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by 플랜비디자인 최익성 Mar 08. 2019

진짜 회의를 위한 준비, Define Agenda

진짜 회의 만들기_10

원하는 것을 성취하기 위해 가장 먼저 해야 할 것은?
끝을 생각하며 시작하자.

회의의 목적이 무엇인지, 회의 후 기대하는 산출물이 무엇인지 명확히 해야 한다

회의에서 얻고자 하는 결과(Objective)와 안건을 정의하여 회의 일정, 장소, 참석자, 사전 준비사항 등을 참석 예정자들에게 제공하는 회의 운영 계획서를 일반적으로 아젠다(의제, Agenda)라 칭한다. 아젠다는 참석자들에게 지침서 역할과 함께 회의에 집중할 수 있도록 하며 퍼실리테이터에게는 회의 운영을 위한 기본 방향을 제시한다. 더불어 시간 관리 수단으로 유용하며 회의 성공 여부의 평가기준이 된다.

아젠다는 성공적인 회의 운영을 위한 가장 중요한 인프라이다. 실제 잘 진행되는 회의의 경우는 아젠다를 명확히 하는데 많은 에너지를 투입한다. 가장 큰 비중을 차지하는 일인데 많은 조직이 가장 소홀하게 다루는 단계 중 하나이기도 하다. 회의가 결론이 없고, 의미가 없이 끝나는 근본원인은 아젠다의 모호성 때문이다.

필자의 경험에 의하면 많은 리더가 구성원들과 토론하고 아이디어를 확산시키고 뭔가 불꽃 튀는 그런 회의를 하고 싶다고 한다. 하지만 회의를 관찰해보면 토론할 ‘꺼리’가 없는 것을 회의라는 이름을 붙여서 하고 있다. ‘실적, 계획, 주요 이슈 공유’가 의제다 보니 토론해야 할 필요가 없는 것이다. 정말 필요한 회의를 하기 위해 어떻게 준비해야 하는지 함께 생각해보자.

목적이 없는 회의는 시작도 하지 말자

중국 춘추시대의 전략가 손무는 손자병법 모공 편에서 ‘상하동욕자승(上下同欲者勝)’을 언급한다. 상하동욕자승은 장수와 병사가 뜻이 같으면 반드시 승리한다는 의미이다. 진짜 회의(회의결행)가 이루어지기 위해서는 회의장에서 리더와 참석자의 마음이 한곳에 있어야 한다.

하지만 회의의 목적과 목표를 다르게 생각하고 있는 참석자들이 많다. 회의를 2시간 정도 진행하고 10명 정도가 참여했다면 전체 회의 시간은 20시간이 된다. 이는 한 사람이 주 40시간 근무한다고 했을 때 그 절반에 해당하는 귀중한 시간이다. 개인적으로만 보아도 8시간 근무기준에서 일 2시간은 근무시간의 1/4에 해당한다. 이렇게 많은 시간을 할애하여 모였는데 정작 모여 앉으면 먼 산만 바라보고 있는 경우가 많다. 사람들은 왜 그런 상태에 놓일까?

이유는 관심의 부족이다. 물론 “왜 관심이 없는가? 관심을 가져라.”라고 말할 수 있다. 그러나 이것은 좋은 해결책이 되지 못한다. ‘관심 부족’의 원인을 제거하는 것이 궁극적인 해결책이다. 관심부족의 이유는 ‘목적에 대한 공감 부족’에 있다. 목적이 불명확하거나 공감되지 않는 회의는 시작할 필요도 없다. 특히 목적이 리더 자신이 관리하는 조직이나 팀이 어떻게 일하고 있는지 알기 위해서라면 더욱 회의를 개최하면 안 된다. 회의 말고도 그 방법은 많다. 직접 불러서 돌아가는 상황을 파악하거나 인트라넷이나 메시지를 통해서 확인하면 된다. 목적이 불명확하거나 공감되지 않는 회의는 시작할 필요가 없다. 쓸데없는 일에 사람들의 에너지를 낭비하게 하지 말자.

왜 회의를 하는지에 해당하는 목적만 명확하다고 해서 회의가 잘 진행되는 것은 아니다. 구체적인 목표가 있어야 한다. 회의를 왜 하는지, 회의를 통해 무엇을 얻고자 하는지가 명확하지 않다면 그것은 시작해야 할 회의가 아니다. 그래서 Define Agenda 단계는 회의의 준비단계로 아주 중요하다.

보고용 회의가 유익한 것은 리더 뿐이다.

아젠다를 명확하게 제시하자

잘 계획된 아젠다를 이용하면 주어진 시간 내에 회의의 목적을 달성하기가 쉬워진다. 예정된 토론 주제가 무엇인지 알게 되면 참가자들은 주의를 집중할 수 있고 효과적인 기여를 기대할 수 있다. 아젠다에는 의사일정을 위해 다룰 주제뿐만 아니라 각 주제에 할당되는 시간까지도 포함되어야 한다.

“모처럼 멀리서 모였는데 ….”라고 하면서 이것저것 많은 것을 의제화하여 ‘종일 회의’를 하는 경우도 있다. 회의에서 여러 의제를 논의한다는 것 자체가 무리이기 때문에 1회에 3개 정도의 의제가 적당하다. 선정된 아젠다를 중심으로 논의하고 아젠다에 포함되지 않은 의제는 다루지 말아야 한다.

겉보기 효율화에 치중하여 단순히 참석에 의의를 두고 하는 회의는 실제로는 모두가 냉소적이 되어, 진지한 맛이 없는 김빠진 회의에 그치고 만다. 그러한 경우는 시간만 지나면 잊어버리고, 곧 다시 비슷한 의제로 논의해야 하는 우를 범하게 된다.

아젠다에 필수적으로 포함해야 할 사항은 [그림 9]와 같이 회의의 명칭, 회의의 유형, 회의 목적, 참석 대상자 및 비용, 회의 장소, 일정, 시간 계획(의제별 시간 사용 계획), 준비물, 당부 사항, 회의 관련 자료 등이다.

[그림 9] Agenda에 포함해야 하는 것

시간 산정 시 참석인원에 따른 1~2H 산정법을 기본으로 하되 추가로 참가자의 시간적 여유, 회의장의 사용 가능 시간, 다른 회의와의 관계를 고려해야 한다. 2시간 정도의 회의일 때는 [그림 10]의 Agenda Bell을 활용하여 시간 계획을 수립하면 좋다.

[그림 10] Agenda Bell

참고로 회의의 요일을 선정할 때 다음과 같은 고려사항을 유념해두면 좋다. 월요일은 한 주가 시작되는 날, 정례회의가 많은 날로 중요 회의 일로 잡기 어렵다. 목요일은 일주일의 피로가 몰리는 날로 가능하면 피하는 것이 좋다. 금요일 역시 휴일 전날로 1주일의 업무를 정리해야 하기에 정신을 집중하기 어렵다. 회의에 가장 적합한 요일은 화요일과 수요일이다. 따라서 중요한 아이디어와 결정이 논의되어야 하는 회의라면 화요일과 수요일은 선택하는 것이 좋다.