직장 동료의 시끄러운 전화 소리에 대처하는 법
더 이상 참지 마세요
“옆 사람의 시끄러운 전화 통화 소리 때문에 업무에 집중할 수가 없어요”
최근 우리 팀에서 사무실 내 소음으로 고통받고 있다는 하소연이 여기저기서 들리기 시작했습니다. 특정 몇 명의 동료가 습관적으로 전화 통화 시 소리 지르고 목소리를 높이면서 주변에 있는 동료들이 소음 공해로 인한 스트레스가 많다는 불평이 부쩍 많아지고 있습니다.
비단 우리 팀 우리 회사만의 이야기는 아닐 것입니다. 모든 회사 사무실에서는 전화 통화로 인한 소음으로 고통받는 동료들이 분명 있다고 생각합니다.
그런데 안타까운 사실은 소음으로 고통받는 사람들은 상대에게 상처를 줄까봐 그 소음을 참고 살아가고 있는 반면에 소음 제공자는 자신의 목소리가 스트레스를 줄 만큼 크다고 인식하지도 못하는 경우가 많다는 것입니다.
그래서 전화 통화로 인한 소음으로 힘들어하는 동료가 있다는 공감대 형성을 위한 일환으로, 조직문화 담당자인 저는 사전에 팀장에게 허락을 받고 캠페인 참여를 위한 글을 작성한 후 지난주에 팀원들에게 이메일로 공유했습니다.
공지 후 일주일이 지난 지금 전화 통화로 인한 소음 문제가 상당히 개선되었다고 판단됩니다. 캠페인 초반이라 전화 통화할 때 많이 의식해서 소음이 줄었을 가능성이 높습니다.
그럼에도 전화통화가 소음으로 둔갑할 수 있고 주변 동료들에게 민폐를 끼친다는 사실을 알게 된 것만으로도 가치가 있다고 생각됩니다.
또한 소음 제공자에게 직접 구두로 시끄러우니 조용히 하라고 주의를 주는 것보다 반발심리도 적어서 괜찮은 시도라고 판단됩니다.
다른 직장에서도 제가 아래 시도한 캠페인을 참고하여 활용해 본다면 사무실 내 소음으로 인한 스트레스 강도가 줄어들 것이라 생각됩니다.
다음 글은 제가 우리 팀 동료들에게 송부한 이메일 전문입니다.
안녕하세요?
바쁜 업무에 노고가 많습니다.
아래 내용은 전화 통화 시 발생할 수 있는 사무실내 소음과 관련 같은 공간에서 업무를 하는 팀 동료들께서 어떻게 하면 서로 스트레스를 줄이고 업무에 집중할 수 있는 문화를 만들 수 있을까 그 방법을 찾고자 시행하는 조직문화 캠페인입니다.
꼭 끝까지 읽어 주시길 바라며 캠페인 활동에 모두 적극 동참해 주시길 부탁드립니다.
[조직문화 캠페인, 전화 통화 예절]
2019년 조직문화 혁신 구축 전략으로 우리 팀은 '친절한 팀, 협력하는 팀'이란 슬로건을 수립했고 3월 팀 회의에서 공유하는 자리도 가졌었습니다.
이 슬로건은 유관부서와 업무 협의 시 친절하고 협력하는 팀이 되자는 취지가 더 크지만 그 보다 더 우선적으로 매일 같은 공간에서 함께 업무를 하고 있는 우리 팀 동료에게도 적용되어야 한다고 생각합니다.
이와 관련, 첫 번째 캠페인으로 '사무실 내 소음'에 관하여 우리 팀 동료들과 서로 배려하고 협력하여 업무에 더 집중할 수 있는 근무 환경을 만들어 갈 수 있을지 고민해 보았습니다.
한 취업 포털 업체에서 직장인 518명을 대상으로 설문 조사한 결과, 응답자의 86.9%가 '사무실 내 소음을 느낀 적이 있다'라고 답을 했고, 주로 시달리는 소음으로는 '전화 통화나 업무를 위한 대화 소리(20.3%)'가 가장 많았다고 발표했습니다.
'사무실 내 소음으로 어떤 영향을 받았나'라는 질문에는 '업무 집중력 감소(58.7%)가 1위였고, '짜증 등의 심리적 불안감(18.9%)이 뒤를 이었습니다.
그런데 사무실 소음에 적극 대처하기보다는 절반 이상(54.6%)이 그냥 참고 적응했다고 답했습니다.
사무실 소음은 대한민국 직장인만의 문제는 아닙니다.
<HBR Guide to Office Politics> 저자 캐런 딜런은 개방형 사무실을 채택하는 기업이 많아지고 있기 때문에 원하지 않는 소음에 대처하는 법을 필수로 알아야 한다고 권고하고 있습니다.
실제 사례로, 홍보 에이전시 TASC 그룹의 선임 회계 간부인 케이틀린 스튜어트는 자기 팀내에서 원하지 않는 사무실 소음으로 업무에 방해를 받고 있고 신경쇠약까지 유발하고 있다고 판단했습니다.
그래서 동료 8명과 함께 개방형 사무실에서 최적의 근무환경을 유지하기 위한 팀의 기본 규칙을 만들어서 실천하고 있다고 합니다.
그 기본 규칙은 바로 "사무실 건너편까지 소리를 지르지 않는다. 동료와 농담을 주고받을 때는 소리를 낮추어야 한다. 대화가 길어질 때는 회의실로 이동한다" 등입니다.
자, 그럼 우리 팀 이야기를 해 볼까요?
우리 팀도 유관부서와 회의도 많고 전화 통화도 많이 해야 하는 업의 특성상 사무실 내 소음이 많이 발생하고 있습니다. 우리 팀은 특히 전화 통화는 꼭 필요한 업무 진행 방법이 고 중요한 의사소통 수단임에는 틀림없습니다. 이를 부정하는 것은 절대 아닙니다.
하지만 우리가 함께 고민해 보아야 할 현실은 우리 주변에는 전화 통화로 인한 소음으로 고통받고 있는 동료가 생각보다 많이 있다는 점입니다.
다만, 위에서 소개한 설문조사 응답자 54.6%처럼 서로 오해를 사고 상처를 줄까 조심스러워 소음을 참고 적응하고 있어서 그 고통의 정도와 빈도가 수면 위로 나타나지 않고 있을 뿐이라고 생각합니다.
함께 일하는 사무실에서 조금만 서로 배려한다면 분명 소음으로 인해 업무 집중도 저하 또는 심리적 스트레스를 받는 동료가 많이 줄어들 것이라 판단됩니다.
그래서 위에서 소개한 홍보 에이전시 TASC 그룹처럼 우리 팀의 규칙을 만들어 보면 어떨까 생각하게 되었습니다.
우선 캠페인 슬로건은 다음과 같이 정해 보았습니다.
긴 통화는 회의실에서, 목소리를 낮추면 동료의 스트레스도 낮아집니다
행동 규칙도 아래와 같이 3가지를 선정했습니다.
1. 전화 통화 시 주변 동료들을 위해 목소리 톤을 살짝 낮추어 말합니다.
2. 전화 통화가 10분 이상 길어질 것 같으면 빈 회의실 또는 휴게실로 이동하여 통화를 계속합니다
3. 10분 이상 소요되는 전화 회의는 자리보다는 회의실을 이용합니다. 만약 회의실이 없거나 긴급한 협의 진행을 위해 부득이 자리에서 회의를 진행할 경우 목소리 톤을 살짝 낮추어 진행합니다.
상기 슬로건 및 행동 규칙은 수정 및 보완이 가능하니 많은 피드백 부탁드립니다.
우리 팀 동료들의 의견을 적극 반영하여 서로 상처 받지 않고 업무에 집중할 수 있는 근무 환경을 만들어 나갔으면 좋겠습니다.
우리 팀 모든 분들의 적극적인 동참을 부탁드립니다.
조직문화 담당자
이범용 드림
