제안 발표, 제대로 준비할 것들
#영업 성공 노하우 : 제안 발표, 제안의 하이라이트
(Photo : Matt Botsford)
# 제안 발표, 청중의 집중도를 상승시키기
l 목소리
제안은 나의 상품과 서비스가 고객에게 적합하다는 증명을 통해 납득이 가도록 하는 전반적인 행동이다. 따라서 짧은 시간 신뢰와 확신을 주는 게 중요하다. 제안 발표는 주어진 시간 안에 내가 제안하는 상품과 서비스에 대해서 최대한 어필하는 시간이다. 고객 입장에서 여러 개 업체를 정하고 비교 검토하는 자리가 된다.
고객이 원하는 목표를 위해서 각자 호소력 있는 발표를 하게 되는데 이들의 목소리톤과 제스처가 각양각색이다. 발표자가 갖춰야 것은 준비된 콘텐츠를 가장 효과적으로 전달해서 결국 고객의 마음을 움직이는 게 관건이다. 콘텐츠 준비는 기본이고, 더욱 효과적으로 전달하기 위해서 '목소리로도' 진정성을 보여줌으로 고객의 신뢰를 얻을 수 있다면 금상첨화겠다. 목소리의 크고 작음, 굵고 얇음은 중요치 않고 호소력 있는 목소리의 톤, 준비가 필요하다.
미국의 사회심리학자 알버트 메라비안이 분석한 의사전달 영향력 요소 비율을 보면 목소리 38 %, 태도 25 %, 정보 7 % 순으로 조사되었다. 커뮤니케이션 시, 목소리 톤이 차지하는 영향력 비중이 가장 크다는 것은 개인적으로 놀라운 사실이다. 이는 음색(音色) 자체도 중요하지만, 말하는 중에 상대방이 편하고 쉽게 알아들을 수 있는 매너 있는 높낮이를 말한다.
제대로 된 목소리 톤을 사용할 경우 신뢰감은 상승하기 마련이다. 따라서 제안 발표회와 같은 의사 결정을 촉진하는 자리에서는 목소리 톤이 좋은 경우 경쟁력을 가져갈 수 있다는 결론이다. 세기의 사회자 오프라 윈프리와 같은 유명한 연설가의 스피치를 듣고 있자면, 영어가 다 이해되지 않더라도 그 울림으로 마음속에 뭔가 뜨거운 것이 솟구치는 경험을 한 적이 있을 것이다.
제안은 상대가 있는 치열한 경쟁 게임이다. 내용의 탁월함은 어찌 보면 기본 영역이 될 수 있고, 신뢰를 줄 수 있는 목소리 톤은 제안 평가자의 마음을 열고 더 높은 경쟁우위를 차지할 수 있는 중요한 무기가 될 수 있다. 제안하는 과정, 전 과정이 중요하지만 그중에서도 하이라이트는 제안 발표이다.
준비된 좋은 목소리 톤은 고객으로 하여금 이해, 신뢰를 넘어 확신이 들도록 힘을 가할 수 있다. 반대의 경우 자신감 부족, 불신 그리고 불확신으로 연결될 수 있다는 이야기다. 따라서 제안 평가자들에게 마음을 얻어야 하는 제안 발표에서 좋은 목소리 톤은 노력해야 할 대상이 된다.
목소리 톤을 강조하다 보면, 애초에 크고 좋은 음성을 갖지 못한 사람은 우려가 클 수 있다. 목소리가 적다면 마이크를 사용하고, 발표하는 동안 물을 준비하는 등 준비를 통해서 극복 가능한 영역이 충분히 있으니, 이 또한 전략적으로 준비해 가면 충분히 승산이 있는 부분이다.
l Eye contact & Tone
발표자는 보통 빔이 비치는 화면을 등지고 서게 된다. 제안 발표는 미리 준비해서 내용을 숙지하는 것은 기본으로 뒤돌아 화면을 자주 보지 말고, 고객하고 눈을 맞추는 게 중요하다. 발표할 때도 내용을 읽지 말고 자연스럽게 말하듯 설명하되, 가급적 고객의 용어로 바꾸어 설명하라.
산업지식이 있어서 고객의 용어를 백분 이해하면 좋지만, 여력이 않다면 제안하는 동안에는 고객이 준 RFP (Request For Proposal, 제안요청서)를 꼼꼼히 읽고 그것을 기준으로 이야기하는 게 방법이다.
l 손 제스처
발표 시 말은 물론 몸으로 표현함으로써 효과를 배가 시킬 수 있다. 다양한 몸짓 눈짓이 있겠지만 그중에서도 손은 또 하나의 입이 될 수 있는 부분이다. 발표 중 중요한 부분에 포인트를 짚는다든가 사람들 구심을 끌어오는 동작을 하는 등 시선 효과를 고려해서 사용하는 게 중요하고, 너무 휘드르지 않는 게 좋다.
l 프레젠테이션 툴
준비한 콘텐츠를 배가시켜줄 툴을 준비한다. 빔 프로젝터의 상태를 점검하고, 포인트를 짚을 수 있는 레이저 등 미리 준비해서 현장의 생동감을 더해주면 좋다. 동영상 자료가 준비된 경우 마이크 점검도 필수다.
시연을 직접 하는 경우는 네트워크 상태도 점검해야 한다. 미리 세팅은 역시 필수다
# 제안자료 vs. 설명회 자료 vs. 조견표 구분하기
같은 내용을 다루더라도 제안서 자료와 설명회 자료는 목적이 다름에 따라 형식이 달라져야 한다! 제안서는 상세한 내용을 빠짐없이 다루어야 하는 반면 vs. 설명회는 평가자들이 쉽게 이해할 수 있는 내용으로 명쾌하게 제시되어야 한다.
l 제안 자료
제안 자료는 RFP, 제안요청 내용을 꼼꼼하게 일고 파악해서 빠짐없이 제안하는 게 기본이고 추가 제언 가능한 영역으로 확대해간다. 고객의 요청을 망라해서 작성하되 보는 사람 입장에서 직관적으로 한눈에 파악하기 좋은 목차가 상당히 중요하다. 제안을 많이 하는 회사의 경우 제안 목차만 잡는 사람이 별도로 있을 정도이다. 제안서는 결국 우리 상품과 서비스가 고객의 필요에 부합한다는 표현으로 적절한 근거를 제시하는 게 중요하다.
l 설명회 자료
설명회 자료의 경우 듣는 평가자들이 잘 이해하는 게 중요하다. 따라서 효과를 배가시키기 위해서 필요하면 동영상을 활용하는 것도 좋은 방법으로, 적절한 툴들을 활용함으로써 효과를 배가시키는 게 또한 중요하다. 설명회 자료는 컬러 자체가 예쁜 색상보다는 빔 프로젝터로 봤을 때 잘 보이는 색상을 선택, 사용해야 한다. 중요한 제안의 경우, 필요하면 현장답사도 하고, 빔 프로젝터를 하나 정도 더 준비해서 혹시 있을 수 있는 오류에 대비하면 좋다.
l 팁
제안서나 설명회에서 흐름을 파악하도록 하기에 좋은 팁이 있다. 평가자 입장에서는 계속되는 다른 회사들의 제안에 혼선이 올 수 있다. 지금 설명하는 장표가 전체 흐름에서 어느 만큼 와 있는지를 도식화해서 보여주면 효과적이다.
도식화는 큰 그림 차원에서 그리고, 이 그림을 장표가 바뀔 때마다 한쪽 구석에 작게 표시함으로써 내가 지금 어디 흐름에 있는지를 보여주면 내용을 따라가는 사람 입장에서 효과적일 수 있다. 숲을 보고 나무를 보게 하는 효과이다. 평가자가 제안 발표를 듣고 머릿속에 이미지를 쉽게 그릴 수 있게 해 줌으로써 일목요연해지는 효과를 줄 수 있다.
l 조견표
제안 내용이 방대하면 제안하는 사람도, 평가하는 사람도 혼선이 생길 수 있다. 이런 경우 고객 요청 사항과 우리의 제언 내용에 대해서 별도 테이블을 만들어서 정리해주면 Clear 해진다.
# 예상치 못한 Objection & Question Handling 하기
l 제안요청서를 정확하게 이해하기
제안 요청자의 의도를 최대한 명확하게 파악하는 게 중요하다. 이해가 안 되거나 헷갈리는 요청에 대해서는 다시 정리 & 문의해서 정확하게 파악하는 게 최우선이다. 제안 발표 중에 고객의 질문에 대해서도 명확한 이해를 전제로 대답하라. 역시나 헷가리는 질문에 대해서는 명확하게 문의하고 그리고 답하라.
l 경쟁사를 우선해서 언급하지 말기
경쟁사인 00사 대비 좋다’라는 언급을 피하라. 오히려 생각 안 하고 있던 경쟁사를 명확하게 소환해주는 효과를 줄 수 있다. 또한 후발주자의 포지셔닝이 될 수 있다.
l 경쟁사 관련 질문
수위계 약과 같이 지정업체가 되어서 순탄하게 계약하는 경우를 제외하고는 대부분 경쟁 상황이다. 이런 경우 경쟁사에 대한 질문을 많이 받게 되는데 이때 질문 자체에 말리지 말자. 고객의 질문 자체에 너무 집착해서 단대단으로 비교하는 경쟁구도에 머물지 말고, 오히려 내 설루션이 가진 특징을 더욱 강조하면서 분위기를 환기시키는 게 맞다
l 회사 소개 시 주의사항
제안할 때 회사 소개 세션은 역사와 전통등 모든 것을 나열 하기보다는, 제안 관련된 강점이나 신뢰를 줄 수 있는 포인트만 몇 가지 잡아서 집중적으로 어필하는 게 좋다.
l 컨소시엄 시 주의사항
제안이라는 것은 책임지고 완수하는 책임을 전제로 한다. 여러 회사들이 컨소시엄 하는 경우, 회사를 하나씩 나열하는 방법은 누구도 책임 안질수 있는 구조라는 선입견을 줄 수 있다. 주요 제안사를 우선 밝히고 컨소시엄에서의 각 회사별 역할을 명확하게 설명하여 전문영역의 시너지를 위한 컨소시엄임을 보여줘라. 컨소시엄을 함으로써 제안 사는 물론 고객사에 시너지가 되는 부분을 강조하라!
기본적인 설명을 주요 제안사가 진행하되, 다양한 질문에 대해서 전문영역을 미리 나눠서 역할 분담을 명확하게 하는 게 좋다. 주요 제안사의 PM혹은 발표자가 전체 질문을 받고 질문의 카테고리와 성격을 파악하면서 적절하게 분기해서 담담 회사를 지정해주어도 좋다.
l 기술 지원 관련
가술을 상세 나열할 우려가 있는데 그것보다는 큰 그림 차원에서 기술구조의 특징을 먼저 언급하고 아키텍처 그림을 공통분모로 하고, 순서대로 부분을 설명해가면 좋다. 사람의 뇌는 큰 그림 혹은 마지막에 본 그림을 기억하게 되어 있다! 그 점을 잘 이해하고 적극 Leverage 하라
기술지원 계획에 대해서는 명시적으로 언급한다. 애매한 표현, 뭐든지 다 지원한다는 표현은 오히려 안 좋다. 24*7 day support 등 SLA (Service Level Agreement)등 수치화해서 표현할 수 있으면 좋다.
# 제안 발표, 마무리로 쐬기 박기
l 제안 후 정리 (결론)
오늘 제안한 내용 중에 가장 중요한 것을 1장 정도로 정리해서 마지막 공유한다. 인간의 뇌는 단기 기억장치에 의하 지배받는다. 즉 최근에 본 것을 기억하기 때문에 그간 제안했던 내용들을 1장으로 일목요연하게 정리함으로서 고객에게 포인트를 각인시킨다
l Special Offer
선진 사례 방문, 본사 차원의 프로그램 컨설턴트 지원, 교육 투자, 본사 방문 프로그램 등 별도 제안. 운영 노하우 전수 등 이번 프로젝트를 성공하기 위한 다양한 오퍼도 최대한 동원하라
# 영업팀, 유기적인 파악을 근거로 제안 전략 수정하기
l 경쟁사 파악
경쟁사에서 제안하는 방향에 대해서 다양한 레이다를 동원해서 파악이 필요하다. 지피지기면 백전백승, 전쟁과 같은 경쟁에서 이기는 지름길이다.
l 평가자 확인
제안 발표회에 참석하는 평가단 파악이 중요하다. 또한 이번 제안에 있어서 '제안 평가 가준'을 반드시 확인해야 한다 예를 들어, 가격 : 기술의 비율이 8:2 등 비율과 배점 등 평가요소를 꼼꼼하게 확인해야 제대로 된 전략이 나온다.
l 예산
예산 확인은 기본 중에 기본이다. 예산은 무조건 파악하고 더블 체크한다
