직장인의 글쓰기 - 핵심요소 1 논리성
공학 전공 직장인이, 기술 대기업에서, 기획을 통해 배운 것을 토하다
회사에서 글쓰기를 할 때
어떤 것들을 고려해야 할까?
보고서를 작성할 때 고려해야 할 사항을
'보고서 작성 7가지 핵심요소'라는 이름으로 좀 더 구체적으로 다룹니다.
1. 프롤로그
2. 보고서 작성 전에 생각할 것
3. 제목은 카피라이팅 하듯
4. 핵심요소 1 논리성 ◀
5. 핵심요소 2 구조화
6. 핵심요소 3 목차 구성
7. 핵심요소 4 가독성
8. 핵심요소 5 시각화
9. 핵심요소 6 단어와 용어
10. 핵심요소 7 맞춤법과 띄어쓰기
11. 마무리 잘하기
보고서 내용이 최소한
'말은 돼야지'
논리성은 직장인의 글쓰기에서 가장 기본입니다. 주요 키워드는 논리적 사고, 증거기반, 객관적인 데이터, 구체적인 근거라고 생각할 수 있습니다. 논리적이지 않고 주장하는 바를 뒷받침하는 근거나 데이터가 없다면 보고서의 신뢰도는 높을 수가 없습니다.
논리적으로 생각할 때 떠올릴 것들
Logical thinking이라는 말이 있습니다. 문제를 해결하거나 결정을 내릴 때 명확하고 체계적으로 사고하는 과정입니다. 또한, 정보를 분석하고, 패턴을 찾아내며, 근거와 논리에 기반한 합리적인 결론을 도출하는 것을 의미합니다. 그렇다면, 보고서를 작성할 때 어떻게 생각하면 좋을까요?
첫 번째, 보고 받는 입장에서 '그래서?'와 '왜?'에 대해 계속 자문한다.
보고서의 신뢰도를 높이고 내용을 깊게 만드는 질문 중에 두 가지 질문이 가장 중요합니다. '그래서(So what)?'은 결론을 찾아가는 과정을 이어나갈 수 있는 질문입니다. '왜(Why)?'는 원인을 찾기 위한 가장 좋은 질문입니다. 물론, 이 질문법은 초등학생도 압니다. 하지만, 보고서를 쓸 때 이 질문을 얼마나 많이 하는지에 따라 깊이가 달라집니다. 주의할 점으로는, 생각하는 관점을 내가 아닌 보고를 받는 사람 입장에 두어야 한다는 것입니다.
두 번째, 중복과 누락을 피한다.
상사가 '한 이야기를 또 하고 또 하면' 어떤 기분이 들까요? 후임에게 여러 가지를 요청했는데 몇 가지는 누락한다면 어떨까요? 말로 대화를 할 때는 서로 묻고 답하는 과정에서 결론을 찾아가지만, 보고서는 글이기 때문에 중복과 누락에 대해 더 민감합니다.
컨설팅사 맥킨지는 문제해결을 위해 만든 MECE 이론은 정립했습니다. 이 이론은 매우 간단하고 기본적이지만 유용한 도구가 됩니다. 문제점, 원인, 해결방안 등 모든 내용에 대해 적용할 수 있는데, 간단하게 말해서 중복과 누락이 없어야 한다는 것입니다.
세 번째, 보고서 내의 키워드 들을 여러 관점에서 엮어 본다.
사고를 확장하는 방법으로 키워드들을 연결해 보는 것을 추천합니다. 이 방법은 Risk에 대해 다시 한번 생각하게 하고, 보고서 자체의 부족한 점을 도출할 수 있는 수단이 됩니다. 이미 결론을 내린 상태에서 보고서를 쓰더라도 반드시 서로 반대되는 상황을 연상해 보길 바랍니다.
예시) 사고를 확장하는 키워드 연결 예시
시작과 끝
현상과 숨어있는 의미
원인과 결과
장점과 단점
강점과 약점
위험과 기회
논리성을 확보하기 위한 생각 방법
1. 보고를 받는 입장에서, 끝이 보일 때까지 이유에 대한 이유를 계속해서 물어라
So What?(그래서?), Why So?(근거는?)
2. 중복과 누락을 피하라
스토리(흐름)이든 나열(병렬)이든 동일 레벨에서는 내용의 「중복과 누락」이 없어야 한다
MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive, 상호 배타적이면서 모든 것을 포괄하는 것)
3. 키워드들을 논리적으로 엮어 보자
시작/끝, 현상/숨어있는 의미, 원인/결과, 장점/단점, 강점/약점, 위험/기회
지겹다...
초등학생도 아는 6하 원칙
논리성 점검을 위한 6하 원칙
그만큼 쉽고 기본적이지만, 보고서를 작성할 때 항상 떠올려야 하는 콘셉트입니다. 논리성 점검하는 측면에서 문서 전체, 단락에 6하 원칙을 적용해서 생각해 보는 것이 좋습니다. 물론 내용 자체나, 앞뒤 관계에 따라 6가지 질문에 적용이 안되거나 생략되기도 합니다. 이렇게 생각하는 습관이 필요한 이유는 독자, 즉 보고를 받는 사람의 입장에서 생각할 수 있기 때문입니다.
6하 원칙은 여섯 가지이지만, 사실 상황에 따라 질문은 여러 가지 형태로 변화됩니다. 예를 들어, 'Who?'는 누가 수행하는가, 누구에게 적용되는가, 누구를 설득해야 하는가? 등이 될 수 있습니다. 'What'이라면, 무엇이 문제인가, 무엇을 할 것인가, 어떤 장점과 단점이 있는가? 어떤 위험이 있는가? 등이 있습니다.
Who / Whom : 주어가 누구인가? 행위 주체가 누구인가? 누구에게 적용되는가?
When / How long : 언제부터? 언제까지? 얼마동안?
Where : 장소는 어디인가? 온라인이라면 어떤 플랫폼인가?
What : 무엇이 문제인가? 무엇을 할 것인가? 어떤 장점/단점/위험이 있는가?
How / How much : 어떻게 실행할 것인가? 얼마의 리소스(인력/비용 등)가 필요한가?
Why : 원인이 무엇인가? 왜 보고하는가? 왜 해야 하는가?
마지막으로, 어떻게 보고서를 써야 할지 막막할 때
보고서를 어디부터 시작할지 모르거나, 떠오르는 것은 많은데 정리가 안될 때가 있습니다. 보통 사안이 복잡하거나, 너무 다양한 이슈를 한 번에 다루어야 할 때가 가장 어려움을 느끼게 됩니다. 사실 이런 생각이 든다면, 보고서 작성에 대한 역량뿐만 아니라 문제해결에 대한 역량이 더 필요할 수도 있습니다.
이때 가장 먼저 해야 할 것은 (1) 내용들을 열거하고, (2) 상하 관계를 생각하면서 내용 별로 수준을 정하는 것입니다. 마지막으로, (3) 비슷한 것들을 묶어서 이름을 붙여보면 좋습니다. 이런 세 번의 과정만 거쳐도 복잡한 것을 단순화할 수 있게 됩니다.
막막할 때는,
생각나는 것들을 모두 열거한다.
상하 관계를 고려하면서 수준을 정한다.
비슷한 내용을 Grouping 하고 이름을 붙인다.
말은 되는
보고서를 쓰자
