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계정을 잊어버리셨나요?

by 고갱 Aug 29. 2019

#스타트업 - 내가 하는 업무는 왜 관리가 안되지?

눈으로 볼 수 있는 글은 행동을 만든다.

스타트업은 항상 바쁘다.

뭣 때문인지는 몰라도 항상 바쁘고 항상 일이 많다.

매출과 쌓여있는 업무들 속에서 우리는 어떤 일이 더 효율적이고 해야 하는 업무인지도 알면서도 항상 하고 있는 일들은 잡무들이다. (나만 그렇게 느낄 수도 있지만, 항상 하는 업무들은 쓸모없는 업무 같이 느껴진다.)

왠지 나만 그런 것 같아서 둘러보면 사실 뼈 맞는 기분이지만 나만 바쁜 것 같고 나만 잡스런 일을 하는 것 같아 어느샌가 자존감마저 떨어질 때가 많다.

일을 하다 보면 내가 하는 업무가 기여도가 혹은 성과가 떨어져서 자존감과 자신감이 휘청일 땐 생활마저 위태로워질 때도 많다.

집에 들어가는 길에 브런치를 읽다가도, 혼자 쓸쓸히 식탁 앞에 앉아 밥을 씹다가도, 간만에 책상 앞에 앉아 다이어리에 무언가를 적다가도, 침대에 돌아누워 인스타그램을 하다가도 불현듯 낮에 겪은 일들이 머리에서 떠나지 않을 때가 많다.

그때에는 스스로가 일에 잠식된 것처럼 우울해지고 잠에서 깬 아침이 주말이길 상상하며 잠자리에 든다.

내가 겪었고, 내 후임이 겪었고, 나아가 내 직원이 겪으며, 내 친구가 겪고 있는 일이지만 이 글을 읽으면서 도움이 되었으면 해서 적어나갈까 한다.

문제를 인지하고 있다면 해결 방법은 있다. 우선적으로 내가 혹은 당신이 확인해야 하는 것은 바로 성과다.

왜 내가 하는 업무는 성과가 나지 않을까?

뼈 때리는 말을 하자면 실제로 성과가 안나는 업무를 하고 있는 경우가 많다.

그럼 어떤 업무가 성과를 내는 걸까에 대해서 먼저 생각을 해볼 필요가 있다.

필드에 나와 내가 나일 수 있는 일을 하면서 꾸준히 하고 있었던 직무가 마케팅이다.(노가다에 가까운 이라고 읽으면 정확히 읽은 거다.)

마케팅은 항상 성과에 목마르다. 퍼포먼스가 나야 되고 그게 정량적으로 수치가 만들어져야 되고 항상 상승곡선이 그려진 그래프를 갈구하게 된다. (갈구하면서 성과가 날 땐 세상 다 가진 것처럼 성과가 미흡하면 세상 종말이 온 것처럼) 그러다 보니 자연스레 성과라는 것에 집중하게 됐는데, 성과집착증 때문에 짱구를 굴리면서 터득했던 것이 직무에 맞는 성과는 무엇인가를 먼저 정의를 하고 시작해야 한다는 사실이다.

예를 들어 회계팀일 경우 회계에서 성과는? 마케팅팀일 경우 마케팅에서 성과는? 기획팀의 기획 성과는?

성과를 정의하지 못하겠다면 사수 또는 선임에게 그리고 나아가서는 관리자에게 자문을 구하는 것도 방법이다. 근데 하필 내가 관리자고 대표라면

1. 다른 사람은 어떻게 하는지를 서칭 해본다.

2. 멘토를 구하거나 자문을 구할 수 있는 컨설턴트(전문경영인 등) 사람을 알아본다.

이렇게 직무에 맞는 성과를 정의하고 난다면 그다음은 쉬워진다. 그 정의에 맞는 업무인가 아닌가를 구분 지어줄 기준이 생기기 때문이다.

예를 들어 온라인 쇼핑몰을 운영하는 기업의 마케터라서 온라인에서 마케팅을 하는 업무를 하는 사람이라고 가정하자. 그럼 이 사람의 성과는 온라인 마케팅을 통해서 쇼핑몰에 많은 유입을 일으키고, 많은 전환수를 일으키는 것이 성과일 것이다. 그렇다면 이 사람의 성과는 유입과 전환수에 맞추어서 업무를 봐야 된다.

지금 내가 하는 업무가 유입을 일으킬까? 혹은 전환을 일으키는 걸까?

기준이 생겼기 때문에 업무를 보는 관점이 생긴다. 이게 태도와 행동을 만들어주는 것에 기여를 하기 시작하는데, 이때에 우선순위라는 것을 형성해준다.

'우선순위는 당연한 거 아냐?!'

'우선순위는 나도 하는데?'

중요한 건 우선순위가 설정되고 났을 때 업무를 대하는 태도다.

무엇이 성과를 내는 업무인지를 알고, 우선순위를 정할 수 있는 능력을 가졌음에도 불구하고 성과 나지 않는 업무를 한다는 것은 글을 쓰고 있는 나도 혹은 이 글을 읽고 있는 당신도 느낄 거다. 잘못은 내 안에 있는 게 아니구나.

외부에 의해서 발생하는 업무들 때문에 내가 해야 할 우선순위가 밖으로 밀리는 경우가 잘못된 경우인데 그럴 경우는 너도 나도 알고 있다. 선택지가 세 개로 좁혀진다는 것을

1. 개선을 하기 위한 행동을 할 것이냐

2. 멈출 것이냐

3. 어제처럼 일할 것이냐

여기까지의 요지는 성과 나는 업무를 정의하고 그걸 기준으로 우선순위를 통해 업무의 경중을 설정하고 업무를 보는 것에 있다.

우선순위가 중요하다는 것을 알면서도 우선순위를 정했음에도 성과가 나지 않고 바쁘기만 한 경우도 있다. 이때에는 또 어떻게 해야 할까? 뼈 때리는 이야기를 한다면,

생각은 생각일 뿐이다. 글로 써라.

사실 오늘 쓰는 글의 핵심은 글을 쓰라는 이야기를 하고 싶었다.

자꾸 까먹는 직원이 있었다. 물론 업무량이 많아서 새로운 일이어서 단어들이 생소해서 일 수도 있겠지만, 어떤 업무지시를 하던 자꾸 까먹길래 관찰을 했었다.

업무지시를 할 때에 메모하려고 무언가를 들고 오지만 적는 행위가 없고, 회의를 해도 마찬가지, 미팅, 통화도 마찬가지였다. 그걸 알자마자 그날은 합정의 교보문고를 들러서 선물로 메모장을 사서 전달했다.

"누군가가 일적으로 이야기하면 무조건 적어."

당돌한 친구여서(나에 대한 신뢰가 매우 높은 친구라서 같이 살고 있다 ㅎ / 24시간 근무랄까...) 사적으로 있을 때 물었다.

"적는다고 달라질까요?"

선물 하면서 사진찍기 귀찮아서 불꺼진 방에서 플래시키고 찍은 사진... / 두 권의 책과 메모장

그렇게 물었던 친구지만, 확실히 많이 달라졌고 스스로도 체감을 하고 있기에 실실 쪼개면서 나에게 와서 달라졌다고 성장했다고 자랑했었다.~~(이거 쓰면서 생각해보니 이상한 친구다. 하지만 꼬맹이 같아서 귀엽기도 함.~~

책을 보여주고 싶어서 사진 찍은 건 아닌데 사용하고 있는 메모장을 찍으면 프라이버시 때문에 대충 찍은 거지만 내가 찍은 걸로 올렸다.)

일단 적어보면 또다시 업무가 잘 보이기 시작한다.

우선순위를 설정하고 글로 다 쓰는데도 문제가 되는 경우가 있다. 바로 갑자기 업무가 들어오거나, 프로젝트가 여러 개가 운영될 때가 문제가 된다.

특히나 다양한 업무들이 다양한 성과로 널브러져 있으면 관리가 안되는데 마찬가지로 적어가면서 조율하는 게 중요한데 이때에는 히스토리를 보면서 관리하기 위해서 이슈 보드로 Trello라는 서비스를 이용한다.

to do list처럼 사용하면서 여러 사람과 동시에 공유해가면서 쓸 수 있어서 좋다.

trello / 출처 : https://blog.trello.com/enable-trello-calendar-mode

프로젝트 별로 보드를 만들어서 사용하는데 ㄹㅇ 개꿀이다. 그래도 이런 툴을 사용하든 안 하든 더 중요한 게 있다.

마감 일정을 설정하는 것이다.

예전에 어딘가에서 팀장으로 있으면서 겪었던 미팅 한 번이 나를 바꿔 놨었다.

상대는 엘리트 코스를 밟고 LG에서 일을 하시다가 마음 맞는 몇 분이 나오셔서 만든 SI 업체와 미팅을 진행했던 적이 있다. (부가적으로 강의 콘텐츠를 만들고 싶어 하셨더랬다. 지금은 잘 모르겠는데 매출은 상당하다고 지나가면서 들었던 것 같다.)

그들과 했던 미팅은 쉽게 흘렀고, 끝난 다음 이메일을 확인해 달라는 문자를 받고 이메일을 열었었다.(이날 그들의 행동 덕에 내 행동이 바뀌었다.)

Action Item

1. 블라블라블라(~마감일정 언제까지임다)

2. 블라블라블라리(~마감일정 언제까지임다)

이메일은 미팅 때에 있었던 이야기들을 토대로 나한테 전달해줄 파일이 있었고, 그 파일을 보내시면서 미팅 때에 겪었던 이야기를 요약해서 정리해주셨고(친절하게), 말미에는 'Action Item'을 적어 주셨었다.

액션 아이템의 구성은 간단했다.

1. 액션 아이템에 업무의 경중을 따져서 해야 할 업무를 우선순위에 맞추어 작성해 주셨고

2. 그 끝에는 마감일자와 함께

3. 주의사항을 작성해서 전달해주셨었다.

4. 그러고 나서 다시 한번 그들이 정한 액션 아이템이 맞는지 나에게 확인해봐 달라는 멘트를 빠뜨리시지 않았다.

충격이었다.

팀장이라는 직급이 팀을 관리하는 관리자 역할이지만, 중소기업이어서 빨리 달았다 뿐이지 업무 경력은 많이 후달리던 때라 주 업무는 발로 뛰는 영업과 내가 가지고 있던 페이스북 페이지들로 마케팅만 하고 있어서 비즈니스 매너를 잘 몰랐다. 그러다 보니 이메일로 주고받는 업무도 적었고, 그 당시에 받은 그들의 이메일은 너무나도 신선했다.

물론 나는 이 이메일을 토대로 사내 그룹웨어(라고 보기에는 업무 문서 공유용의 작은 솔루션 정도?)에 공유를 하고 전 직원에게 어떤 업무 문서를 작성하던, 어떤 이메일을 작성하던지 간에 마감 일정이 담긴 액션 아이템을 생활화하라고 공지했다.

미팅 할 때의 이야기들은 정신의 흐름에 맡기되 마지막에는 항상 행동해야할 업무를 요약하는... / 내가 쓴 구글 문서

위의 사진은 내가 미팅 다녀왔을 때에 작성한 내용을 토대로 미팅 마무리를 하면서 요약한 내용이고 저 내용은 다시 요약되어서 팀원들에게 업무 분장이 되었다. 그리고 일정에 맞추어 업무 우선순위를 조정해 달라고 추가로 이야기한 것은 덤이다.

이렇게 까지 하고 나면, 업무가 관리되기 시작하고 손에 놀 수 있을 것이다.

하지만, 문제는 항상 꼬리에 꼬리를 물고 찾아온다. 말 그대로 뜬금없이 일을 진행하다가 종잡을 수 없는 문제가 생긴 경우다.

일상생활에서도 쓰는 방법 중에 하난데 역시나 문제를 적는 것에 답이 있다.

문제는 적으면서 문제가 아니게 된다.

컨설팅을 하면서 혹은 회사 업무를 관리하면서 다양한 문제점을 해결하는 역할을 하는데 정말 공헌을 많이 하고 있는 게 내가 쓰기 편하게 수정의 수정을 거친 OKR(Objective Key Resulte) 업무관리 법(다음에는 성과가 오르는 OKR업무관리법으로 글을 써야겠다. ㄹㅇ OKR전도사 느낌이다.)이다.

성과지표를 달성하기 위해 초점을 맞춘 OKR을 구글 스프레드시트에 옮겨서 적고, 목표가 적혀 있는 시트에서 문제점과 해결책을 적는 방법이다.

물론 문제점을 적는 순간 대부분 해결책이 나오지만, 아닌 경우에는 그냥 비워두고 천천히 해결하기로 한다.

OKR업무관리 시트 중에 실제로 작성한 문제점과 해결을 한 내용에 대해 직접 쓴 것 / 내가 쓴 구글스프레드시트...

여기서 잠깐 짚고 넘어가고 싶은 것이 있는데 OKR을 꼭 개인 혹은 기관 및 단체들도 실천해봤으면 좋겠다. 구글이 그랬고 에어비엔비가 그랬듯이 성장한 기업들이 사용한 방법들은 확실히 벤치마킹할 필요가 있다. 하지만 중요한 것은 내 기업 혹은 나의 생활과 맞게 수정해서 사용하는 게 중요할 것 같다. (OKR을 컨설팅할 때에 항상 나오는 시트의 형태는 하나같이 다 다르게 나온다.)

무튼 다시 돌아와서, 문제는 성과 정의의 기준을 통해 목표와 수치가 적혀질 지표가 있다면 내가 생각지 못한 리스크를 해결할 수 있을뿐더러 많은 시간들을 해결해준다.

오늘 컨설팅을 했던 기업도 마찬가지로 기록이 없는 1인 기업이었고, 문제점들을 단순하게 스프레드시트에 쓰기만 했는데도 컨설팅의 마지막엔 스스로의 입에서 할 수 있을 것 같다는 이야기가 나왔다.

그렇다면 이 글을 읽고 있는 당신은 이제 실천하면 된다.

1. 우선순위를 설정하고,

2. 기록한다.

3. 마감 일정을 정해 업무에 텐션을 갖고 업무를 진행하면서,

4. 내가 정한 목표와 기준(성과 정의)에 맞추어 문제를 해결한다.

항상 아는 것에 그치면 안 된다. 문제를 인식하고 찾아보고 알게 되었다면 분명 그것은 당신 머릿속에서만 살아가는 거지만, 만약 당신이 실천을 한다면 그건 현실이 되고 해결이 된다. 행동한다면 당신은 성장할 것이고 비슷한 문제가 발생되었을 땐 경험에서 얻은 인사이트로 쉽게 해결할 수 있을 거라 생각한다.

모든 문제에는 해결책이 있다.

그러니 무너질 필요도 없고, 알려고 시도 부터 해보면 된다.

나는 이 글을 찾아 읽은 당신의 성공을 믿는다. 그러니 지금은 존버 하자.

190829 : 새벽에 글을 올리고 나서 방금 구독자 30명을 돌파했습니다. 감사합니다 :)