#스마트워크 - 재택근무를 위한 세팅
갑작스러운 코로나19에도 우리는 업무누수가 없었다.
뜬금없이 직원 중 한 명이 확진자 접촉자가 되었고, 갑자기 확진자가 되었다.
그리고 주말에 연락이 와서는 대뜸 다음 날 출근해야 하는데 확진자의 접촉자로 자가격리 대상이 되었다.
마케팅 대행을 주로 하고 있는 우리 회사에는 데일리로 광고주들의 일들이 있었던 상황에서 뜬금없이 자가격리로 재택근무를 하는 상황이 생겼다.
그래서 첫 번째로는 자가격리기간 동안에 있어야 하는 일들 중에 외부 일정들을 파악하고, 모든 미팅과 촬영 일정을 뒤로 미루었다.
그리고 난 뒤에는 정말 현실이었고, 다행스럽게도 업무누수 없이 오히려 새로운 광고 계약 건 까지 생겼다.
우리는 어떻게 2주간 업무 누수를 막았고 어떻게 일을 했을까?
기록과 백업의 생활화
일단 우리 회사는 15명이 다니고 있는 그저 평범한 회사다.
작년에 중국 사업을 하겠다고 까불다가 사람 믿고 쓰지 않았던 계약서 탓에 돈과 시간을 탈탈 털었던 터라 다 접고 한동안 쉬려고 하는 타이밍에 회사를 합쳤었다.(물론 말이 좋아 합친 거지 지금 곱씹어 보니 빨린 느낌도...ㅎ)
그렇게 회사에 와서 제일 먼저 했었던 일이 관찰이었다. 나름 스마트하게 스마트워크로 어디서든 일을 할 수 있었던 나는 새롭게 같이 일하게 된 친구들과 어떻게 소통을 할까 가 관건이었기 때문에 관찰부터 했었더랬다.
1. 그렇게 한 달을 보낸 후 제일 먼저 사용했던 것이 G-suite 였다.
구글에서 돈 주고 비즈니스 G-suite에 계정 5인 이상으로 설정해두면 구글 공유 드라이브를 무제한으로 쓸 수 있다. 무제한으로 쓸 수 있다는 이유로 이전 회사의 계정을 안 지우고 매달 돈을 내가면서도 사용하고 있는데 파일링만 잘하면 매우 유용하다.
G-suite는 요런 장점이 있습니다.- 공유폴더를 생성해서 같은 비즈니스 구성원이 아닌 사람과도 동시에 공유하여 사용할 수 있다.
- 휴대폰, 태블릿 혹은 어느 기기더라도 손쉽게 접속해서 사용이 가능하다.
- 구글 관련 서비스들과 연결하여 사용하는데 최적화되어있다.
이것만 봐도 너무 편하다.
특히 광고주와 직접적으로 공유폴더를 동시다발적으로 사용할 수 있다는 장점 때문에 너무 편하다.
구글 스프레드시트나, 구글 문서, 설문지 등등 모든 문서들을 자동으로 백업해 둘 수 있어 히스토리 관리에도 편리하다.
공유 드라이브 사용하고 있는 화면 캡처2. 업무 유관자들과 함께 하는 업무용 메신저는 필수다.
우리 회사는 목적에 맞는 업무용 메신저의 단톡 방을 별도로 만들어서 해당 업무 유관자들과 소통할 수 있는 창구를 만들어 뒀다.
여기서 중요한 것은 업무 유관 자라고 해서 전 직원을 한 군데에 몰아서 사용하는 것이 아닌 목적에 따른 단톡 방 분류가 중요하다. 업무와 프로젝트마다 다르게 사용해야 한다.
개인적으로는 슬렉을 추천하지만, 회사에서는 계약이 걸려 있어 티그리스라는 업무 메신저를 사용하고 있다.
슬랙은 구글과 연동해서 사용할 수 있어서 너무 편리하다.
슬랙과 마찬가지로 구글 캘린더와 연동은 가능하지만 한계가 너무 많아 썩~아쉽다.우리 회사 같은 경우에는
- 업무보고
- 콘텐츠 반응 요청 방
- 크리에이터 업무
- 마케터 업무
- 전체 톡방
- 전체 업무 소통방
- 레퍼런스 공유
- 이커머스
이렇게 방을 구분해서 사용하고 있다.
3. Action Item과 마감 일정 공유 하기
내 어린 날에 회의실에 들어가면 2~3시간 동안 어떤 일을 해야 하는지도 모르는 체 사무실을 나오는 경우가 많았다. 직장 상사든 파트너든 업무로 소통하다 보면 이야기로 그치는 경우가 허다했다.
출근해서 퇴근할 때까지 이야기만 하고 집에 들어오면 쾡~하니 그냥 에너지만 쏟고 들어온 기분이다. 이뤄낸 것도 없는 것 같은... 하지만 나는 성과 지향주의다.(나름 그렇다는 거니까 ㅎ) 무튼 업무 관리를 하기 위해 부단히 노력했었다.
개인적으로는 내가 불편했던 일은 다른 사람들이 겪게 하면 안 된다고 생각하기에 몇 가지 일들을 개선해나가고 있다. 그러다 보니 내가 관리하는 일의 유관자들은 항상 Action Item과 마감 일정 설정을 하고 불필요한 소통을 최소화하기 위해서 매일 업무에 들어가기 전에 이슈 보고와 동시에 Action Item을 서로에게 공유하고 업무를 볼 수 있도록 하고 있다. 그냥 단순히 업무 메신저에 업무 내용을 적어 올리는 것이지만 꽤 효과가 있다.
4. OKR_스프레드시트 사용 하기
이것은 내부적으로 OKR(Obejective key result)을 실현하기 위해 성과관리를 한눈에 보면서 전 직원이 공유하기 위한 스프레드시트를 만들어서 관리하고 있다.
우리는 업무를 전달하기 쉽게 임의로 OKR시트를 만들었는데 구글의 스프레드시트에 우리가 해야 할 업무를 정의하고 그걸 수치화시켜 목표량을 설정한 뒤 달성 여부를 확인할 수 있는 표를 만들어서 사용하고 있다.
광고주와 소통을 하고 계약한 업무 범위를 마케터가 업무범위로 가져와 시트에 기록해두면 크리에이터가 업무를 수행하고, 해당 업무가 완료되면 다시 마케터가 마케팅 업무를 하는 형태로(물론 팀별로 약간씩 다르다 : 팀의 소속감 그리고 약간의 룰만을 제공하고 새로운 형태의 또 다른 효율성을 만들기 위해서 재량을 제공한다.) 진행하는데, 업무 리스트가 전체적으로 공유되어 있는 형국이어서 업무 진행할 때에는 큰 불편함이 없이 비대면 소통이 가능했다.
특이점은 업무 시작과 마감에 관해서 일정들이 간단하게 업무 요청으로 남아 어떤 일들을 수행해야 하는지 표만 보고 알 수 있기 때문에 업무 누수를 없애는 것에서도 큰 활약을 했다.
5. 가이드(매뉴얼)
이 회사 저 회사 다니면서 느낀 건데 회사에서는 업무와 생활 그리고 관리 등 갖가지 요소에서 가이드해주는 것이 필요하다고 생각했다.
업무를 하기 위한 가이드는 다들 입사 초기에 OJT를 통해 교육을 받는다. 하지만 대부분이 거기까지였다.
모르겠다. 크~~~은 회사들은 어떨지는 모르겠는데 몇십 명 다니는 회사들에서는 OJT에서 대부분의 교육이 끝이었고 주로 업무를 잘하게끔 하게 하기 위한 요소의 교육만 받았더랬다.
무튼 다시 돌아와서 내가 회사에 연월차 때문에 궁금한 게 있는데 매번 물어봐야 하고, 회사 생활하는데 무엇을 물어봐야 하고, 뭐 때문에 물어봐야 하고, 물어봐야 하고 물어봐야 하고...
근데 나는 관리자로 돌아다니다 보니 질문에 답변해주는 게 그것 조차 일이 돼버리는 경우가 많아서 질문 유형들을 쪼개서 해당 사항들 마다 다 가이드를 만들었다.
경영, 인사, 서비스, 업무, 자료, 파트너 등등 모든 요소를 쪼개고 거기에 맞는 가이드들을 만들어뒀더니 직원들의 질문이 줄었더랬다.
특히나 여기서 중요한 건 가이드를 얼마나 쉽게 찾을 수 있게끔 해뒀냐가 중요한데 우리는 OKR 시트에 제일 마지막 시트에는 무조건 가이드를 붙여서 쉽게 찾을 수 있도록 했다. 물론 업데이트가 되면 업무 메신저에서 업데이트 내용을 공유하는 것은 필수로 해줘야 하고, 이 모든 가이드(매뉴얼)의 히스토리들도 기록해서 왜 어떻게 바뀌어갔는지 까지를 모든 직원이 볼 수 있게 해 뒀다.
위의 다섯 가지로 비대면으로 재택근무를 큰 이슈 없이 잘 수행했다.
물론 그 외에도 몇 가지 더 있지만 결론적으로는 효율 중심으로 업무 수행을 하기 위해서 기록하고 업무 내용을 정의하고 간소화시켜서 업무 진행 프로세스를 확립했고, 이를 통해 시스템이 되어 가고 있다.
다행스럽게도 코로나가 터지기 이미 반년 전부터 꾸준히 작업해왔던 것이 장점이 되었고 우리는 이번 사례로 더 발전해 나가고 있다.
비대면의 영역에서는 결국엔 소통관리가 중요하고 이를 통해 어떻게 일을 할 것인지가 중요한데 이 글을 읽으면서 '나는 어떻게 하고 있지?'를 점검해봤으면 좋겠다.
