일을 효율적으로 처리하는 법_레버리지
일을 1/10로 줄이는 레버리지와 매뉴얼의 세계
레버리지(Leverage)란 다른 사람의 노력을 통해
나의 업무 효율을 높이는 것이다.
본래 레버리지는 빚을 내어 다른 사람의 돈으로 투자하고 수익을 창출한다는 뜻이 있다. 다른 사람의 돈으로 내가 돈을 벌듯이, 다른 사람의 노력으로 내 업무 효율을 높이는 게 업무에서의 레버리지다. 또한 기존에 있는 자료라던가, 셋팅해 놓은 매뉴얼 등을 활용하여 업무 효율을 높이는 것도 포함하는 개념이다. 그러니까 종합하자면 지금 내가 투입할 시간과 노력 대신에 다른 무언가를 이용하여, 더 적은 노력으로 성과를 창출해내는 게 레버리지다.
스타트업은 레버리지를 해야 한다.
시간은 없는데 일은 많고 월급은 적다. 우리 회사가 빨리 커야 나도 클 텐데 마음만 답답하다. 그러는 와중에 옆의 팀원 모니터를 우연히 보았다. 내가 작년에 만들어 놓은 걸 똑같이 만들고 있었다. 조용히 다가가 이걸 왜 만들고 있냐고 물었다. 필요해서 만든다고 한다. 이미 만들어 놓은 게 있다고 말하자 화들짝 놀란다. 왜, 왜 레버리지를 안 하는가.
스타트업은 보통의 기업보다 업무 속도가 참 빠르게 돌아간다. 업무가 파도처럼 밀려 들어온다고 느껴질 정도로 과업이 많았다. 이번 글에서는 업무를 빠르고 효율적으로 처리해야 하는 스타트업에서 일 잘하는 방법, 레버리지에 대해 경험을 풀어보려고 한다. 여기서 '일을 잘한다'의 정의는 관점에 따라 다를 것이다.
동일한 시간 동안 일한다고 했을 때 하나의 성과를 퀄리티 있게 하는 것과, 퀄리티는 최상이 아닐지라도 일정 수준의 성과를 여럿 해내는 건 분명히 다르다. 이해를 위해 이분법적으로 '업무 퀄리티 vs 업무 효율'이라 구분했을 때, 나는 기본적으로 업무 효율을 높일 수 있어야 업무 퀄리티도 높일 수 있다고 생각한다. 절약한 시간만큼 퀄리티에 더 투자할 수 있기 때문이다.
본격적인 이야기에 앞서, 레버리지가 매번 정답은 아니라는 걸 말해두고 싶다. 우직한 정면돌파가 답인 경우도 많다. 다만 '레버리지를 할 줄 안다'는 게 분명히 모든 업무에 도움될 거라는 생각으로 글을 적는다. 특히 야근이 많고 일에 치여서 힘든 사람에게 조금이라도 일을 빨리 해낼 수 있는 팁이 되었으면 좋겠다.
레버리지는 이럴 때 한다.
거두절미하고, 레버리지하기 좋은 상황이 3가지 있다.
반대로 이야기해보자. 레버리지 해야 함에도 안 하고 있는 상황 Top 3다.
기존에 누군가 진행한 자료가 있는 경우 >> 레퍼런스 체크
다른 사람과 협업이 필요한/가능한 경우 >> 룰 셋팅
반복되는 업무이거나 다른 사람에게 넘길 수 있는 업무 >> 매뉴얼
지금부터 스타트업에서 왜 레버리지를 안 하는지, 문제가 발생하는 원인이 무엇인지 알아보도록 한다.
(1) 기존에 먼저 진행한 자료가 있는 경우
핀터레스트(Pinterest) 화면 중여기서 알아야 할 인사이트를 표현하자면 '기존에 자료가 있다는 걸 알았다면 누군들 레버리지 안 했을까'이다. 즉, 현업에서 문제는 기존에 자료가 있는지, 없는지조차 모르기 때문에 발생한다. 경험해본 적 있겠지만 바쁘게 일하다 보면 파일 찾기가 생각보다 어렵다. 클라우드나 업무 툴(잔디, 노션 등)을 쓰지만 아카이빙 된 자료가 워낙 많다 보니 검색해서 몇 번 찾아보고, 폴더 열어보다가 포기하곤 한다. 하지만 더 문제인 건 애초에 찾아볼 생각도 안 한다는 거다.
진짜 원인은 '내 업무랑 무관해 보이는 것을 무시한다'는 것에 있다. 현업에서 자기 업무랑 관련된 내용을 꼼꼼히 안 살피는 사람이 어디 있을까? 그럼에도 내 업무에 활용할 수 있는 기존 자료들을 놓치고 넘어가는 건 '나와 무관해 보이는' 많은 정보들을 무신경하게 흘려보냈기 때문이다.
보통 사람들이 자기 할 일만 하고 다른 사람이 무슨 일 하는지에는 신경을 안 쓰려고 한다. 일하다가 '띠링'하고 뜬 다른 팀원의 업무 알람을 보지도 않고 끄거나, 아예 알람 설정을 끊어 놓는 경험들 있지 않은가. 예를 들면 이런 식이다.
옆팀이 A사업 건으로 마케팅 관련하여 보고를 하고 있다. 나는 B사업을 맡았기에 A사업 관련한 내용은 딱히 주의 깊게 듣지 않았고, 내 차례가 다가오는 B사업 보고 내용을 속으로 정리하고 있었다. 회의가 끝나고 사무실로 돌아가 B사업 홍보를 위한 언론사 리스트업을 마무리하고 있었는데 옆 팀원이 지나가다가 말했다.
'이거 우리가 해놓은 거 있는데?'
어젯밤 야근하며 먹었던 떡볶이가 주마등처럼 스쳐 지나간다. 야근 왜 했지..?
당장은 쓸모없어 보이는 예전 자료나 다른 팀원의 업무가 언제든지 나의 일을 줄여줄 수 있다는 걸 알아야 한다. 대기업도 아니고 스타트업에서는 아무리 직무가 다르고 사업 파트가 달라도 서로 연관된 업무를 할 수밖에 없다.
정리하자면, 스타트업에서는 다른 팀원의 업무 진행 상황을 '대충이라도' 알고 있어야 한다. 이에 대해서는 첫 번째 브런치 글에서 다룬 적 있다. 스타트업에 입사하자마자 해야 할 행동으로 '기존 모든 자료 열람하기'와 '다른 팀원 업무 파악하기'를 이야기했었다. (https://brunch.co.kr/@goodgdg/2) 그냥 '기존에 자료가 있는지 찾아보자'라고 얘기하는 건 여러분한테 아무 도움도 안 된다. 평소에 나랑 무관해 보이는 다른 업무들을 주시하는 게 포인트다.
그래서 나는 입사하자마자 사무실의 서류들과 구글 드라이브 모든 폴더를 들어가 하나하나 살펴보았다. 나중에 모든 걸 기억할 필요는 없다. "이런 자료를 봤던 것 같은데" 정도면 충분하다. 또한 나는 사내 메신저 및 업무 툴에 올라오는 모든 알람을 다 켜놓았다. 그래서 다른 팀원의 실시간 업무 댓글이나 자료들이 뭐가 올라오는지, 어떤 커뮤니케이션이 오고 가는지도 살펴보았다. 자세히 읽을 필요는 없다. 회사에서 어떤 일이 진행되고 있는지 정도만 힐끗 보면 된다. 그래야 나중에 "누가 비슷한 업무를 하는 것 같던데"라고 생각해낼 수 있다.
(2) 다른 사람과 협업이 필요한/가능한 경우
다른 팀원과 공동으로 작업할 수 있는 일이라면 서로의 힘을 모아야 한다. 그러기 위해선 룰 셋팅이 필요하다. 레버리지를 잘하는 사람은 '우리끼리 앞으로 이렇게 같이 작업하자'라고 룰을 만든다. 예를 들면 나는 이런 일을 했었다.
- 협력 업체 연락망 (구글 스프레드 시트)
구글 스프레드 시트 화면우리는 프로젝트 단위 혹은 팀별로 물품들을 구입하는 경우가 많았다. 그래서 A팀에서도 현수막 발주 업체를 찾고, B팀에서도 똑같이 업체를 찾는 경우들이 잦았다. 어디가 더 싼 지, 어느 업체가 더 퀄리티가 좋은지 등등의 정보를 공유해야 했다. 그런데 각 팀마다 그때, 그때 업체를 찾아보았고, 다른 팀에 개인적으로 찾아가 업체 정보를 물어보곤 했다. 그래서 정보가 전사적으로는 공유되지 않고 여러 버전의 업체 정보가 나돌았다. 이게 생각보다 자주 있는 일이다.
이에 나는 구글 스프레드 시트를 만들어 업체를 분류했다. 구글 스프레드 시트는 공동작업으로 수정 사항이 실시간 반영되니 업데이트도 편하기 때문이다. 대관, 굿즈, 케이터링 등 카테고리에 따라 업체를 리스트업하고 수량에 따른 단가를 정리해놓았다. 옆에는 해당 업체를 이용한 담당자들이 코멘트를 적어놓을 수 있게 마련했다. 최근에는 지도를 기반으로 지역별 대관 공간에 대한 평점/후기를 기록하여 내부적으로 공유하는 수준으로 발전했다.
보기엔 누구나 쉽게 생각할 수 있는 솔루션이다. 그러나 실제 현업에서 제대로 레버리지 하고 있는 사람은 많지 않았다. 나보다 훨씬 일 잘하는 사람들이 각자만의 노하우와 정보를 가지고 일하는 상황이 자주 발생한다. 나는 이러한 문제의 원인이 '협업 레버리지의 특성' 때문이라고 생각한다.
협업이 필요한 레버리지는 기본적으로 개인이 할 일이 아니라 회사/경영진에서 할 일이다. 왜냐하면 개인이 업무의 룰을 만들고, 다른 팀원에게 레버리지를 제안하는 건 굉장히 부담되는 일이기 때문이다. 다른 팀원에겐 기존의 업무에 더해서 새롭게 추가되는 일거리가 될 수 있다.
그래서 협업과 관련된 레버리지는 개인이 만들어내기 어렵고 회사 차원에서 전사적으로 관리되어야 한다. 즉, 스타트업에 레버리지가 관리되고 있지 않다면 개인의 문제가 아니라 회사/경영진의 문제다. 누군가는 팀원들이 하나의 시너지를 낼 수 있도록 레버리지를 관리해주어야 효율이 높아진다. 이상한 조직 문화나 복지를 늘리는 것보다 우선순위는 야근을 줄여주는 것이다. 말만 야근하지 말고 집에 가라 할 시간에 레버리지를 관리해주는 게 야근을 줄여주는 일 중 하나다.
그렇지만 스타트업은 구성원 모두가 함께 고군분투하고 있는 'One Team'이지 않은가? 그러니 회사나 경영진이 이를 제대로 못하고 있다면 팀원들이 먼저 나서 레버리지 하도록 하자. 필요하다 싶으면 먼저 나서서 하는 게 결국엔 내 업무를 줄이는 일이다. 저 협력 업체 연락망 하나 만들어 두면 나 혼자 서치할 일을 20명이 같이 해주니 얼마나 좋은가? 자신의 업무량을 줄이고 싶다면 스스로를 위해 레버리지하라.
(3) 반복되는 업무이거나 다른 사람에게 넘길 수 있는 업무
만약 팀에 개발자가 있거나 간단한 프로그래밍이라도 할 줄 안다면 반복되는 업무를 자동화하는 건 상대적으로 훨씬 쉬울 것이다. 하지만 대부분의 스타트업에서 개발자는 너무너무 바쁘고, 프로그래밍을 모르는 사람이 훨씬 많다. 그리고 프로그래밍으로 자동화할 수 없는 업무도 많다. 이를 테면 제안서를 쓰는 것이 그렇다. 그래서 이 파트의 주제는 '매뉴얼'을 통해 레버리지하는 방법이다.
매뉴얼을 참 많이 만들어봤다. 영업, 제안, 강의, 코칭, 행사 운영 등 매뉴얼을 만들고 나를 대체할 수 있는 인력을 계속 키웠다. 그 결과 내 업무량도, 야근도 줄어들었다. 회사에 처음 들어왔을 땐 회사 안에서 대체 불가능한 사람이 되어서 핵심 인재가 되겠다고 다짐했다. 그렇게 1년쯤 뒤에 느낀 건, 대체 불가능한 사람은 일을 대신해줄 수 있는 사람이 없어서 너무나 많은 업무량에 치인다는 것이었다.
그래서 매뉴얼을 만들어 업무를 자동화하고 다른 사람의 노동을 끌어왔다. 나를 대체할 수 있는 사람이 많아질수록 업무량은 줄어들고 회사 전체의 업무 퀄리티는 높아졌다. 하나의 머리에서 나오는 결과물보다 여럿이 만들어가는 결과물이 훨씬 뛰어나기 때문이다.
나는 매뉴얼을 만들 때 다음과 같은 목적에 따라 작업했다.
1) 매번 고민할 필요 없도록 틀을 짜 놓고, 매뉴얼에 따라 행동하게끔 한다. (자동화)
- 프로세스를 만든다.
- 프로세스의 각 단계에 들어갈 내용들을 정리해둔다.
- 일이 들어오면 프로세스에 따라 단계별로 정리된 내용을 활용해서 쓴다.
제안서 매뉴얼 예시예를 들어 제안서를 쓸 일이 매우 많다. 그래서 일단 제안서 목차를 표준화하여 각 내용들을 정리했다.
여기선 프로그램 운영 제안서에 들어가는 목표&컨셉, 커리큘럼, 세부 프로그램 구성, 유관 사업 실적 등으로 나누었다. 목차는 비슷하지만 클라이언트에 따라 제안 내용이 달라지므로, 위 구분에 따라 다양한 버전을 만들어 각각의 파일 안에 담아두었다.
이렇게 만들어두면 클라이언트 니즈에 맞게 필요한 내용들만 파일에서 복사-붙여넣기 하여 뼈대를 10분 만에 잡을 수 있다. 그리고 다른 팀원들도 위 매뉴얼 파일을 최신화하며 공유받고, 마찬가지로 그들의 제안서 작성 시간을 비약적으로 줄일 수 있다. 이렇게 남들이 일주일 걸리는 작업을 나중에는 1시간 내외로 해내게 되었다.
2) 누군가 이 업무를 처음 시작할 때, 매뉴얼만 있으면 실무를 할 수 있도록 만든다. (사내 교육)
- 중학생도 이해할 수 있게, 쉽고 직관적으로 작성한다.
- 매뉴얼과 함께 실무에 쓰이는 자료/파일/툴을 준다.
강의 매뉴얼과 실제 업무 툴킷예를 들어 강연이나 강의를 해야 할 일이 많았을 때 후임자들을 위한 매뉴얼을 만든 적 있다. 약 30p 가량의 매뉴얼에 강의 철학, 준비, 말하기 스킬, 현장 운영, 끝날 때 멘트까지 상세하게 적었다. 매뉴얼 안에는 실제로 현업에서 사용하는 툴, 자료 사진을 같이 실어놓았고 별첨 서류까지 달았다. 처음 입사한 직원이 별도의 교육 없이도 흉내 정도는 낼 수 있게 말이다.
3) 여러 명이 동일한 퀄리티와 톤으로 일하게끔 한다. (QC관리)
- 이해관계자들의 합의 하에 공통된 기준을 만든다.
- 매뉴얼을 공지하고 사용을 의무화한다.
- 구성원들이 매뉴얼에 따라 행동하고 있는지 반드시 상시 확인한다.
이 부분은 회사 정보가 많이 노출되어 예시를 업로드할 수는 없지만 예를 들면 이런 식이었다. 업무에 쓰이는 용어들이 참 많은데 사람마다 부르는 표현도 다르고, 이해하는 것도 다르다. 그리고 처음 들어온 사람은 그런 은어나 전문 용어에 더욱 적응하기 힘들다. 그래서 구글 시트로 용어집을 만들어 개념을 싹 통일하고 수시로 업데이트했다. 그래서 다양한 사업, 다양한 대외 홍보물에 동일한 워딩이 사용되도록 만들었다.
이런 류의 매뉴얼에서 가장 중요한 건 구성원들이 제대로 매뉴얼을 사용하고 있는지 확인하는 것이다. 대개 매뉴얼을 만들고 공지하고, 또 여러 차례 공지하고, 파일도 주고, 사내 교육을 해도 잘 안 쓴다. 사람마다 일에 관성이 있어서 당연하다. 새로운 방식에 적응하는 건 누구에게나 쉽지 않다. 때문에 계속해서 확인하고 독려해야 매뉴얼이 안정적으로 자리 잡을 수 있다.
매뉴얼 작업을 반복하면서 느낀 주의사항, 세 가지가 있다.
1) 일을 처음 시작할 때부터 매뉴얼을 만들어야 한다.
- 일에 숙달된 다음에 매뉴얼을 만들면, 초심자가 이해할 수 없는 비약과 생략이 너무 많아진다. 일을 처음 익힐 때부터 자신만의 매뉴얼을 만드는 게 좋다. 기존에 매뉴얼이 있다 하더라도 자신만의 매뉴얼을 만드는 게 좋은데, 자기 스타일에 맞는 효율적인 매뉴얼이 탄생하기 때문이다.
2) 매뉴얼을 위한 매뉴얼은 반드시 망한다.
- 정보나 노하우가 있긴 있고, QC관리도 해야 하니까 매뉴얼이 하나쯤 있어야 되겠다 싶어서 매뉴얼을 만드는 경우가 있다. 그렇게 매뉴얼을 위한 매뉴얼이 탄생한다. 매뉴얼은 반드시 위에서 언급했다시피 '목적에 맞게' 만들어져야 한다. 목적 없이 만들어지는 매뉴얼은 만드느라 고생만 하고 그 누구도 쓰지 않는다.
3) 의무적으로 쓰게 해야 남들도 효용을 안다.
- 일에는 관성이 있어서 새로운 매뉴얼이 등장하면 스트레스부터 받는다. 매뉴얼의 효용을 아는 사람과 달리, 처음 접하는 구성원들에겐 '왜 만들었는지 모르겠는' 골칫거리일 뿐이다. 때문에 반드시 의무적으로 매뉴얼을 써보게 해서 그 효용을 체감하게 해야 한다. 업무 시간이 10배 빨라지는 경험을 해보고 나서도 안 쓰면 그 사람이 바보다.
레버리지는 선택이 아닌 필수다.
하지만 선결 과제는 아니다.
한정된 자원으로 많은 일을 해내야 하는 스타트업에서 업무 효율을 높이는 건 분명히 중요하다. 스타트업에 종사하는 사람에게도 자신의 업무 효율을 높여 야근도 줄이고, 더 가치 있는 일에 시간을 쏟게끔 하는 게 참 중요하다. 조금 더 똑똑하게 일하고자 한다면 레버리지는 선택이 아닌 필수다.
하지만 레버리지에 집중해야 할 때와, 레버리지보다 더 중요한 것에 집중해야 할 때를 잘 구분해야 한다. 이를 테면 내가 만났던 1000명 이상의 창업가들이 그랬다. 꼼수를 써서 일을 처리하는 것보다 우직하게 발로 뛰는 게 그들에게 더 필요했다. 고객이랑 만나서 대화해본 적도 없이, 효율적으로 일한답시고 설문조사 업체에 맡겨버리는 회사가 어떻게 고객의 진짜 니즈를 알겠는가.
모든 일이 그렇듯이 상황에 맞게 행동해야 한다. 레버리지나 매뉴얼도 마찬가지다.
그래도 한 번쯤 레버리지(Leverage) 해보시길 권한다.
안 하는 것과 못하는 건 다르기 때문이다.
그럼 모두 민첩한 퇴근길 되시길 바란다.
