시간 낭비를 줄이는 커뮤니케이션
회사에서 얼마나 많은 시간을 다른 사람과 커뮤니케이션하는 데 사용하시나요?
미팅, 전화통화, 책상이나 복도에서 하는 가벼운 토의처럼 말로 하는 소통부터 이메일, 사내 메신저, 보고서 등 글로 하는 커뮤니케이션. 이 모두를 포함하면 저는 80% 이상의 시간을 커뮤니케이션에 쓰는 것 같아요.
소통은 혼자 할 수 없습니다. 상대가 필요한 상호 작용이지요. 그렇기 때문에 비효율적인 커뮤니케이션은 나와 상대방 모두에게 부정적인 영향을 줍니다. 나는 원하는 것을 쉽고 빠르게 얻지 못하고, 상대는 시간과 에너지를 빼앗깁니다.
시간을 허비하는 커뮤니케이션
비효율적인 커뮤니케이션의 사례를 찾아볼까요?
1. 쓸모없는 이메일
신입사원 때 모든 이메일에 상사를 참조에 넣는 불상사를 저지른 적이 있습니다. 내가 하고 있는 일이 맞는지 확신이 없어 상사가 보고 바로 잡아주기를 바란 적도 있고, ‘저 이렇게 늦게까지 일하고 있어요!’라는 항의성을 담은 적도 있고, 상사가 디테일을 알면 좋을 것 같아서 참고용으로 보낸 적도 있어요.
상사가 되어보니 깨닫습니다. 쓸모없는 이메일들이에요. 상사의 역할은 모든 것을 들여다보는 것이 아니라, 팀원이 도움이 필요할 때 지원하고, 어려움에 빠졌을 때 장애물을 제거해 주는 일이에요. 제가 보냈어야 하는 메일은 맥락, 제안 그리고 상사에게 필요한 도움을 간단명료하게 담은 메일이었어요. 상사는 모든 이메일을 읽고 혹시 있을지 모를 작가의 숨은 의도를 파악할 시간과 에너지가 없습니다.
하루에 수십 통씩 다양한 사람에게 참조 이메일을 받습니다. 기한이 도래하지 않은 일에 대한 리마인더, 이미 일정에 추가된 회의를 알리는 이메일도 받습니다. 이런 경우 저의 액션이 필요한 경우는 드물고, 몰라도 될 내용이 대부분입니다. 빠르게 훑고 넘긴다고 해도 이메일 하나당 10초는 씁니다. 지난주 이메일들을 확인해 보니, 저는 이런 이메일 때문에 일주일에 42분을 허비했네요. 여러분은 어떠신가요?
2. 시간 낭비하는 미팅
“미팅하느라 일할 시간이 없다.”라는 말, 정말 많이 들었습니다. 저도 9시부터 6시까지 점심시간 없이 미팅을 하며 하루를 보낸 적도 있고, 미팅 때문에 밀린 일을 하느라 야근을 해본 적도 있어요. 미팅은 일상이지만, 생산적이지 않은 경우가 생각보다 많습니다. 다음과 같은 예시가 있습니다.
1) ‘이 미팅 왜 하는 거야?’ 하는 생각이 떠나지 않는 미팅: 미팅의 목표가 명확하지 않거나, 회의가 필요 없는 안건 (이메일로 처리할 수 있는 간단한 승인 또는 업데이트 등)을 논의하는 경우
2) 제대로 준비가 안된 미팅: 의사결정에 필요한 자료가 충분이 준비되지 않아 아무런 인사이트도 얻을 수 없고, 다음 단계로 넘어갈 수 없는 상황
3) 청중의 속도가 아니라 발표자의 속도에 맞추어 진행하는 미팅: 이미 알고 있는 내용이나 청중에게 필요 없는 내용을 계속 발표하는 경우
4) 쓸모없는 논쟁: 의사결정권자 없이 계속 싸우는 경우, 이미 결정을 내린 사안에 대해 논쟁을 하는 경우
3. 방대한 양의 서류나 자료
저는 의사결정을 하는 미팅 전에 자료나 문서를 보내는 것을 선호하는데요. 생산성 있는 미팅을 위한 목적을 위한 이 자료들이 오히려 시간을 잡아먹는 경우를 많이 봅니다. 수백 장의 슬라이드, 수십 장의 문서는 만드는 사람과 읽는 사람 모두의 시간을 낭비합니다.
데이터와 인사이트를 여과하고, 문제의 핵심을 짚고, 제안과 그 이유를 정리하여 한 페이지 내에 설명할 수 없다면 충분히 숙고했다고 보기 어렵습니다. 똑똑한 커뮤니케이션은 간단한 커뮤니케이션입니다. 의사결정에 도움이 되는 데이터와 인사이트를 바탕으로 제안하는 바를 간단명료하게 전달하는 것이 중요합니다. 고려했던 모든 내용과 자료를 문서에 넣어 수십 페이지로 만드는 경우가 많은데, 이는 무용하고 주의를 산만하게 할 뿐입니다.
시간 낭비를 줄이는 방법
커뮤니케이션의 목적은 의사 결정을 하고 행동을 이끌어내는 것입니다. 그리고 핵심에 집중한 간단한 커뮤니케이션은 서로에 대한 존중을 나타낸다고 생각합니다. 효율적인 소통은 생산성을 높이고, 생각하고 행동할 수 있는 시간을 확보할 수 있게 해 주며, 워크-라이프 밸런스에 도움이 되기 때문입니다.
개인적으로 도움이 되었던 몇 가지 방법을 소개합니다. 커뮤니케이션은 상호작용이기 때문에 같이 일하는 그룹과 함께 변화를 만드는 것이 중요합니다.
1. 쓸모 있는 이메일
이메일을 보내기 전에 다음 질문들을 떠올려보세요.
✔ 이메일을 보내는 목적과 기대하는 행동이 명확한가?
✔ 유용한 정보를 담고 있는가?
✔ 올바른 사람에게 보내는 것인가?
✔ 내용이 간단명료한가?
모든 질문에 ‘예’라고 대답할 수 있을 때만 전송 버튼을 누르세요.
2. 생산적인 미팅
1) 미팅의 목적을 구체화하고, 의사결정에 필요한 사람들만 참석시킵니다. 의사결정권자가 참석할 수 없는 경우, 미팅을 진행하지 않습니다.
2) 미팅 초대를 받았을 때에는 참석을 통해 가치를 더할 수 있는 미팅이 맞는지 생각해 봅니다. 미팅에서 아주 많은 사람들이 멀티태스킹을 합니다. 미팅에서 논의에 집중할 생각이 아니거나, 한마디도 더할 내용이 없을 때에는 거절하는 것이 오히려 서로에게 생산적이라고 생각합니다.
3) 의사결정을 위해 필요한 정보나 자료를 미리 보내 모두가 숙지하고 들어올 수 있도록 합니다. 모두가 같은 배경지식을 가지고 들어와 논의에 집중할 수 있도록 도와주고, 발표나 무지에서 비롯된 질문에 대답을 하느라 시간을 허비하는 것을 막아줍니다. 단, 결정에 유용한 정보를 여과해서 보내고 모든 자료를 무책임하게 덤핑 하지 않습니다. 의사 결정권자와 필요한 내용에 대해 미리 상의하는 것도 도움이 됩니다. 미팅 준비 시간을 줄여주고, 결정권자도 핵심 질문에 대한 답변을 바로 얻을 수 있어 효율적입니다.
4) 미팅을 잡을 때, 확보 가능한 시간이 아니라 회의의 목적 달성을 위해 필요한 시간을 기준으로 예약합니다. 트레이닝이나 브레인스토밍 미팅이 아닌 일반적인 미팅의 경우, 아무리 복잡하고 어려운 사안도 준비가 잘 되어있다면 30분 이상 걸리지 않습니다. 1시간이 필요하다면 회의 준비가 되어있지 않다는 신호일 수 있습니다.
3. 간단한 문서
수백 장의 책 같은 문서는 피합니다. 작가에게도 읽는 사람에게도 시간 낭비입니다. 저는 한 두 페이지의 문서가 일반적으로 가장 효과적이라고 생각합니다. 제안, 제안의 근거, 고려한 다른 선택지, 주요 리스크, 필요한 도움이나 액션에 집중하고 쓸모없는 자료는 과감하게 제거합니다.
생산성을 높일 수 있는 기회는 생각보다 가까운 곳에 있습니다. 효율적인 커뮤니케이션으로 의사 결정 속도와 워크라이프 밸런스를 개선할 수 있기를 바랍니다. 다른 팁이 있으신 경우 댓글에 공유해 주세요!
