PARA를 이용한 구글 드라이브 파일 관리
업무 프로세스 중심으로 폴더 파일관리를 하면 쉽게 문서, 콘텐츠를 이용
업무는 복잡하죠. 뭐 업무 쉽다고 하는 사람은 아마 없을 거 같은데 그만큼 어 많은 일도 있고 상관관계도 높고 마감일도 있고 그러기 때문에 어 혼자서 하는 것도 어렵지만은 팀 그룹이 함께 일하는 거는 더더욱 복잡하고 할 일도 많아집니다. 그래서 회사에서 업무 해결방법은 업무 방법서를 만드는 거라고 생각을합니다.
업무 방법이라고 하는 거는 단순하게 프로세스와는 좀 다릅니다. 그러기 때문에 보통 우리가 워크플로 같은 걸 많이 생각을 하시는데 그거보다는 어 일하는 정책 방법 이런 식으로 이해를 하셔야 됩니다 사실 이런 것이
도입된 적이 없기 때문에 아마 이해를 하시기가 좀 어렵지만은 우리가 이제 자유도가 높은 이런 디지털 도구를 이용해서 많은 사람의 생산성을 올리기 위해서는 같은 방법 같은 프로세스로 일해야 됩니다 이제 런 것들을 정책서 방법서 부르시면 될 거 같습니다
제 업무는 일단은 형태가 좀 다양하죠 어떤 딱 정해져 있는 형태가 없습니다. 그냥 원하는 형태를 그때그때 다르게 적용하고 교육하고 진행하다 보니깐 형태가 일단은 없고 일정 관련 업무들이 많이 있습니다
저의 업무는 일단 정해진 형태가 없는 것이 특징입니다. 또한, 교육이나 특강처럼 일정 관련 업무가 맞습니다 . 소통은 대부분이 이메일로 진행이 되고 많은 컨텐츠를 만들고 콘텐츠를 활용하고 있습니다.
처음에는 메모를 중심으로 일을 했으며 구글 플랫폼에 구글 킵이나 구글 테스크를 많이 활용했습니다 .하지만 업무가 복잡해지면서 구글 캘린더를 활용했고, 또한 대부분의 소통이 이루어지는 이메일로 업무를 관리했습니다.
업무에 따라서 일정이 중요한 것도 있고 소통이 중요한 것도 있고 또한 내용이 중요한 것도 있습니다. 업무가 복잡해짐에 따라 저의 해결책은 리스트를 제공하는 트렐로였습니다. 트렐로를 이용하여 업무에 진행 상황을 관리했으며 일정이 필요한 업무들은 구글 캘린더를 이용하여 관리를 했습니다.
칸방 구조에 리스트를 이용하여 업무를 관리하면 업무에 진행 상황을 파악하기 쉽습니다. 혼자서 일하는 경우에도 업무가 많아지면 도움이 되고 특히 회사나 팀에서 여러 개의 프로젝트를 한꺼번에 진행할 경우에는 전체 프로젝트의 상황을 빠르게 파악할 수 있는 장점이 있습니다.
업무를 카드 형태로 만들어서 관리하고 그 카드를 옮겨서 필요한 리스트에 위치하면서 상태를 관리합니다. 마무리가 된 카드는 완료 리스트로 보내서 전체 상태가 종료되었음을 알립니다.
티아고 포로테가 제안한 PARA 방법론은 기존의 카테고리화하여 메모를 관리하는 방법이 아닌 업무 진행 상태에 맞게 메모를 관리하는 방법입니다. 저는 구글 드라이브에서 대부분의 업무를 하고 있고 파일, 콘텐츠를 관리하고 있습니다 마치 탐색기처럼 사용을 하면서 파일을 관리하고 있는데 디렉토리를 카테고리화하여 관리하다 보니 관리비 하는 것은 깔끔하지만 업무는 불편함이 많습니다.
그래서 복잡한 업무를 효율적으로 하기 위하여 사하라 방법을 도입을 했고 기존의 형태 중심으로 파일을 분류하는 방법이 아닌 프로젝트 단위도 폴더를 만들어 관리하고 있습니다. 해당 폴더에는 성격이 다른 제안서 견적서 교육 문서 후기 등 여러 가지 종류의 문서를 한꺼번에 포함하고 있어 깔끔한 성격의 소유자 분들은 다소 불편할 수 있지만 업무 진행 시 바로바로 파일을 이용할 수 있어서 이동의 시간이 줄어듭니다.
PARA 방법론을 이용하여 업무를 진행해 보니 태블로에 칸반보드처럼 업무 중심으로 파일을 관리할 수 있어서 편리했습니다.
또한 구글 드라이브에 검색 기능을 이용하면 해당 폴더 안에 있는 문서도 쉽게 검색할 수 있고 탐색기처럼 컨트롤 c 컨트롤 V 등을 브라우저에서 이용할 수 있기 때문에 폴더를 이동하기도 좋습니다.
이 세상에 가장 좋은 업무 방법은 없듯이 개인이나 사용하는 환경에 맞게 정책을 만들고 그 정책대로 업무를 하는 것이 중요합니다. 또한 회사나 팀의 경우에는 많은 사람이 많은 프로젝트를 진행하면서 많은 파일을 이용하기 때문에 구체적인 사용 방법을 공유해야 합니다.
업무 방법을 서로 공유하고 함께 지키면서 업무를 수행하면 불필요하게 낭비되는 시간을 줄일 수 있습니다. 10%만 줄이더라도 업무 생산성에 10%가 올라갈 수 있는 가장 쉬운 방법입니다.
