회의를 바꾸는 것은 조직을 바꾸는 것이다

진짜 회의 만들기_마지막

회의하고 있거나, 회의 준비하고 있거나

회의(會議)의 목적은 무엇인가? 그것은 회의라는 단어를 한자로 풀어보면 찾을 수 있다. 

회의는 함께 모여서(會) 옳은 것(義)을 나누는(言) 과정이다. 

즉, 함께 바람직한 방향을 향해 나아가기 위해 논의하는 과정을 뜻한다. 어떤 사안에 대해 바람직한 방향이라는 것은 내 의견만을 좇는 것이 아니라 다른 사람들의 뜻과 내 뜻이 얼마나 다른지를 인식하고 그 중 최선의 안을 결정하여 실행하는 것이다. 그래서 회의의 목적은 모이는 것에 있는 것이 아니라 의견을 나누는 데 있다.

미국의 한 조사에 의하면, 팀장급 중간관리자는 일주일에 평균 11시간을 회의에 소비한다. 그리고 최고경영자는 23시간 정도를 회의에 소비하고 있다. 직장생활을 약 30년으로 잡으면 45,880시간을 회의하는 셈인데, 이를 하루 8시간씩으로 환산하면 약 21년 6개월을 회의에 보낸다는 계산이 나온다. 

국내의 경우도 크게 다르지 않을 것이다. 우리 역시 많은 시간을 회의에 쏟아붓고 있다. 지금 이 순간에도 많은 직장인이 회의하고 있거나, 회의를 준비하고 있을 것이다. 바로 이러한 이유만으로도 우리는 회의를 잘해야 한다. 

우리는 회의를 통해 계획을 만들고, 문제를 해결하고, 아이디어를 도출하고, 지원과 협력을 얻고, 칭찬과 격려를 받을 수 있기 때문에 회의를 한다고 하면 좋아서 어쩔 줄 몰라야 한다. 그런데 현실은 어떤가? '우리 회의나 할까?'라고 리더가 말하면 답답한 마음이 먼저 든다. 실제 직장인들의 회의 만족도는 아주 낮은 편이다. (최근 조사에 의하면 불만족 응답비율이 60~70% 정도이다.) 낮은 만족도의 원인을 살펴보면 가장 많이 언급되는 것이 의견 교환 없는 일방향 커뮤니케이션(one way communication)이다.

감히 올려서는 안될 이름

회의의 목적은 의(議)가 일어날 때 완성된다. 의(議)가 빠진 회의는 모임(會)일 뿐이다. 어떤 조직이든 구성원들이 가장 많이 하는 일은 회의이거나 회의와 관련한 것이다. 그런데 과연 우리가 가장 많이 하는 주간회의, 월간회의 등 정례 회의에서 의견이 교환되는가? 보고 위주로 진행되다 보니 대부분 그렇지 않은 경우가 많다. 엄밀하게 말한다면 주간회의는 주간회(or 주간 정보공유 모임), 월간 회의는 월간회(월간 정보공유 모임)라고 표현하는 것이 맞다. 회의라 명명하고 의견을 교환하지 않고 끝내는 것은 해당 회의에 참석하는 사람들의 직무유기를 방조하는 행위이다. 만약 우리 회사가 의견 교환 없이 의미 없는 회의를 하고 있다면 우선 회의의 이름부터 바꿔야 한다. '실적 공유회', '계획 발표회' 또는 조금 과하게 '보고/질책/지시회'라고 명칭부터 바꾸는 것이 맞다.

다시 말하지만, 회의의 궁극적 목적은 의견을 나누어 더 좋은 방향으로 가는 것이다. 건설적 비판과 다양한 의견이 오고 가는 생산적 회의를 하고 싶다면 지금부터 제시하는 세 가지 사항을 준수하는 것이 좋다.

첫째, 회의의 질(質)을 높이기 위해서 양(量)을 줄여야 한다. 그래서 정보를 수집하고 생각할 수 시간과 의견을 나눌 수 있는 시간을 확보해야 한다. 

둘째, 일관된 회의 프로세스를 만들고 훈련된 퍼실리테이터를 통해 프로세스 중심으로 회의를 진행하고 참여를 촉진해야 한다. 

셋째, 문화를 바꿔야 한다. 문화를 바꾸지 않으면 아무런 의미가 없다. 세 번째로 제시되는 제안이지만 문화를 바꾸는 노력이 가장 중요한 활동이다. 사실 회의의 양을 줄이는 것은 안 하면(줄이면) 그만이니 쉽다. (물론 안 해야 할 회의를 선정하는 것은 단순한 일은 아니다.) 또한 프로세스는 설계하고 퍼실리테이터는 양성하면 그만이다. 그러나 이 두 활동만으로는 부족하다. 회의의 절대적 양을 줄이거나 프로세스를 개선하는 활동과 함께 조직의 쌍방향 커뮤니케이션(two way communication) 문화가 만들어져야 한다. 

이러한 회의문화의 혁신은 한때의 이벤트처럼 생각해서는 안 된다. 많은 사람의 노력과 열정이 있을 때만 가능하다. 회의를 바꾸는 것은 조직 자체를 바꾸는 것이다. 단계적으로 천천히 접근하지 말고 동시다발적으로 변화를 꾀해야 한다. 회의 공간을 바꾸는 것과 동시에 현수막이나 포스터를 통해 전 구성원의 적극적인 참여를 독려해야 한다. 교육과 홍보(인트라넷, 홈페이지, 사보 등)를 통해서도 변화 의지를 드러내야 한다. 

다른 프로젝트와 병행하지 말고 회의만 바꾸면 많은 걸을 바꿀 수 있다는 확신을 바탕으로 조직의 에너지를 ‘회의문화 혁신’에 집중하여 모두가 참여하고 모두가 관심 두도록 해야 한다. 그리고 무엇보다도 중요한 점은 3년 이상 지속적으로 추진하는 것이다. 회의문화 혁신을 기업 변화의 근본 원칙으로 정하여 끝까지 고수하고 일관성을 유지해야 한다.

[그림 18] 성공 가능성 Matrix

이를 위해서는 구성원의 참여와 지지가 절대적으로 필요하다. [그림 18]은 변화를 위해서는 구성원의 참여와 공유가 중요함을 제시하고 있다. 100을 변화시킬 수 있는 전략을 가졌어도 참여가 없으면 0이 되지만, 50을 변화시킬 수 있는 전략이라도 참여만 있으면 50을 달성할 수 있다. 원칙이나 프로세스 등의 전략보다 중요한 것은 내부 구성원의 참여와 공유이다. 

이상으로 가짜회의 연재를 마무리 하고자 합니다. 감사합니다.