작입니다.
