잘 못 쓴 보고서 / 보고
사무직 직장인이라면 각종 보고서를 쓸 일이 자주 있습니다. 사무직 중에서도 '기획'과 관련된 일을 하는 사람이라면 더 그렇습니다.
그럼 보고서를 어떻게 작성해야 할까요. 시중에 셀 수 없을 정도로 보고서 잘 쓰는 방법을 알려주는 책과 강의가 있습니다. 어쩌면 내가 말하고자 하는 바도 이들과 크게 다를 게 없을 수 있습니다. 그래서 잘 쓴 보고서는 어때야 한다 보다는 잘 못 쓴 보고서를 알려주고자 합니다. 보고와 보고서는 문서냐 아니냐의 차이만 있을 뿐이니 구두 보고 시에도 아래 내용을 참고하면 좋습니다.
첫 번째, 스토리가 없습니다.
보고서를 보고 '뭐 어쩌라고?' 하는 생각이 들게 만듭니다.
보고 내용이 뭔 소린지 이해할 수 없습니다.
보고서를 봤지만 구두 보고를 해야만 이해할 수 있습니다.
보고서를 보고 여러 질문을 생각나게 만듭니다.
위 네 가지는 보고서에 명확한 스토리가 없을 때 발생하는 문제입니다.
스토리가 있는 보고서는
보고 받는 사람을 설득할 수 있는 명분이 있습니다.
명확한 대안과 계획이 보고서에 담겨 있습니다.
보고 받는 사람이 유도한 질문만 하게 만듭니다.
의도한 의문을 해결해 줌으로써 보고 받는 사람이 보고 내용에 확신을 갖게 만듭니다.
두 번째, 상황과 이슈만 말하고 대안과 계획이 없습니다.
보고 받는 사람은 '왜 하는 건데? 꼭 해야 돼? 그래서 어떻게 할 건데? 뭐가 좋은데?' 등이 궁금합니다. 그런데 잘 못 쓴 보고서에는 이 내용이 없습니다.
상황이 이만저만 한데 어떻게 할까요?
이런 이슈가 있습니다. 어쩌죠?
비교해 보니 이게 더 비싼데요? 등
이렇게 쓰는 보고서는 대안과 계획이 없는 보고서입니다.
잘 쓴 보고서는 당연히 상황과 이슈뿐만 아니라 대안과 계획을 제시합니다. 물론 대안과 계획에 따른 추후 일정까지 제시해야죠.
세 번째, 편집 이쁘게 하면 보고 잘한 줄 압니다.
무의미한 기호(★, § 등)의 남발로 보고의 핵심을 흐립니다.
볼드의 남발로 중요한 내용이 무엇이 판단하게 힘들게 합니다.
일관되지 않지만 이쁜 위계를 사용합니다.
색상, 그림자 등의 기능을 사용해서 이쁘게 편집 잘하면 보고서 잘 만든 줄 압니다.(보고서의 핵심 : 내용 → 스토리 → 편집)
편집 잘한 보고서는
보고서의 내용과 스토리를 돋보이게 거들어 주는 것일 뿐입니다.
내용이나 스토리가 먼저 눈에 들어오는 보고서입니다.
네 번째, 한눈에 안 들어옵니다.
내용이 복잡합니다. 보고하는 사람의 머릿속에서 정리되지 않은 내용을 산발적으로 써 놓습니다.
이 내용 나왔다 저 내용 나왔다
폰트가 컸다 작았다
이 폰트 썼다가 저 폰트 썼다가
표마다 셀의 크기가 이랬다 저랬다
잘 쓴 보고서는
핵심만 간단하게 작성합니다.
한눈에 들어오게 작성합니다.
이해하기 쉽게 작성한다.
잘 쓴 보고서의 모범 답안은 없습니다.
이슈와 보고 사안에 따라 적합한 보고서가 있는 것일 뿐이죠.
하지만, 어느 회사의 경영진에게든 먹히는 보고서는 있습니다.
핵심만 간략하게, 대안과 계획이 있는 보고서죠.
