직장인의 글쓰기 - 제목은 카피라이팅 하듯
공학 전공 직장인이, 기술 대기업에서, 기획을 통해 배운 것을 토하다
보고서를 작성할 때 고려해야 할 사항을
'보고서 작성 7가지 핵심요소'라는 이름으로 좀 더 구체적으로 다룬다.
1. 프롤로그
2. 보고서 작성 전에 생각할 것
3. 제목은 카피라이팅 하듯 ◀
4. 핵심요소 1 논리성
5. 핵심요소 2 구조화
6. 핵심요소 3 목차 구성
7. 핵심요소 4 가독성
8. 핵심요소 5 시각화
9. 핵심요소 6 단어와 용어
10. 핵심요소 7 맞춤법과 띄어쓰기
11. 마무리 잘하기
제목이 왜 이래?
''제목을 읽고 나면 보고서의 전체적인 방향이 보이는가?'
이 질문에 답을 할 수 없다면 다시 제목을 지어야 합니다. 보고서나 이메일을 볼 때 가장 먼저 접하는 것이 제목인데, 제목만 보고도 보고서의 방향을 알 수 있는 것이 바람직합니다.
제목을 지을 때는 이렇게
첫 번째, 제목만 읽었을 때 보고서의 방향을 알 수 있도록 한다.
제목을 보고도 내용을 추정할 수 없다면 다시 써야 합니다. 결론을 알 수 있도록 쓸 수 있다면 가장 좋고, 다양한 내용을 담은 경우네 하나의 결론을 낼 수 없다면 최소한 핵심 내용을 유추할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
두 번째, 독자의 입장에서 쉽게 이해할 수 있도록 쉬운 용어와 단어를 사용한다.
경우에 따라 다르지만, 보고서의 내용이 전문적이고 기술적이어서 보고를 받는 사람이 이해하기 어려울 수도 있습니다. 이 때는 최대한 쉬운 용어로 대체하거나 풀어쓰거나 부연설명 하는 것이 좋습니다. 조직명 등이 영어로 되어 있는 경우에는 반드시 해당 조직의 역할을 쉽게 각주 등을 이용하여 부연 설명해야 합니다.
세 번째, 적합한 단어를 이용하여 구체적으로 표현한다.
같은 의미가 있는 단어라도 받아들이는 느낌이 매우 달라질 수 있습니다. 전체 내용과 적합한 단어를 적절한 단어를 사용해야 합니다. AI 도구를 이용하거나, 온라인 사전으로 유의어를 찾아보는 것도 좋은 방법입니다.
네 번째, 20자 내외로 간단하고 명료하게 작성한다.
특정 단어를 삭제해도 보고받는 사람이 이해할 수 있다면 삭제합니다. 다섯에서 열 단어로 된 짧은 문장에서 간결함은 돋보이게 됩니다.
제목을 잘 구성하는 방법
① 제목을 읽었을 때 보고서의 방향이나 핵심내용을 알 수 있도록
② 독자의 입장에서 쉽게 이해할 수 있도록 쉬운 용어/단어 사용
③ 적합한 단어를 선택하고 구체적으로 표현
④ 불필요한 단어는 삭제하고 20자 이내로 간단명료하게
제목을 만들기 어렵다면
제목을 만들기도 어려운 사람이라면 좋은 팁을 한 가지 이야기하려고 합니다. 일단 다른 사림이 '이 보고서가 무엇인지 한 문장으로 설명해 줘'라는 요청을 받았다고 가정해 보겠습니다. '이 질문을 받을 때 어떻게 설명하지?'를 떠올리면서, 말할 내용을 우선 문장으로 써 봅니다. 30 단어나 50 단어가 되더라도 상관없습니다.
그다음 의미를 잃지 않는 수준에서 어떤 단어는 삭제하고, 어떤 단어는 함축적인 단어들로 대체해 가면서 제목을 20 단어 이하로 요약합니다. 앞서 말했듯이 AI 도구나 사전을 활용하면 좋습니다.
상사/동료 들로부터 사랑받는 이메일 제목
직장인의 글쓰기에 또 다른 한 축이 있다면 이메일입니다. 이메일을 쓸 때 제목을 대충 작성하고 있다면 그 습관도 바꾸는 것이 좋습니다. 예를 들어, '보고서 작성법 관련' 보다는 '효율적인 보고서 작성법에 대한 세미나(시간/장소)'라고 작성하면, 이메일을 받는 사람은 제목만 보고도 내용의 80%를 이해할 수 있습니다. 메일을 열람하지 않고도 목적을 파악할 수 있다면 시간을 절약할 수도 있고, 나중에 검색해서 찾는 것도 용이합니다.
이런 제목은 피하자.
'보고서 작성법 관련'
'Re:Fw:Re:Re:Re ㅇㅇㅇ팀 오늘 회의'
이렇게 바꾸자.
효율적인 보고서 작성법 세미나 - 9/9(수) 13시
ㅇㅇㅇ팀 33주차 주간회의 결과 및 업무 계획
잊지 마
제목은 첫인상이야
※ 큰 프로젝트의 결과보고 같은 보고서는 다루는 내용이 너무 많기 때문에, 제목 한 줄로 모든 것을 표현할 수 없는 경우도 많다. 그런 경우 부제를 이용하는 방법도 있습니다.
