직장인의 글쓰기 - 핵심요소 2 구조화
공학 전공 직장인이, 기술 대기업에서, 기획을 통해 배운 것을 토하다
회사에서 글쓰기를 할 때
어떤 것들을 고려해야 할까?
보고서를 작성할 때 고려해야 할 사항을
'보고서 작성 7가지 핵심요소'라는 이름으로 좀 더 구체적으로 다룹니다.
1. 프롤로그
2. 보고서 작성 전에 생각할 것
3. 제목은 카피라이팅 하듯
4. 핵심요소 1 논리성
5. 핵심요소 2 구조화 ◀
6. 핵심요소 3 목차 구성
7. 핵심요소 4 가독성
8. 핵심요소 5 시각화
9. 핵심요소 6 단어와 용어
10. 핵심요소 7 맞춤법과 띄어쓰기
11. 마무리 잘하기
아무나(?!) 글을 쓰고 책을 만들 수 있는 시대
시대가 변하면서 하드웨어적으로는 각종 제품과 인프라의 질이 향상되어 가고 소프트웨어적으로는 지식의 공유가 활발해졌습니다. 특히 코로나 팬데믹 모든 산업군에서 큰 변화들이 일어나고 있는데, 출판 업계도 크게 다르지 않은 것 같습니다. 기존에는 기획 출판사 중심의 시장이었지만, 지금은 독자가 주문을 하면 책을 제작하는 POD(Publish On Demand) 서비스도 많아졌고, 독립출판, 1인출판을 하는 사업가들도 많이 생겼습니다.
문제는 이런 책들이나 넘쳐나는 온라인 글들이 수준 이하인 경우를 종종 보게 됩니다. 내용의 논리가 갖추어진 후 가장 중요한 것은 무엇일까요? 책 전체, 소제목 전체, 단락에서 구조화가 이루어져야 합니다. 보고서도 마찬가지인데, 몇 페이지로 작성이 되든 보고서는 하나의 책처럼 구조화가 잘 되어야 합니다.
(어떤 팀장의 넋두리)
내용이 왔다 갔다
글의 구조가 엉망이네...
내가 그냥 다시 쓸까?
글을 쓰는 데 있어 논리성은 기본적인 자질을 갖추는 것과 같습니다. 즉, 논리성은 보고서에 담아야 할 것을 모두 포함하는지에 대한 답이라고 볼 수 있는 반면, 구조화는 이 논리성을 효과적으로 구성하는 방법론이라고 할 수 있습니다. 논리성이 바닥공사라고 하면 구조화는 뼈대를 세우는 것과 같다고 할 수 있겠습니다.
만약 글을 쓸 때 가장 중요한 것이 무엇인지 필자에게 물어본다면, 고민 없이 구조화라고 말합니다. 사실 글을 구조화를 하는 과정에서 상당 부분의 논리성은 자연스럽게 확보되기도 합니다. 또한, 구조화가 제대로 됐다면 보고서의 50%가 완료됐다고 말할 수도 있습니다.
상사가 가장 좋아하는 글은 무엇일까? '구조화까지는 완료된 글'입니다. 구조화가 제대로 안 되어 있는 글은 '아예 다시 쓰는 게 나은' 경우가 많기 때문입니다.
구조화만 완성되면 50%는 끝난다
첫 번째, 집을 제대로 짓는 것은 '구조적으로 생각하는 것으로부터 시작한다.
글에서 '구조'라는 것의 핵심은 계층화, 즉 Hierarchy입니다. 상하 수준을 분류하는 것이라고 할 수 있는데, 이를 분석하기 위한 방법으로는 마인드맵, 로직트리, 피쉬본다이어그램 등이 있습니다. 하지만, 알고 보면 이런 것들은 형태만 다를 뿐 모두 상하를 분석하고 보기 쉽게 배치한다는 관점에서 같습니다.
두 번째, 구조화를 할 때 '3'이라는 숫자를 떠 올려 보자.
파레토의 법칙을 아는 분이 많을 것으로 안다. 80:20 법칙이라고도 알려져 있는데, 쉽게 이야기하면 20%의 원인이 80%의 결과에 대응한다는 논리입니다. 실생활에서 예를 든다면, 우리나라 인구의 80%는 대한민국 국토 전체 면적의 20% 이내의 땅에서 삽니다. 시장에 판매된 제품에서 100개의 불량품이 발견됐고 불량원인이 10가지라면, 이 중 80개의 불량품은 두 가지 원인에 의해 발생합니다.
사례, 방법, 원인 등을 열거하는 경우, 여러 가지 항목들 중에 2개 또는 3개가 핵심인 경우가 많습니다. 따라서, 회사에서 보고서를 쓸 때는 우선순위가 높은 2개 또는 3개를 중심으로 구조를 생각하는 것이 좋습니다. 우선순위가 떨어지는 것들을 버리라는 의미가 아닙니다. 중요한 것을 먼저, 그리고 중심 있게 다루라는 뜻입니다.
세 번째는 MECE이다.
앞선 글에서 논리성을 검토할 때 중복과 누락이 없어야 한다고 언급했습니다. 글 전체를 구조화할 때에도 역시 MECE는 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 한 가지 내용을 특별한 이유 없이 반복적으로 언급하거나, 물어본 것을 빠뜨리는 것은 기본이 안 됐다는 것을 들키는 것과 같습니다.
구조화를 하기 위한 생각
1. 집을 짓자 - 구조적으로 생각하라
계층(Hierarchy) 구성방법 : 마인드맵, 로직트리, 피쉬본다이어그램
2. ’ 3'이라는 숫자의 힘을 믿어라 - 무조건 많다고 좋은 것이 아니다 (feat. 80:20 법칙)
원인, 사례 등은 3개 이내로 - 아무리 많아도 4개까지만
3. MECE는 언제나 적용된다.
구조가 흐름이든 병렬이든 동일 레벨에서 내용의 '중복과 누락'이 없어야 한다
구조화하는 것이 어렵다면
과제를 받았는데 막막해
무엇부터 시작해야 해?
구조화하는 것이 어려울 때에는 어떻게 해야 할까요? 논리성에서도 잠깐 언급했던 것과 유사한데, 아래 순서대로 해보는 것을 권합니다.
첫 번째, 생각나는 것을 모두 적는다.
이때 빈 종이에 리스트업을 할 수도 있고, 포스트잇 한 장에 한 가지 아이템을 적습니다. 포스트잇을 사용하는 경우, 다음 단계에서 분류와 순서 변경을 편하게 할 수 있습니다.
두 번째, 유사 항목을 묶는다.
처음에 머릿속으로만 생각할 때는 개별 아이템들의 수준이 뒤죽박죽일 겁니다. 그래서, 다음 단계로서 유사한 항목으로 분류해야 합니다.
세 번째, 상대적으로 덜 중요한 것을 버린다.
파레토의 법칙을 다시 떠 올립니다. 보고서에서 핵심을 관통하는 아이템은 많아야 서너 개입니다. 브레인스토밍 단계에서는 모든 항목을 적어 나가는 것이 좋지만, 정리 단계에서는 경중을 가려서 중요한 것을 위주로 검토해야 합니다. 상대적으로 중요하지 않은 것들은 언제든 다시 추가할 수 있으므로 고민 없이 버리면 됩니다.
네 번째, 상하위 레벨을 결정한다.
계층화를 할 때가 됐습니다. 마인드맵, 로직트리, 만다라트 같은 방법을 이용할 수 있는데 가장 많이 알려진 것이 마인드맵이라고 할 수 있습닏. 윈도우 기반 상용 프로그램 중에 무료로 사용할 수 있는 것도 있으니 시험 삼아 사용해 보는 것도 권합니다.
마지막으로, 목차를 결정합니다.
목차를 결정하는 것은 구조화의 결과물이라고 할 수 있습니다. 목차를 정하는 방법은 다음 글에서 더 상세하게 다루겠습니다.
어디에서부터 시작할지 모르겠다면
① 생각나는 것, 말하고 싶은 모든 항목을 나열한다 : 리스트업, 브레인스토밍
② 유사 항목별로 묶는다(그룹핑) : 포스트잇 활용(종이, 파워포인트)
③ 상대적으로 덜 중요한 것을 버린다(80:20) : 중요한 것부터 + 아이템은 서너 개만
④ 상/하위 레벨을 구성한다(Hierarchy)
마인드맵, 로직트리, 만다라트
⑤ 목차를 결정한다
구조화를 위해 사용할 도구들
구조화를 위해 마인드맵, 로직트리, 피쉬본다이어그램 등을 사용할 수 있습니다. 그런데 알고 보면. 이것들은 Hierarchy(상하구조)를 가지고 있는, 사실상 같은 형태라고 볼 수 있습니다.
단단한 집을 지어야 오래 살 수 있듯이
글도 단단한 구조를 갖추어야 해
