대표님을 위한 인사(HR)
이전 글(9. 업무분장)에 연결되는 글입니다.
세편에 걸쳐서 조금 더 자세히 업무분장을 다루는 시리즈의 3편입니다.
1편 : 업무분장이 필요한가?
2편 : 심플한 업무분장
3편 : 직원도 대표님도 만족하는 업무분장 (현재글)
직원이 툭 내뱉은 이 말, 혹시 들어보신 적 있나요? 단순한 불만 같지만, 이 안에는 이런 뜻이 숨어 있습니다.
제 역할이 뭔지 명확하지 않아요.
왜 이 일이 저한테 오는 건지 모르겠어요.
다른 사람은 안 하는데 저만 하는 것 같아요.
직원 입장에서는 기준 없는 업무 분장이 회사생활에서 큰 피로(=퇴사) 요인입니다. 반대로 말하면, 명확하고 공정한 업무 분장은 신뢰(직원 만족)의 출발점이 될 수 있습니다.
‘공평함’과 ‘능률’ 사이에서 균형 잡기
업무를 나눌 때 대표님들이 가장 많이 고민하는 포인트가 있습니다.
일은 잘하는 사람이 해야 하는데… 너무 몰리면 불만이 생기고…
경력자한테 시켜야 하지 않나? 그런데 신입이 너무 한가하네…
이럴 땐 기준을 다음 두 가지로 나눠보세요
1) 역할 단위로 공정하게 나눴는가?
→ 업무가 ‘사람’이 아니라 ‘역할’ 기준으로 정리돼 있어야 합니다.
→ 예: "고객문의 응대"는 누구의 일이 아니라, ‘고객응대 담당 역할’의 일이어야 합니다.
2) 업무량과 난이도를 고려했는가?
→ 같은 5개 업무라도, 전화응대 5건과 세금신고 5건은 무게가 다릅니다.
→ 시간, 집중도, 책임감 요소를 고려해 분장하세요.
Tip. 업무 분장을 시작할 땐 ‘동등하게’가 아니라, ‘균형 있게’ 분장하는 것이 핵심입니다.
다음은 작은 기업에서 자주 발생하는 업무분장 실수입니다
사람 기준 분장 : "박 과장이 예전부터 하던 거니까 계속해"
기준 없는 추가 업무 : "이것도 좀 같이 해줘요"
반복 업무 누락 : "이번 달에도 또 세금신고 빠졌어요"
대체자 미지정 : "김 대리 휴가인데, 이거 누가 아나요?"
해결책
모든 업무는 역할, 주기를 명시하세요.
예외 상황 시 대체자 지정(부)도 함께 작성하는 게 좋습니다.
업무분장을 일방적으로 하면 반드시 반발이 생깁니다. 그래서 직원 의견을 수렴하는 프로세스가 필요합니다.
① 1:1 대화 활용하기
“요즘 맡고 있는 업무 중, 너무 과하다고 느끼는 게 있나요?”
“혹시 더 잘할 수 있다고 느끼는 역할(또는 업무)이 있나요?”
② 워크숍 활용하기(= 전 직원 미팅)
팀 단위로 업무 목록을 벽에 붙이고 의견 공유
중복/누락 찾기 게임처럼 가볍게 진행(빠진 거 있나요? - 맞추면 커피 기프티콘)
직원 참여가 많을수록 ‘내가 만든 업무분장’이라는 주인의식이 생깁니다.
모든 사람이 똑같이 바쁠 수는 없습니다. 하지만 ‘공정하게 분담되고 있다’는 느낌은 줄 수 있습니다.
방법 1 : 시각화된 업무량 표시
각자의 업무 리스트를 한눈에 보이게 표시 (엑셀, 칠판 등)
반복/비반복 업무, 주기별로 색깔 다르게 분류
방법 2 : 정기 점검 회의 만들기
1~3개월에 한 번, 업무표를 다 같이 다시 보며 조정
퇴사/휴가/새로운 프로젝트 생길 때 꼭 재분장
관리자는 “이 정도는 알아서 하겠지”라고 생각하고, 실무자는 “말 안 했잖아요”라고 생각하는 경우 많습니다.
해결법
업무 결과물 예시 함께 제시하기
→ 예: “재고 보고서 작성”이라면, 기존 양식 공유 + 작성 기한 명확히
보고 방식 구체화
→ “수시로 보고” 대신 “매주 수요일 오후 3시까지 메일로 보고”
좋은 업무분장표도 시간이 지나면 현실과 안 맞게 됩니다.
정기 점검 습관 팁
1~3개월 단위 ‘업무분장 점검일’ 지정
인사이동/휴가/신규 입사/업무량 급증 시 바로 반영
“요즘 업무하기 힘든 사람이 있다면 미팅 끝나고 따로 메시지 주세요.” 반드시 말하기(미팅 자리에서 말해봐라 하면 말하기 힘듦)
업무분장은 단지 일 나누기가 아닙니다. 역할의 명확화 → 책임감 → 성과 → 동기부여로 연결됩니다. “이 일은 내가 책임지고 있는 거야”라는 자각은 단순한 지시보다 훨씬 강력한 동기입니다.
대표님이 직원에게 하면 좋은 말
“이 업무/역할을 OO님이 가장 잘할 수 있다고 생각해요.”
“이 업무/역할을 OO님이 부담스럽거나 제가 지원해줬으면 하는 부분이 있다면 꼭 얘기해 주세요.”
작고 탄탄한 회사일수록, 더 잘 정리된 업무분장이 필요합니다. 진짜 좋은 업무분장은 직원도 대표도 불필요한 감정소모 없이, 각자의 역할을 책임감 해내고 경력에 보템이 되는 것입니다.
회사가 성장할수록 대표님의 머릿속에만 있던 기준이 문제를 만들기 시작합니다.
누구는 연봉이 빨리 오르고 누구는 평가 기준을 모르고 대표님은 매번 다른 판단을 하게 됩니다.
이때 필요한 건 복잡한 제도가 아니라 회사에 맞는 최소한의 인사 기준입니다.
저는 대표님 회사 상황을 함께 정리하고 인사체계를 설계하고 운영하는 일을 하고 있습니다.
대표님 회사에 맞는 방향이 궁금하다면 아래에서 자세한 내용을 확인해 보세요.