학회참석을 위한 출장신청서 발급?

내가 속한 대학의 경우에는 연구년 중 출장은 불가하나 단지 수행 중인 연구에서 연구비 정산이 가능한 경우 출장이 예외적으로 가능하다. 현재 진행하고 있는 연구와 관련하여 3월에 Taxas에서 개최될 학회 참석을 위한 준비를 진행하였다. 연구비 정산을 위해 여러 서류를 준비하는 과정에서 그동안 출장신청서는 당연히 준비해야 하는 서류로 알고 있었다.

그래서 일단 가장 쉬운 소속 대학에 출장신청을 요구하였다. 그랬더니 이미 1년 동안 해외출장이 신청되어 있는 상태로 이중으로 출장신청이 불가하다는 답변을 받았다. 이후 UH대학의 Faculty & Scholar Immigration Services에 학회 참석 정보를 알려줘야 나의 SEVIS 정보를 업데이트할 수 있으니 관련 정보를 전달하면서 출장승인서를 해 줄 수 없냐고 문의하였다. 답변은 그동안 Visiting researcher 또는 Visiting scholar로 온 어떤 누구도 그런 문서를 요구한 적이 없다고 하면서 과에 문의해 보라는 답변을 받았다.

답변 내용이 출장신청서를 받기 어려울 것 같아 소속 대학 산학협력단 담당직원에게 출장신청서 받기가 어려울 것 같은데 다른 문서로 대체할 수 없는지 문의한 결과 위의 규정 2)와 관련하여 복무는 파견 해당기관에서 관리되어야 하므로 UH에서 출장신청서를 받아야 한다는 것이었다.

그래서 어쩔 수 없이 초대해 준 교수에게 문의하였다. 그러나 답변이 그동안 당연히 해 왔던 일에 대해서 다시 생각해 본 계기가 되었다. 학기 중 학회 참석은 교수의 regular duty여서 누구에게 승인을 받고 가지는 않는다는 것이다. 특히 학회일정을 포함하여 개인적으로 며칠 시간을 더 보내고 오는 경우에도 학과장님께 간단히 memo만 보내고 갔다 온다는 것이다. 따라서 visiting researcher인 내가 학과장님께 학회참석을 통보할 의무도 없다는 것이다.

학회참석 비용을 내 개인 연구비로 사용하는 것도 이렇게 어려울 줄이야. 어쩔 수 없이 초대해 준 교수님이 레터하나를 작성해 주었고 그것을 제출할 계획이다. 관련하여 사업담당자와 산단장에게 건의메일도 보냈다.

우리나라 대학의 경우 수업에서 출석을 중요시 여기듯이 교원들의 출근 및 출장 관련 복무를 중요시 여긴다. 물론 나도 출석점수를 참여도 점수로 바꿨지만 여전히 100점 중 5점에 해당하는 출석 점수를 배정해 왔다. 출장 및 근태관리는 당연한 것이라고 여겼지만 이를 관리하는데 많은 인력과 행정이 소모되는 것도 사실이다. 그럼에도 불구하고 대학에서 왜 복무관리를 하고 있는지도 사실 이해도 된다. 하지만 상황에 따라 예외적으로 처리할 수 있도록 해야 하는데 할 수 없는 상황에서도 억지로 따라야 하는 것이 답답하고 이를 해결하는데 너무나 많은 시간이 낭비되는 것이 안타까울 뿐이다.