[職四] 보고서 업그레이드!
직장인의 사계 - 여름(직장에서 자주 쓰는 보고서 스트레스 줄이기)
벌써 1년의 절반이 넘어 하반기로 하염없이 흘러가고 있습니다. 이 시점이 되면 보통 지난 시간을 리뷰해 보며 부족한 부분을 메울 캐치업 방안을 보고하라는 등의 요구가 저 위로부터 내려오곤 합니다. 직장인은 품의서나 보고서를 쓸 일이 많습니다. 왜냐하면 직장에서의 소통 언어는 결국 품의, 보고이니 말이죠.
막상 보고를 할라 치면 막막할 때가 있습니다. 이럴 때 아래의 몇 가지 사항을 고려하신다면 모양 빠지는 보고서는 피하실 수 있을 거예요.
첫째, 사전 정보 확인 하기!
우선 과제를 받을 때 확인할 몇 가지 사항이 있습니다.
목적 : 무엇을 위한 것인가? (단순 품의 보고인지 설득을 위한 것인지)
납기 : 언제까지 완성해야 하는가?
품질 : 대응형 자료인지 깊이가 있어야 하는 자료인가? (번트냐 홈런이냐)
독자 : 최종 소비자는 누구인가? (내부, 외부, 그룹 등 상위부서)
성격 : 자료가 취합을 위한 기초 자료인가? 아니면 그 자체로 완성본인가?
위의 다섯 가지 사항을 미리 확인하여야 방향을 수월하게 잡고 시간 낭비를 줄일 수 있습니다. 예를 들어, 자료 취합을 위한 기초 자료인데 외관에 너무 신경 쓰면 헛수고가 될 확률이 높습니다. 반면 외부 혹은 높은 곳까지 가는 보고서면 보통 겉모습도 치장을 잘해야 합니다.
둘째, 중간 방향 점검 하기!
우리는 사업가가 아닙니다. 특히나 내가 회사의 최종 보스가 아닌 이상 윗사람에게 자료를 올리는 형태가 많습니다. 그러니 중간에 변동사항이 없는지 확인해야 합니다. 첫째 단계에서 기본정보를 수집하였으니 그에 준하여 보고서를 시작하되 변화에 미리 대비해야 합니다. 열심히 완성시켜 놓았더니 '이 산이 아니라, 저 산인가 보다'하는 상황처럼 맥 빠지는 경우도 없습니다. 그러니 중간 점검은 꼭 필요합니다. 보통 일을 시작할 때 점검하고 나서는 30% 진도 나갔을 때, 70% 정도 진도 나갔을 때 확인하는 것이 좋습니다. 단순한 일이라면 중간에 한 번 정도만 체크하면 됩니다.
셋째, 보고 전 내용 점검하기!
이 단계는 자가검열의 단계입니다. 친하거나 믿을 만한 동료가 있다면 한 번 보여주는 것도 좋습니다. 그분에게 설명을 해 보면서 본인이 원하는 바를 얘기해 보는 것도 좋은 점검절차가 될 수 있습니다. 사람이 늘 타인과 부딪히며 살아가는 건 '자기 객관화'가 어렵기 때문입니다. 그렇기에 나, 내가 소유한 것, 내가 만들어낸 것에 대한 높은 수준의 자긍심을 배제한 제3의 시선이 필요한 겁니다. 내가 봤을 땐 너무도 잘 쓴 것 같은 보고서가 타인의 시선으로 바라보면 '영 아니올시다'일 수도 있습니다.
'좋은 보고서는 의문이 생기지 않아야 한다'라고 저 위에 계신 분이 그러시더라고요. 그러니 가능하면 윗분들이 알고 싶어 하시는 내용, 즉 '얼마를 쓸 것이며, 어떤 일을 해서 어떤 효과를 가져올지'를 기본적인 뼈대로 삼아야 큰 오차가 없습니다.
넷째, 외관도 그럴듯하게 꾸미기!
명품옷을 입으라는 얘기가 아니라, 적어도 깔끔하게는 입으라는 얘기입니다. 형태는 중요하지 않다며, 실제 내용이 중요하다고 말들은 하지만 사인하는 입장이 되면 깔끔하게 정리된 보고서가 잘 읽히기도 하고, 잘 읽히다 보니 사인하기도 좋습니다. 하나를 보면 열을 안다고 하지요. 윗분들은 종종 보고서의 틀만 봐도 얼마나 심도 있게 문제를 고민했는지를 알 수 있다고들 농담 식으로 말씀하시더라고요.
윗분의 연세가 많으시다면 글씨 크기도 키우는 등의 기본적인 배려는 기본입니다. 아무리 좋은 내용이라도 읽는데 불편하면 내용은 같이 불편해질 수밖에 없습니다.
그러니 깨끗하게 차려입는 건 낭비가 아닌 필수요건이라 할 수 있습니다. 위로 갈수록 많은 보고서를 접합니다. 그러니 빠른 의사결정을 위해서는 멀끔한 차림새도 중요합니다.
마지막으로, 오타도 한 번 체크해 주세요!
특히나 회사에서 중요시하는 숫자에 관한 부분은 엑셀만 믿지 말고 꼭 계산기로 다시 한번 두드려 보시는 자세가 필요합니다. 아무리 잘 완성된 보고서라도 한 개의 오타, 그것도 숫자에 오타가 있다면 그건 치명적인 결과로 돌아옵니다. 그러니 숫자가 이상하지는 않은지 확인해 보시고, 특히나 저 높은 곳으로 가는 보고서의 경우 세밀하게 하나씩 두드려 볼 필요가 있습니다.
이 외에도 많은 것들을 신경 써야 하지만 보고라는 것도 결국 스토리텔링입니다. 재미있는 이야기는 '그렇구나'를 연신 내뱉게 하며, 이야기하는 사람에 끌려 그가 원하는 결론에 독자도 모르게 도달하게 합니다. 보고서가 재미있을 수는 없겠지만 적어도 지루하지는 않아야 합니다. 좋은 이야기처럼 읽는 윗분의 고개를 끄덕이게 하는 보고서라면 큰 무리 없이 원하는 목적을 이루실 수 있을 겁니다.
