재택근무시 어떤 시스템으로 출근해서 업무를 시작하세요?

어떤 시스템을 중심으로 팀업무를 하는지가 중요합니다

재택근무시대입니다. 이제는 집에서 또는 회사 사무실이 아닌 공간에서 업무를 하고 회의를 하는 모습이 자연스러운 모습이 되었습니다. 2020년 모두가 재택근무를 시작했을 때 회사의 경영자들은 많은 걱정을 했습니다. 이제 회사가 망하는 거 아니야... 하지만 시행을 해보니 사무실에서 함께 일하는 것만큼 생산성이 나오고 또한 직원들도 만족을 했습니다. 불필요한 회의도 없어지고 출장도 없어졌습니다. 상사 눈치 보며 피곤한데 참석하던 회식도 없어졌고, 만원 지하철에서 출근하느라 길거리에 버려지도 시간도 나와 나의 가족을 위해서 사용할 수 있게 되었습니다. 미국의 주요 ICT 업체에서는 코로나가 종식되더라도 재택근무를 계속 할 것이라고 하고, 점점 재택근무에 필요한 장비와 서비스가 출시되고 있습니다. 생각해보면 우리는 너무 오랫동안 함께 일하는 환경을 너무 자연스러움으로 받아들이지 않았을까요.

혼자서 일할 때는 회사에서 일하든, 집에서 일하든 별 문제가 없습니다. 상사가 1달 안에 리포트를 작성해서 제출하라고 한다면 제주도에서 일해도 되고, 외국의 경치 좋은 곳에서 일해도 상관이 없겠죠. 1달 안에 리포트만 작성할 수 있다면 은요. 하지만 함께 일할 때는 사정이 달라집니다. 회의를 해서 결정도 해야 하고, 다른 사람과 함께 문서를 만들어야 합니다. 또한, 중간중간 협업자의 의견을 수렴하고 메지지도 전달을 해야겠죠. 한 명은 제주도에 있고 한 명은 서울에 있다면 계속 전화기를 붙잡고 이야기를 해야 할지도 모릅니다. 정확한 의사소통이 되지 않습니다. 

이번에는 100명의 회사 사람들이 모두 재택근무를 한다고 생각을 해봅시다. 아마 하루 종일 카톡방은 불이 날 정도로 많은 메시지가 전달될 것이고, 메시지의 홍수 속에서 내가 필요한 내용을 찾기는 점점 어려워질 것입니다. 그러면 공통된 업무환경을 찾을 것입니다. 인트라넷이 있기는 하지만 대부분 게시판이나 결재용으로만 사용하기 때문에 업무를 하기에는 불편하고 기능이 부족합니다. 팀원 한 명이 요즘에 많이 사용하는 네이버 밴드를 이용하여 업무를 하자고 합니다. 이미 많은 사람들이 밴드를 사용하고 있고 사용법도 익숙해서 바로 업무에 사용할 수 있습니다. 밴드를 업무에 사용하니 무료이고 각자 가지고 있는 스마트폰에서 이용할 수 있어서 편리하지만, 회사 문서를 업로드해야 해야 하고 화상 통화, 많은 메시지도 불편합니다. 업무에 대한 모니터링이 어려워서 일이 진척되는 상황을 파악하기 어렵습니다.

각각의 시스템이 장단점이 있습니다. 복작하지 않은 업무나 소통에 Slack이나 Asana와 같이 복잡한 서비스를 이용하는 것도 문제이지만, 많은 커뮤니케이션과 콘텐츠를 이용하는데 카톡이나 밴드를 사용하는 것도 생산성이 올라가지 않고 오히려 업무에 방해가 됩니다. 아침에 아직도 카톡으로 출근 체크하는 회사도 있다고 하고 매시간 전화로 근무상태를 확인하는 회사도 있다고 합니다. 시대에 맞지 않는 업무환경이죠. 

여러분은 아침에 출근해서 어디에 제일 먼저 접속하시나요? 홈페이지인가요? 인트라넷인가요? 전체적인 업무 상태를 파악하고 나에게 할당된 일을 확인하고 필요한 소통을 하고 화상으로 업무를 진행할 수 있는 공간이 있나요? 필요하면 업무 히스토리를 파악하고 함께 문서를 작성하고 통합검색으로 이용할 수 있다면 옆에 있지 않더라도 업무 진행이 어렵지 않습니다. 요즘에 대기업에서는 옆자리에 있는 동료와도 회의실에서 회의하지 않고 앉은자리에서 화상으로 회의를 하는 모습을 종종 보곤 합니다. 그만큼 일하는 방법이 변했다는 것이죠.

시대가 재택근무 환경으로 가고 있습니다. 처음에는 코로나 때문에 어쩔 수 없이 시작했지만, 해보니 회사에 출근하는 것보다 오히려 생산성도 높고 업무 만족도도 좋다는 것을 확인했지요. 그렇다면 아침마다 힘들게 지하철에 시달리며 출근해야 할까요? 모든 업무가 가능한 Workspace 공간을 만들고 그곳에서 업무를 시작해보세요. 그곳이 바로 여러분의 일하는 공간이 될 것입니다.