회사에서 협업 업무시 채팅의 중요성
카톡대신에 채팅 서비스 선택이 중요합니다.
다른 사람과 회사에서 협업을 통하여 일을 하는 것은 어렵습니다. 같이 일하는 동료가 많고 업무가 복잡하면, 커뮤니케이션도 같이 증가를 합니다. 하지만 더 중요한 것은 그 커뮤니케이션은 업무의 적재적소에서 소통되어야 한다는 것입니다. 소통이라는 단위는 세부적으로 분할되지 못하고 커다란 덩치로 회사에서 이용하다보니 둔하고 효율적이지 못합니다. 이제는 일하는 방법이 재택근무형태로 변하고 있고, 그리고 위해서는 마치 옆자리에 앉아 있어 필요할 때마다 필요한 부분을 소통하던 방식으로 커뮤니케이션을 향상해야 할 것입니다.
대한민국 국민이라면 모두 사용하는 카카오톡. 어느 조직에 가던지 공식 커뮤니케이션 수단입니다. 모임을 가입하거나 회사 프로젝트를 진행하면 편리함의 이유로 강제로 단톡방에 초대되고 모든 대화가 단톡방에서 진행됩니다. 어느 작은 규모의 대학교에 방문해보니 학교 교직원 단톡방이 있는데 모두 메시지가 몇백개씩 남아있었던 것을 보고는 기겁을 했었죠. 사실 소통을 하기 위해서 사용하지만 카톡으로 인하여 필요한 대화가 되지 않는 경우도 많습니다.
규모가 있는 회사에서는 별도의 채팅 서비스를 도입해서 사용하지만, 대부분은 카카오톡을 이용해서 소통을 하다보니 공과 사 구분도 어렵고 정보의 유출 문제 등 다양한 부작용이 나타납니다. 또한, 회사에서 카톡으로 업무를 할 경우에 가장 큰 문제점은 모두 소통이 카톡을 통해서 진행이 된다는 점입니다. 식사 주문도 카톡으로 하고, 회의도 카톡으로 하고, 업무지시도 카톡으로 합니다. 1:1 또는 소규모 대화면 대화 내용을 빠르게 확인할 수 있지만 10명의 팀원들이 여러가지 주제로 이야기 하다보면 대화의 주제를 확인하기 위해서 또 별도의 시간이 소모되는 비합리적인 경험을 하게 됩니다. 개인적으로는 작은 시간이지만 회사 전체로 볼때는 무시하지 못하는 시간이 되고, 이런 작은 시간때문에 야근이 늘어나고 회사생활이 피곤해집니다.
다시 회사 사무실로 돌아가면, 채팅 서비스를 이용하지 않던 시절에는 팀장은 자신이 필요한 내용에 대해서 담당자를 호출합니다. 불려다니는 부하직원은 늘 피곤하지만, 팀장은 자신이 필요할 때 바로바로 호출해서 궁금증을 해소하고 필요한 업무를 지시할 수 있습니다. 진행내용에 대한 확인도 자신이 기록하지 않고 담당직원에게 시켜서 계속 확인할 수 있습니다. 물론 기억력이 좋다면 했던 대화내용을 모두 알고 지시할 수 있지만, 그렇지 못한 경우에는 담당직원이 업무의 진행내용 등을 리마인드 해주고 관련된 자료를 보여줄 것입니다. 팀장이 가지고 다니던 커다란 수첩에는 이런 내용들이 들어있어, 업무체크를 수첩중심으로 하고 필요한 내용은 직원을 호출하여 업무를 진행했습니다.
하지만, 모두가 카톡을 사용하고 코로나로 인하여 더이상 회사로 출근하지 못하게 되면서 이런한 팀장의 호출은 없어지고 회사 팀원방에 카톡만 불이 났습니다. 단톡방은 업무별로 소통하지 못하고 너무 많은 사람이 한공간에서 서로 다른 이야기를 합니다. 같은 사람과도 협업하는 것들이 다른데 한 공간에서 다른 주제를 가지고 이야기하면 비효율적입니다. 소통의 방법이 세분화되고 같은 주제로 연속되게 소통하는 것이 중요합니다.
채팅을 회사에서 잘 사용하기 위해서는 채팅의 특징을 잘 이용해야 합니다. 회사에서 원격으로 사용할 수 있는 방법은 이메일 또는 직접 통화입니다. 이메일은 공식적이며 많은 정보를 전달할 수 있고, 직접통화나 화상미팅은 대화를 하면서 소통하는 장점이 있습니다. 반면에 채팅은 비동기화 방식이고 짧은 글로만 구성이 되어 있습니다. 하지만 채팅에는 짤은 대화를 곳곳에 기록할 수 있는 장점이 있습니다. 다른 사람과 협업하는 문서에, 이번주 할일 목록에, 파트너와 업무 진행 처리에, 팀장과의 업무보고 등에 지속적으로 메시지를 남기고 확인할 수 있습니다. 대화나 이메일에서는 할 수 없는 내용들이기 이렇게 곳곳에 기록을 하게되면 업무파악도 쉽고 꼭 필요한 사람들만 방을 만들고 게시물을 만들어서 계속 소통할 수 있습니다. 짤은 대화는 일정에 할일로 등록이 되고 업무를 맡은 사람의 할일 목록에 자동으로 나타나게 됩니다. 물론 채팅으로 소통이 안된다면 영상회의로 일정을 잡아서 소통할 수 있습니다.
디지털 시대에 디지털 도구를 이용하여 소통하면 효율적입니다. 특히 요즘과 같은 팬데믹 시대에는 일하는 장소가 유연해야 합니다. 끊김없이 장소에 상관없이 연속된 소통방법은 업무 생산성을 올릴 수 있습니다. 무료로 사용하는 카톡대신에 조직과 업무에 맞는 디지털 소통도구의 도입은 중요합니다. 디지털을 잘 모르는데 너무 복잡한 도구를 사용하는 것도 문제이고, 업무에 맞지 않는 소통도구를 사용하는 것도 좋지 않습니다. 여러가지를 사용해보고 구성원들에게 효과적인 도구를 사용해야 합니다.
