제한된 종이대신 자유로운 Workplace에서 협업

불편한 종이대신에 구글 문서의 스마트 캔버스에서 협업하며 일하세요

업무환경에서 종이의 불편함

우리는 오랫 시간동안 종이에 정보를 기록하여 소통하고 업무를 진행했습니다. 메시지를 보낼 때도 종이에 작성하고 사장에게 보고할 때도 인쇄한 종이를 전달했습니다. 의견을 취합할 때도 빈 양식을 전달하여 의견을 작성하게 하고 그 내용을 다시 문서로 만들었습니다. 회의를 하면 팀의 막내는 회의록을 작성하여 출력하여 사람들에게 확인을 받았습니다.

종이를 사용하면 불편합니다. 최신 정보 확인도 어렵고 부피도 크며, 검색도 되지 않습니다. 원본 사본 표시도 해야 하고 원할 때 내용을 확인하기도 어렵습니다. 휴일날 집에서 갑자기 내용이 궁금하면 다시 회사로 출근해야 합니다. 출력 비용도 들고 보관하는 비용도 만만치 않습니다. A4라는 사이즈의 제한으로 프로젝트 일정은 담을 수 없습니다.

종이는 컴퓨터의 보급으로 전자문서 형태로 이용하기 시작했습니다. 컴퓨터로 쉽게 작성할 수 있게 되었지만 종이의 불편함은 그대로입니다. 버전관리는 더 어려워졌고, 누군가 수정을 하고 있으면 나는 기다리기를 반복해야 합니다. 그러다가 문서를 닫지 않고 퇴근하면 문서를 수정할 수 없습니다. 다른 동료와 함께 일할 수 없고, 출력을 목적으로 하기 때문에 A4사이즈는 변경되지 않습니다. 모두가 텍스트이기 때문에 데이터로 이용하려면 다시 입력해야 합니다. 지도, 일정, 사람, 테스크 등 모두 따로 관리가 되어야 합니다. 이 문서를 이메일로 소통하려다 보면 수 많은 버전으로 통제가 되지 않습니다.

구글 문서는 동시에 다른 동료와 함께 문서를 작성할 수 있습니다. 스마트칩(@) 기능을 이용하면 문서에 좋아요도 넣을 수 있고, 캘린더 일정을 추가할 수 있습니다. 할일을 추가하면 나의 테스크에 자동으로 추가됩니다. 함께 일하는 사람을 스마트칩으로 표기하면 그 사람에게 자동으로 문서 권한이 전달됩니다. 출력을 목적으로 하지 않기 때문에 문서의 크기는 상관없습니다. 필요한 사람은 누구나 조회할 수 있고, 내용을 추가 작성할 수 있습니다. 외부에서도 스마트폰으로 업데이트된 내용을 확인하고 다른 사람의 작성내용에 의견을 추가할 수 있습니다. 전화해서 특정 부분을 알려주고 물어보지 않아도 됩니다.

종이라는 개념을 버리고 함께 일하는 Workplace 개념을 이용하면 앞에서 설명한 다양한 장점을 이용할 수 있고, 디지털환경에서 일하는 방식입니다. 종이라는 개념 대신에 함께 일하는 Workplace는 디지털 환경, 재택근무 환경에서 꼭 필요한 업무 작업 공간입니다. 이제는 사무실로 출근하는 대신에 Workplace로 출근해서 동료와 함께 협업하며 일하세요. 앞으로 Workplace에는 AI들도 함께 일할 겁니다.