진짜 회의의 시작, Inform about agenda

진짜 회의 만들기_11

회의를 시작하면서 생각해 보아야 할 것들

Step 1. Define Agenda가 준비 단계라면 Step 2는 본격적으로 회의를 시작하는 단계이다. 의장이나 퍼실리테이터가 먼저 환영 인사로 회의를 시작한다. 따뜻하게 환영을 함으로써 회의의 분위기가 조성되고 참가자들은 긴장을 풀게 된다. 그러므로 바로 본론으로 들어가지 마라. 분위기를 부드럽고 자연스럽게 하는 오프닝은 꼭 필요하다. 음악을 함께 듣거나 동영상을 보거나 좋은 시나 문장을 함께 읽어보는 것도 좋은 방법이며 짧은 연설을 하는 것도 좋다. 

따듯한 오프닝으로 분위기를 풀어보자.

아젠다 배포를 통해 이미 공지한 사항이지만, 무엇을 이야기할 것이며 왜 이것이 중요한지를 간략히 설명함으로써 회의를 효과적으로 시작할 수 있다. 이를 통해 회의의 목적을 알려주며, "왜 회의를 하지?"와 "이 토론이 나와 조직에서 중요한 이유가 뭘까?"라는 질문에 대한 답이 된다. 이처럼 명확한 목적을 제시함으로써 회의의 초점을 제시할 수 있다. 회의의 중요성을 설명하고 이것이 팀원들에게 미치는 영향을 설명함으로써 참여 의지를 높일 수 있다. 또한, 이것은 사람들에게 자신의 참여가 소중하다는 인식을 심어준다.

아젠다는 토론할 주제뿐만 아니라 회의진행 순서와 절차를 간략히 나타내 보여주는 것이다. 아젠다가 미리 배포되었다면 간단히 그것을 검토하는 정도만으로 충분하다. 가능하다면 의제의 각 항목에 배당된 시간을 표시해 주는 것이 좋다. 아젠다에 대한 참가자의 동의와 지원을 얻어내는 것도 중요하므로, 아젠다에 더하거나 뺄 것은 없는지, 그리고 그에 대한 질문이 있는지를 물어보면 좋다.

회의 주제에 본격적으로 들어가기에 앞서 각 주제에 대한 정보를 제공하거나 공유해야 한다. 사람들은 상황에 대한 정보를 공유하여 같은 이해를 해야 하며 혼동이나 회의 중 다시 이전 주제로 되돌아가지 않도록 해야 한다. 일부의 사람들은 흔히 세부사항이 명확히 밝혀지기도 전에 결론을 내려 하거나 결정을 하려 한다. 이런 경우, 주제에 관련된 배경정보를 먼저 철저하게 검토하는 것이 중요하다는 것을 설명해야 한다. 가령, 이렇게 표현할 수 있다. “이 문제의 해결방법을 제안한 것에 대해 감사드립니다. 그렇지만, 그 전에 어떤 오류가 나오는지 먼저 살펴보고 문제점을 정확히 알아보는 것이 좋을 듯합니다.”

만약 참가자들이 모르는 정보나 제약조건이 있다면 그것을 제시해야 한다. 만약 우려 사항이 있다면 이 시점에서 논의하는 것이 중요하다. 참가자들이 우려하는 사항이 무엇인지 물어봐야 한다. 이것은 더욱 개방된 환경을 조성하는 데 도움이 되고 참여를 고무시키게 된다. 적절한 시기에 배경에 대한 검토를 마치고 내용을 요약하면 모든 사람이 같은 이해를 할 수 있다.