#스타트업 - 효율적인 업무관리는 정리에서 시작한다.
업무 관리의 첫 번째는 행동의 일과 생각의 일을 구분 지어 주는 것부터.
생각보다는 행동.
기획을 맛깔나게 하는 신입이 있다. 그래서 성장할 수 있도록 최소한의 가이드로 일을 할 수 있게 했다.
칭찬이 독이 될 줄은 몰랐다.(물론 내 기준이겠지만)
인턴을 거쳐 정직원이 되고 나서 결과물이 나오는 것에 대해 시간이 엄청 들어가기 시작했다.
그리고 한 달 넘게 야근을 밥먹듯이 하기 시작했고, 쉬운 일 조차 어렵게 만들게 되었다. 항상 잘하려고 했다. (경력 차이에서 오는 경험의 부재로 어렵게 느껴질 수 있지만 그것과는 다른)
물론 항상 좋은 퀄리티를 가져다준다는 것이 그나마 다행이었지만, 단순 보고에서도 퀄리티를 올려 일 속에 숨어버리고 있었다.(일에 숨는다는 표현은 직원들과의 소통에서 자주 쓰는 표현인데, 갖가지 핑곗거리 속에서 제 잘못을 다른 외부 요소로 돌리는 것을 뜻한다.)
이 놈의 퀄리티라는 녀석은 늘 좋은 핑곗거리를 만들어주기 때문에 내부문서에서는 요약보고/No Design을 원칙으로 하고, 형용사를 제외하게 한다. 특히나 No Design은 정말 중요하다.
나는 비 전공자였기 때문에 어렵게 이야기를 하면 알아듣지 못했다.
그러다 보니 쉽게 이해해야 일을 할 수 있었다. 그게 체화되었다고나 할까... 무튼 쉽게 만들어야 일을 할 수 있는 타입이 되었고, 어려운 일을 자꾸 쉽게 만드는 연습들을 하게 되었던 것 같다. 그러다 보니 쉬워진 일은 쉽게 할 수 있었다.(무엇보다 쉽지 않으면 하지 않고, 쉽게 포기하고 돌아서는 타입이다.)
어려운 일은 쉽게 만들면 된다.
쉽게 만든다는 표현은 쉽다만 실제 업무에 적용하기는 어렵다. 하지만 해결책은 늘 존재하기에 내 기준에서 이야기해보자면,
첫 번째로 해야 할 것은 '질문'이다.
이 일을 해본 경험자를 찾아서 일을 쉽게 하기 위해서 이것저것 질문을 해보는 것이다. 가까이에서는 선임 근무자가 있을 수가 있고, 갖가지 모임 서비스들을 이용해서 같은 직무의 업무를 보는 사람들을 심심찮게 만날 수 있다.
2019년에 서울시에서 멘토단 위촉장을 받았는데, 정부 차원에서도 그런 멘토들을 만날 수 있는 갖가지 복지를 만들어주고 있다. 중요한 건 무료라 더 좋다. (심지어 멘토 잘 만나면 밥도 사주고 음료수도 사주고 한다. 저를 찾지는 말아주셍...)
두 번째는 질문할 대상이 없을 경우에는 '검색'이다.
네이버나 구글에서 검색을 해본다. 사실 나도 오프라인에서 온라인으로 시장을 옮겨오면서 마케팅 새내기였을 때에 제일 많이 썼던 방법이다. 물어볼 대상이 없는 것은 당연하고, 주위에 없으니 깔끔하게 포기했었던 것 같다. 그랬던 나에게 인터넷이라는 건 매우 중요했다.
모르면 알 때까지 비슷한 키워드들을 물고 늘어져 검색에 검색을 거쳐 지식을 쌓았더랬다.
아무튼 다시 돌아와서 '질문'과 '검색'에서 중요한 것은 내가 문제를 해결하기 위한 '행동'을 해야 한다는 것이다. 답을 찾기 위한 첫 스텝 역시 행동을 해야 한다는 것에 별표 하나를 치고 시작하면 되겠다.
하지만 어디까지나 앞에서 이야기 한 '질문'과 '검색'은 지식의 범주라서 어려운 일을 쉽게 만들지는 못한다.
어려운 일을 쉽게 만들기 위해서는 지혜의 범주로 들어가야 한다.
지혜의 범주로 들어가기 전에 알고 있지만 간과하는 요소 하나를 짚고 넘어갈 필요가 있다.
우리는 일을 할 때에 대부분 목표를 세우거나, 지시를 받아 일을 진행하게 되는데 모든 일들은 비슷한 프로세스를 거친다.
물론 일 중에는 생각 없이 하는 일들도 존재한다. 하지만 그 일 또한 처음은 생각에서 시작한다.생각에서 행동으로 이어지고 마무리를 지어주면서 일은 끝이 난다.(엄청 간단한 하다.)
이때에 개인적인 나의 기준에서 필요하다고 생각하는 것이 일을 대하는 자세라고 생각하는데, 피하지 않고 스스로의 능력을 의심하고 항상 문제를 해결하려는 자세가 필요하다.
다시 돌아와서 보면, 일은 결국엔 행동을 거쳐 마무리 지어진다. 모두가 알고 모두가 그렇게 하고 있지만 많은 사람들이 행동을 거치지 않아 일이 끝맺음하지 못한다.
일단은 행동하자.
생각을 많이 하면 생각이 늘지만 상황은 변하질 않는다. 혹 변하는 게 있다면 마음가짐 일 수는 있지만 이것은 내적 변화이지 외적 변화가 아니어서 (업무) 환경이 개선되지는 않는다.사실 말이 쉽지 행동이 제일 안 되는 게 펙폭이다. 일단 행동할 수 있는 일들의 수를 늘려서 행동의 습관화를 추천한다. 하지만 행동할 수 있는 일을 늘리는 것조차도 어떤 것들이 행동하기 쉬운지 모를 때가 많다. 그렇기 때문에 나 같은 경우엔 생각의 일과 행동의 일을 구분지어서 업무를 진행한다.
생각의 일이란 말 그대로 생각하는 것이 주된 업무로 주로 크리에이티브 한 영역에 속하며, 생각의 일은 행동하기 위한 Action Item을 찾아가는 과정의 일이라고 보면 된다.
생각의 일은 크리에이티브 한 영역이라 머릿속에서 떠도는 키워드들을 잘 수집해야 하는데 이때 생각을 잘 정리하기 위해서는 필기를 해가면서 눈으로 볼 수 있는 문장들을 만들어 주면 좋다.
그리고 그 문장들을 혹은 키워드들로 행동할 지점들만 체킹 해서 다시 깔끔한 문장으로 정리를 해주면 좋다.
하지만 간혹 애매한 문장들이 나온다.
예를 들어 "화장품 시장 조사"라고 하면 어색하지 않은데 조사를 어떻게 할 것인가 혹은 시장 조사를 해서 무엇을 할 것인가 등의 구체적인 내용이 나와줘야 된다. "한국의 2020 화장품 시장 조사를 통해 분석 자료 만들기" 이런 느낌으로 Action Item을 정리해주면 행동해야 할 점이 명확해진다.
내 업무의 점수를 설정해서 우선순위를 만들어보자.
찾아 놓은 Action item들을 다시 행동하기 위한 to do list를 만들어주는 것 까지를 생각의 일로 정해준다.
이까지 해놓으면 내가 해야 할 행동들이 정리가 된다. 이를 토대로 일을 하면 될 것 같은데 여기서 한 가지 더 설정을 해준다.
그것은 바로 업무에 우선순위를 설정하는 방법이다. 하지만 나는 남들과는 조금 다른 독특한 설정을 주로 쓰는 편인데 바로 업무별 달성 시 얻게 되는 점수를 설정해 놓는 방법이다.
예를 들어 1~5순위의 업무가 있으면 제일 중요한 업무는 100점 2순위는 50점 3순위는 20점 4순위 5순위는 각각 10점씩 그리고 완료했을 때에는 내 업무 점수를 산출해서 볼 수 있도록 한다.
이게 뭐야 할 수도 있는데 점수를 활용해서 우선순위를 정하면 내 업무에 약간 더 객관적인 시선을 가지게 할뿐더러 동기부여까지 되어 업무를 조금 더 볼 수 있게 해주는 요소가 된다.
어느 정도 생각하는 일이 정리가 되었다면 이제는 행동만 하면 된다.
이때에 추가적으로 중요한 것은 생각의 일과 행동의 일의 비율이다. 우리는 항상 일을 하면서 매번 시간에 쫓겨 일을 하고 있다. 대부분 행동의 일을 제대로 구분 지어두지 않아 일어나는 불상사들이 많아서 혹은 이상한 곳에서 소비되는 시간들이 관리가 되지 않아서 일어난다.
우리는 그런 상황에서 시간 분배가 중요해지는데, 생각의 일 그리고 행동의 일을 2:8 혹은 1:9로 구분 지어 일을 하도록 업무 설정을 한다. 이렇게 최대한 행동할 수 있는 시간을 많이 잡아둘 필요가 있다.
Ex)
출근 > 생각의 일(당일 해야 할 업무 정리 10분~20분 : 최대 30분 까지) > 업무 > 점심 > 생각의 일(오전 업무 마감 정리 및 오후 업무 Action Item 정리 : 10분~20분 : 최대 30분 까지) > 업무 > 생각의 일(당일 업무 평가 및 업무 정리)
예로 들어 놓은 것은 내 업무시간 사이클이다. 업무를 진행하는 동안에는 현재는 관리자로써 그리고 가끔씩은 실무자로서 업무를 진행하기 때문에 잦은 의사소통도 있다. 물론 그렇다고 해도 저 사이클을 잘 벗어나진 않다.
주로 마케팅 기획 / 서비스 기획 / 성과 관리 및 회사 운영으로 생각의 일이 주를 차지하지만 끊임없이 Action Item을 찾아서 기획이 올바른 방향으로 성과가 날 수 있도록 하고 있다.
특히나 우리는 저렇게 생각의 일을 하면서 경계해야 하는 것은 생각의 일에 시간을 길게 쓰지 말아야 하는 것인데, 생각의 일이 커지면 그만큼 행동의 시간이 줄고, 줄어든 행동의 시간만큼 미뤄지는 업무가 생기니 특별히 신경 써야 된다. 그러기 위해서는 시간 알람 설정 등을 활용하는 것도 좋을 것 같다. 이게 어느 정도 습관 들면 약간의 자유도가 생기기 시작한다.
그러고 나면 결국엔 행동의 일로 넘어가게 되는데, 이때에는 과정보다는 결과가 명확한 일들로 꽉꽉 채워서 진행하는 것이 좋다. 그리고 결과가 긍정이든 부정이든 개의치 말고 생각의 일을 통해 정리된 일들로 진행하자. 행동은 늘 경험치를 쌓아준다. 실패의 경험이든 성공의 경험이든. 그리고 거기에서 우리는 그 결과값을 토대로 그다음 업무들의 방향을 설정할 수 있게 한다. 그러니 행동에는 두려워하지 말자.
위의 내용들을 요약정리해보자면
1. 생각의 일과 행동의 일을 구분하자.
2. 생각과 행동의 비율은 1:9~2:8이 적당하다.
3. 생각은 필기를 하면서 눈으로 볼 수 있도록 정리를 하자.
4. 정리된 Action Item에 점수를 설정해서 스스로의 동기부여 포인트를 만들자.
5. 행동하는 것에 두려움을 가지지 말자.
언젠가 일이 스스로를 잡아먹지 않고 내가 일의 위에 설 수 있도록.
그래서 한동안 우리 신입이 사수 역할은 내가 해야겠다. ㅎㅎㅎ :)
