#10. 조직에서 인정받는 방법
공유하는 습관을 들이자
공유하는 습관은 업무에 있어서 필수적이다. 공유는 내가 아는 정보를 다른 사람에게 전달하는 행위이다. 공유는 자신이 자리를 비웠을 때 누군가 채워줄 수 있도록 도와준다. 이러한 상호 보완은 조직을 튼튼하게 운영하는데 매우 중요한 역할을 한다. 상호 보완을 할 수 있으려면 서로의 업무에 관심을 갖고 함께 성장한다는 의미이기 때문이다.
정보를 공유하는 방식은 다양하다. 문서로 남길 수도 있고, 회의를 통해 구두로 전달할 수도 있다. 상황에 맞게 적합한 방법을 사용하는 게 가장 좋다. 기본적으로는 문서작성을 권장한다. 문서는 한 번만 쓰면 공유하기 간편하다. 말로 설명하면 매번 마주치는 사람마다 물어볼 수도 있다. 심지어는 들었는데도 잊어버려서 재차 설명을 요청하기도 한다. 다만, 급하게 행동을 취해야 하는 상황이면 구두 전달이 효과적이다. 상황이 마무리되면 전체적인 내용을 문서로 공유할 수 있다. 그러면 사람들에게 구구절절 설명할 필요가 없어진다.
정보를 공유하지 않으면 사일로(Silo) 현상이 발생한다. 사일로 현상은 개인 혹은 조직 내에 정보를 독점하고 외부와 소통하지 않는 현상을 의미한다. 사일로는 업무를 점점 비효율적으로 만든다. 사일로 조직 내에서는 담당자가 자리를 비우면 이를 다른 사람이 채워주지 못한다. 업무에 필요한 정보나 콘텍스트가 없기 때문이다. 또한 담당자를 찾는 것조차 많은 노력을 요구한다. 문서가 잘 정리되어 있지 않다면, 최악의 경우 담당자를 못 찾을 수도 있다. 큰 손실이 발생할 수 있는 위기상황이라면 상당한 위험을 초래할 수 있다.
공유는 중요하지만 쉽지 않다. 글쓰기에 익숙하지 않다면 처음부터 난관에 봉착한다. 글을 쓰더라도 전체적인 내용을 명확하게 알아야 한다. 본인이 이해한 만큼 쉽고 명확하게 적을 수 있다. 다른 사람이 모호하게 알고 있다면, 제대로 공유하지 못했다는 의미이다. 더불어 정보의 양이 많은 경우에는 요약이 필요하다. 주제와 관련 없는 내용은 지우고 핵심 위주 정리해야 올바르게 정보를 나눌 수 있다.
자신의 업무 중 새롭게 알게 된 사실을 팀원에게 공유해 보면 어떨까. 혹은 현재 진행 중인 프로세스가 어떤 이유 때문에 막혀있는지를 공유할 수도 있다. 구구절절 설명할 필요는 없다. 한두 줄 정도면 충분하다. 이러한 내용은 딱히 답변을 기대하지도 않기 때문에, 보는 사람이 부담 없이 받아들일 수 있다. 운이 좋다면, 문제를 해결해 줄 수 있는 사람이 답을 해줄 수도 있다.
함께 일하는 환경에서 공유는 그 무엇보다 중요하다.
정보가 개인에게 갇히지 않도록 늘 주의해야 한다.
