직원도 대표님도 만족, 업무분장
대표님을 위한 인사(HR)
이전 글(9. 업무분장)에 연결되는 글입니다.
세편에 걸쳐서 조금 더 자세히 업무분장을 다루는 시리즈의 3편입니다.
1편 : 업무분장이 필요한가?
2편 : 심플한 업무분장
3편 : 직원도 대표님도 만족하는 업무분장 (현재글)
“왜 자꾸 제 일만 늘어나요?”
직원이 툭 내뱉은 이 말, 혹시 들어보신 적 있나요? 단순한 불만 같지만, 이 안에는 이런 뜻이 숨어 있습니다.
제 역할이 뭔지 명확하지 않아요.
왜 이 일이 저한테 오는 건지 모르겠어요.
다른 사람은 안 하는데 저만 하는 것 같아요.
직원 입장에서는 기준 없는 업무 분장이 회사생활에서 큰 피로(=퇴사) 요인입니다. 반대로 말하면, 명확하고 공정한 업무 분장은 신뢰(직원 만족)의 출발점이 될 수 있습니다.
‘공평함’과 ‘능률’ 사이에서 균형 잡기
업무를 나눌 때 대표님들이 가장 많이 고민하는 포인트가 있습니다.
일은 잘하는 사람이 해야 하는데… 너무 몰리면 불만이 생기고…
경력자한테 시켜야 하지 않나? 그런데 신입이 너무 한가하네…
이럴 땐 기준을 다음 두 가지로 나눠보세요
1) 역할 단위로 공정하게 나눴는가?
→ 업무가 ‘사람’이 아니라 ‘역할’ 기준으로 정리돼 있어야 합니다.
→ 예: "고객문의 응대"는 누구의 일이 아니라, ‘고객응대 담당 역할’의 일이어야 합니다.
2) 업무량과 난이도를 고려했는가?
→ 같은 5개 업무라도, 전화응대 5건과 세금신고 5건은 무게가 다릅니다.
→ 시간, 집중도, 책임감 요소를 고려해 분장하세요.
Tip. 업무 분장을 시작할 땐 ‘동등하게’가 아니라, ‘균형 있게’ 분장하는 것이 핵심입니다.
다음은 작은 기업에서 자주 발생하는 업무분장 실수입니다
사람 기준 분장 : "박 과장이 예전부터 하던 거니까 계속해"
기준 없는 추가 업무 : "이것도 좀 같이 해줘요"
반복 업무 누락 : "이번 달에도 또 세금신고 빠졌어요"
대체자 미지정 : "김 대리 휴가인데, 이거 누가 아나요?"
해결책
모든 업무는 역할, 주기를 명시하세요.
예외 상황 시 대체자 지정(부)도 함께 작성하는 게 좋습니다.
직원 의견 수렴
업무분장을 일방적으로 하면 반드시 반발이 생깁니다. 그래서 직원 의견을 수렴하는 프로세스가 필요합니다.
① 1:1 대화 활용하기
“요즘 맡고 있는 업무 중, 너무 과하다고 느끼는 게 있나요?”
“혹시 더 잘할 수 있다고 느끼는 역할(또는 업무)이 있나요?”
② 워크숍 활용하기(= 전 직원 미팅)
팀 단위로 업무 목록을 벽에 붙이고 의견 공유
중복/누락 찾기 게임처럼 가볍게 진행(빠진 거 있나요? - 맞추면 커피 기프티콘)
직원 참여가 많을수록 ‘내가 만든 업무분장’이라는 주인의식이 생깁니다.
직무 부담의 균형, 이렇게 맞추세요
모든 사람이 똑같이 바쁠 수는 없습니다. 하지만 ‘공정하게 분담되고 있다’는 느낌은 줄 수 있습니다.
방법 1 : 시각화된 업무량 표시
각자의 업무 리스트를 한눈에 보이게 표시 (엑셀, 칠판 등)
반복/비반복 업무, 주기별로 색깔 다르게 분류
방법 2 : 정기 점검 회의 만들기
1~3개월에 한 번, 업무표를 다 같이 다시 보며 조정
퇴사/휴가/새로운 프로젝트 생길 때 꼭 재분장
관리자-실무자 간 기대치 차이 줄이기
관리자는 “이 정도는 알아서 하겠지”라고 생각하고, 실무자는 “말 안 했잖아요”라고 생각하는 경우 많습니다.
해결법
업무 결과물 예시 함께 제시하기
→ 예: “재고 보고서 작성”이라면, 기존 양식 공유 + 작성 기한 명확히
보고 방식 구체화
→ “수시로 보고” 대신 “매주 수요일 오후 3시까지 메일로 보고”
정기적으로 업무분장 점검하기
좋은 업무분장표도 시간이 지나면 현실과 안 맞게 됩니다.
정기 점검 습관 팁
1~3개월 단위 ‘업무분장 점검일’ 지정
인사이동/휴가/신규 입사/업무량 급증 시 바로 반영
“요즘 업무하기 힘든 사람이 있다면 미팅 끝나고 따로 메시지 주세요.” 반드시 말하기(미팅 자리에서 말해봐라 하면 말하기 힘듦)
직원 동기부여와 연결하기
업무분장은 단지 일 나누기가 아닙니다. 역할의 명확화 → 책임감 → 성과 → 동기부여로 연결됩니다. “이 일은 내가 책임지고 있는 거야”라는 자각은 단순한 지시보다 훨씬 강력한 동기입니다.
대표님이 직원에게 하면 좋은 말
“이 업무/역할을 OO님이 가장 잘할 수 있다고 생각해요.”
“이 업무/역할을 OO님이 부담스럽거나 제가 지원해줬으면 하는 부분이 있다면 꼭 얘기해 주세요.”
작고 탄탄한 회사일수록, 더 잘 정리된 업무분장이 필요합니다. 진짜 좋은 업무분장은 직원도 대표도 불필요한 감정소모 없이, 각자의 역할을 책임감 해내고 경력에 보템이 되는 것입니다.
