직장인의 글쓰기 - 보고서 작성 전에 생각할 것

공학 전공 직장인이, 기술 대기업에서, 기획을 통해 배운 것을 토하다

회사에서 글쓰기를 할 때
어떤 것들을 고려해야 할까?

보고서를 작성할 때 고려해야 할 사항을

'보고서 작성 7가지 핵심요소'라는 이름으로 좀 더 구체적으로 다룬다.

1. 프롤로그

2. 보고서 작성 전에 생각할 것 ◀

3. 제목은 카피라이팅 하듯

4. 핵심요소 1 논리성

5. 핵심요소 2 구조화

6. 핵심요소 3 목차 구성

7. 핵심요소 4 가독성

8. 핵심요소 5 시각화

9. 핵심요소 6 단어와 용어

10. 핵심요소 7 맞춤법과 띄어쓰기

11. 마무리 잘하기

잘 작성된 보고서는
리더가 올바른 의사결정을 하도록 돕고
생산적인 협업을 하는데 기여한다

잘 작성된 보고서는 어떤 것일까?

보고서는 업무를 효과적이고 효율적으로 수행하는 수단으로써 리더에게는 올바른 의사결정을 할 수 있도록 합니다. 또한, 이해관계자들이 생산적인 협업을 하는데 기여하기도 하고요. 이때 간단하고 명료하게 작성한 보고서는 빛을 발한다.

잘못 작성된 보고서는
읽기 어렵다, 명확하지 않다, 그냥 보기 싫다.

내가 쓴 보고서가 이렇지는 않을까?

두 가지 상황을 생각해 볼 수 있다. 서면으로만 보고하는 경우, 잘못된 보고서는 경영층이나 상사가 보고서 내용을 바로 알아차리기 힘들고, 내용에 대해 오해하기도 한다. 그러면, 당초에 대면으로 보고할 것이 아니었는데 보고를 받는 사람은 보고자를 불러 대면으로 설명을 듣게 된다.

회의자료와 보고서를 겸하는 경우도 생각해 볼 수 있다. 이런 보고서는 회의의 흐름에 맞추어 작성이 되어야 한다. 그렇지 않으면 보고 내용을 검토하다가 회의가 불필요하게 길어지는 경우도 종종 발생한다.

잘못 작성된 보고서는 이런 특징이 있다.

첫 번째로, 읽기 어렵다. 읽어도 내용 파악이 잘 안 된다는 뜻입니다. 이런 보고서의 특징은, 전체 내용 파악에 시간이 많이 걸리고, 보고 내용을 설명해주지 않으면 내용 파악이 어렵기도 하며, 보고하거나 읽어볼 때 앞뒤로 왔다 갔다 해야 하는 경우도 많습니다.

두 번째로, 명확하지 않다. 논리와 근거가 부족한 경우가 있을 수 있습니다. 정량화가 가능한 부분임에도 모호한 표현을 사용하든지 정성적인 표현으로 뭉개며, 읽을수록 궁금한 점이 더 많이 생기기도 합니다.

세 번째로, 그냥 읽기 싫습니다. 보는 것 만으로 답답해지는 보고서를 이야기합니다. 내용에 비해 페이지수가 너무 많거나 글자가 빽빽하여 읽기도 전에 질립니다.

잘못된 보고서는...

1. 읽기 어렵다
① 전체 내용 파악에 시간이 많이 걸린다
② 설명해주지 않으면 내용 파악이 어렵다
③ 보고하는 중에 앞뒤로 왔다 갔다 해야 한다

2. 명확하지 않다
  ① 논리와 근거가 부족하다
  ② 모호한 표현을 사용하거나 정성적인 표현으로 뭉갠다
  ③ 읽을수록 궁금한 점이 더 많이 생긴다

3. 그냥 보기 싫다
  ① 내용에 비해 페이지 수가 너무 많다
  ② 글자가 빽빽하여 읽기도 전에 질린다

육하원칙은 초등학생도 알지만
왜 다들 잊고 사는 걸까?

보고서를 작성하기 전에 반드시 확인해야 할 것

업무용 글쓰기, 즉 보고서를 작성할 때 기본적으로 알아야 할 요소에 대해 알아보자. 대학생이라면 리포트 작성 시에도 같은 방식을 적용하면 유용하다. 지시를 하는 사람이 구체적인 사항을 명확히 하지 않을 수도 있기 때문에, 아래 육하원칙에 기반한 네 가지 사항은 반드시 사전에 확인해야 한다.

1. 누가 누구에게 보고하는가?

보고하는 주체와 보고받는 대상 모두를 명확히 해야 한다. 특히, 보고자가 내가 아닌 다른 사람이라면, 보고할 사람의 입장에서 내용을 작성해야 하므로 더 세심한 준비가 필요하다.

2. 보고 일정은 언제인가?

1차 초안, 중간본, 최종본 작성 일정을 계획하려면 보고 일정을 정확히 파악해야 한다. 1차 초안은 방향성을 잡는 데 중요한 역할을 하므로 최대한 빠르게 상사나 관련자에게 피드백을 받는 것이 좋다. 상사가 일정에 대해 언급하지 않을 경우, 가장 먼저 물어보는 것이 바람직하다.

3. 보고서의 목적은 무엇인가?

보고서가 단순히 현황을 공유하기 위한 것인지, 의사결정을 받기 위한 것인지 목적을 명확히 해야 한다. 이는 결론의 방향과 보고서의 틀을 설계하는 데 필수적인 요소이다.

4. 어떤 방식으로 보고되는가?

대면 보고인지, 이메일 보고인지에 따라 보고서의 형태와 수준이 달라질 수 있다. 보고서가 문서 형태로 전달된다면 워드인지, 파워포인트인지 양식도 미리 합의해야 할 필요가 있다. 또한, 적정 분량에 대해서 사전에 논의가 되면 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있다.

보고서 작성 전에 반드시 확인해야 할 것은...

누가(보고선) : 누가 누구에게 보고하는가?
언제(일정) : 보고일은 언제인가? 1차 초안은 언제 보고되어야 하는가?
무엇을(목적) : 결론의 방향은 무엇인가? 보고서의 목적이 현황 공유인가, 의사결정을 받고자 함인가?
어떻게(방법) : 구두보고인가? 서면/메일로 보고하는가? 어떤 포맷(워드/PPT)인가? 분량은?

보고를 받는 사람이 까다롭거나 친절하지 않을 때, 사전에 알아야 할 것을 놓친 채 보고서를 작성하는 사람도 있을 수 있다. 하지만, 첫 단추를 꿰는 것이 중요하듯이 보고서를 작성하기 전에 위의 내용은 반드시 확인해야 시간 낭비를 막을 수 있다.

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