[매니저십 201]일 잘하는 사람은 단순하게 합니다 1
EP 01. 단순하게 기획하기 (Project Planning)
[소셜벤처 201 아카데미]는 소셜벤처, 비영리기관 등 임팩트 조직의 실무 역량 향상을 위한 프로그램입니다. 기초 이론이라고 불리는 101을 넘어, 실무에 바로 적용 가능한 직무 기술과 성장 단계에 있는 조직에서 고민할법한 이슈를 '비즈니스 201/ 매니저십 201/ 조직문화 201' 세 가지 모듈로 나누어 다룹니다.
단순하게 일하면서 원하는 성과를 얻는 것은 모든 직장인의 꿈일 것이다. 이른 저녁, 성수동이 한눈에 내려다보이는 헤이그라운드 서울숲점 세미나 공간은 이와 같이 ‘일잘러’를 꿈꾸는 기획자들로 가득 채워졌다.
베스트셀러 「일 잘하는 사람은 단순하게 합니다」의 저자인 박소연 작가는 “일하는 시간을 잘 써야 진정한 워라밸이 가능하다"라고 말했다. 이를 위해서 프로젝트를 어떻게 기획하고, 문서화하고, 커뮤니케이션하는지에 초점을 맞추어 전체 세미나를 진행하겠다고 밝혔다. 이번 첫 시간에는 S.C.O.P.E라는 프레임워크를 바탕으로 프로젝트를 단순하게 기획하는 방법을 알아보았다.
<일 잘하는 사람은 단순하게 합니다> 세미나는 총 3회 차로 이루어진다. 1회 차는 단순하게 기획하기(Project Planning), 2회 차는 단순하게 글쓰기(Business Writing), 3회 차는 단순하게 말하기(Communication)라는 주제를 이어서 다룰 예정이다.
|단순하게 기획하기
왜 단순하게 일하는 법을 배워야 할까?
워라밸(Work & Life Balance)은 이제 단순한 트렌드가 아니라 삶의 패러다임으로 바뀌고 있다. 하지만 퇴근 이후의 삶에서만 행복을 찾기에는 여전히 일하는 시간이 너무 길다. 삶에서 큰 비중을 차지하는 근무 시간이 마냥 괴롭기만 하다면 과연 삶이 행복할 수 있을까?
일하는 시간이 불행하지 않으려면 ‘단순하게 일하면서 더 성취하는 법’을 배워야 한다.
우리는 살면서 매일 기획합니다
사실 기획은 대단한 것이 아니다. 여름휴가를 한 번이라도 계획해봤다면 당신은 이미 기획자라고 할 수 있다. 여름휴가를 계획할 때 우리는 한정된 시간과 예산을 가지고 최대의 만족을 누릴 수 있는 방법을 찾는다. 이처럼 내가 가진 자원을 가지고 최적의 방향을 찾는 것이 기획이라고 할 수 있다.
기획은 현실과 미래 사이에 다리를 놓는 것
기획의 관점에서 문제는 현재가 원하는 미래에 미치지 못할 때를 뜻한다. 그리고 문제 해결을 위해 현재와 미래 사이에 다리를 놓는 작업이 기획이다. 다리는 어떤 모양이어도 상관없지만 더 나은 모습의 미래로 뻗어있어야 한다. 미래가 보이지 않는 기획은 방향을 잃은 기획이 된다.
어떻게 접근할까요?
박소연 작가는 기획의 기초를 설명하며 Logical Thinking과 Design Thinking을 소개했다.
① Logical Thinking은 팩트에 기반한 논리적인 사고력을 강조하는 도구다. 문제를 논리적으로 잘 쪼개서 분야별로 살펴보자는 것이다.
② Design Thinking은 보다 관찰과 창의력에 기반한 도구다. 문제를 사용자 입장에서 고민해서 아이디어를 모아보고 그중에 괜찮은 방법을 찾아서 일단 시도해보자는 것이다.
이처럼 Logical Thinking과 Design Thinking은 문제에 대한 접근 방식이 다르기 때문에 상호보완적으로 활용할 수 있다. Design Thinking에서 얻을 수 있는 아이디어와 인사이트, 그리고 Logical Thinking에서 얻을 수 있는 논리적 연결성과 프레젠테이션의 강점을 모두 취하는 것이다.
|S.C.O.P.E
또한 박소연 작가는 앞선 두 방법의 현실적인 절충안으로 S.C.O.P.E를 소개했다. S.C.O.P.E는 각각 Specification, Convergence & Divergence, Organization, Planning, Examination을 의미한다.
1) Specification: 구체화하기
첫 번째 단계는 구체화하기다. 방향과 목표를 정하는 것이다. 이 단계를 빠트리는 기획은 마치 목적지도 정하지 않고 교통편부터 알아보는 것과 같다. 일 잘하는 사람은 What이나 How가 아니라 Why부터 시작한다는 말이 있다. 모든 기획은 Why에서 출발해야 한다.
같은 사업이어도 ‘왜 하느냐’에 따라 기획의 방향이 완전히 달라질 수 있다. 만약 새로운 의료 서비스 산업을 하고자 한다면, “왜 해야 하는가?” “신성장 동력 발굴을 위함인가?” “혁신적 기업으로 포지셔닝하기 위함인가?”와 같이 Why에 대한 질문을 던져야 한다. 이러한 과정을 통해 목표를 최대한 구체적인 언어로 정의하고 시작하는 것이 좋다.
2) Convergence & Divergence: 묶고 나누기
두 번째는 아이디어를 쏟아놓고 줄이는 단계다. 기획은 우아하게 진행되는 법이 없다. 기획은 아이디어를 내고, 버리고, 합치는 과정의 반복이다.
박소연 작가는 Cosmic Eye라는 영상을 보여주었다. 우주의 가장 작은 단위인 Quarks부터 가장 큰 단위인 Uniform Universe까지를 보여주는 영상인데, 이와 같이 시야를 늘렸다, 줄였다, 멀리 봤다, 좁게 봤다를 잘할수록 기획도 잘할 수 있다고 했다.
● Grouping과 MECE
아이디어를 늘리고 줄이기 위해 알아야 할 기본적인 두 가지 개념이 있다.
① 그룹핑(Grouping): 우리 뇌는 패턴화 된 정보에 강력한 편애를 가지고 있다. 따라서 복잡한 현상과 정보를 다룰 때는 그룹핑을 통해 단순하게 만들 필요가 있다. 그룹핑을 할 때 반드시 알아야 하는 개념이 MECE다.
② MECE: Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive를 의미한다. 풀어서 설명하자면, 1) 겹치지 않아야 한다. 항목들이 상호 배타적이어야 한다. 2) 빠진 게 없어야 한다. 항목들이 모였을 때 완전한 전체를 이루어야 한다.
● 5단계 프로세스는 아이디어를 쏟아내고 줄일 때 일반적으로 사용하는 또 다른 방식이다.
Step 1. 기본 개념 분석
방향이 정해지면 우선 기본 개념을 분석한다. 의료 서비스를 하고자 한다면 아래와 같이 ‘의료’의 사전적 정의를 찾아보는 것이다.
“ 의료란 인간의 질병의 예방, 조기 발견, 치료, 사회복지 등을 목적으로 하는 의학의 실천이다.”
이를 통해 예방의 차원, 치료의 차원, 복지의 차원 등에서 의료 서비스를 해볼 수 있겠다는 힌트를 얻을 수 있다.
Step 2. 연상(Association)
연상의 방법으로는 직관과 분석이 있다. 마인드맵과 같은 방법을 활용해 직관적으로 연상을 해볼 수도 있고, 빅데이터나 키워드 등을 활용한 분석을 해볼 수도 있다.
Step 3. 분류(Classification)
연상을 통해 여러 속성들이 나왔다면 아래의 예시처럼 나눠볼 수 있다.
● 고객: B to B / B to C
● 건강 상태: 건강한 사람 / 경증 환자 / 중증 환자
● 연령: 영유아~아동 / 청소년~청년 / 중장년~노년
이처럼 분류를 통해 생각의 경계를 정해놓고 시작해야 한다. 경계 없이 하면 더 창의적인 아이디어가 나올 것 같지만 실상은 그렇지 않다.
Step 4. 아이디어 쏟아내기
분류가 끝났으면 본격적으로 아이디어를 쏟아내야 한다. 문제에서 해결책까지 가는 길에 수많은 아이디어를 쏟아내고 줄이는 과정을 반복하는 것이다.
Step 5. 정보 모으기
정보를 수집할 때는 팀원을 나눠서 하는 것이 좋다. 다 같이 A, B, C를 찾는 것보다, 팀을 나눠 한 팀은 A, 한 팀은 B, 한 팀은 C를 찾는 게 훨씬 효율적이라는 말이다. 정보를 모을 때는 분야별로 ‘문제는 무엇인지’, ‘그 분야에서 가장 잘하고 있는 곳은 어디인지’ 찾아보는 것이 좋다.
3) Organization: 구성하기
세 번째는 핵심 과제를 골라 최적의 프로젝트를 선정하는 단계다. 세부적으로 보면 목표 프로젝트의 각 분야별로 현황/문제점(Why)을 파악하고, 제안/개선방안(What)을 찾아내고, 실행계획(How)을 수립하고, 기대효과(Expectation)를 예상해보는 것이다.
박소연 작가는 아래 예시를 통해 이 과정이 어떻게 진행되는지를 설명했다.
현황/문제점 단계에서 “병원의 간병인 서비스에 불만을 느끼는 보호자가 많다"라는 문제를 찾았다고 가정해보자. 병원에 간병인 서비스를 신청하면 어떤 사람이 올지도 알 수 없고, 서비스가 불만족스러워도 별다른 대안이 없다는 것이다. 제안/개선방안을 고민해보니 “내가 원하는 간병인을 직접 선택할 수 있으면 좋겠다"라는 아이디어가 나왔다. 실행계획으로는 O to O(Online to Offline) 간병인 서비스를 생각해볼 수 있다. 온라인 플랫폼을 통해 간병인과 연결해 입원 중인 병원에서 서비스를 제공받는 방식이다. 기대효과로는 병원 간병인 서비스에 불만을 느꼈던 보호자와 환자들이 더 만족스러운 간병인 서비스를 이용할 수 있다는 점이 되겠다.
4) Planning: 계획 짜기
네 번째는 실현 가능한 최적의 계획을 수립하는 단계다. 프로젝트가 굴러가도록 분야별로 청사진을 그려보는 것이다. 구체적인 계획은 프로젝트의 신뢰성을 높인다. 실행계획은 5W 1H를 활용해 세우는 것이 좋고, 기대효과는 사업 대상에게 직접적으로 와 닿을 수 있는 방식으로 작성하는 것이 좋다. 이 단계에서는 프로토타입(Prototype)이 중요하다.
O to O 간병인 서비스를 다시 예로 들자면, 노인이 많은 지역부터 작게 시작해보는 것이다. 우선 5천만 원 규모 프로젝트로 해보고 성공하면 2억 원 규모로, 다시 30억 원 규모로 성장시켜나가는 것이다.
5) Examination: 점검하기
다섯 번째는 상대방의 입장에서 검토하는 단계다. 상대방의 입장에서 검토하기 위해서는 기획을 스토리텔링으로 풀어내고 스토리가 자연스러운지 점검해야 한다. 누가, 어떤 문제를 만나서, 어떤 해결방안으로, 어떤 기대효과를 낼 수 있는지를 명료하게 설명할 수 있어야 하는 것이다. 만약 스토리텔링에서 삐끗하거나 부자연스러운 부분이 생긴다면 기획서를 다시 점검해볼 필요가 있다.
또 하나의 점검 방법은 아마존에서 사용한다는 PRFAQ라는 툴이다.
● PR(Press Release)은 신제품(서비스)이 출시된다면 어떤 식으로 언론에 발표될지를 상상해보며 보도자료를 작성해보는 방법이다. 보도자료를 작성하는 작업이 난해하고 어렵다면 제품(서비스)에 어딘가 문제가 있을 가능성이 높다.
● FAQ는 고객이 이 제품(서비스)을 사용한다면 무엇을 궁금해할지, 대답은 어떻게 하는 것이 효과적일지 적어보는 것이다. FAQ를 읽었음에도 여전히 해결되지 않는 문제가 있다면 역시 제품(서비스)에 어딘가 문제가 있을 가능성이 높다.
이렇게 S.C.O.P.E의 다섯 가지 단계를 모두 소개했다. S.C.O.P.E는 수준이 높은 기획에 사용하는 방법이다. 모든 기획에 S.C.O.P.E를 적용할 필요는 없으며, 일상의 문제를 해결하는 기획은 훨씬 단순할 수 있다.
박소연 작가는 기획이라는 주제를 열정적으로 풀어나갔다. “기획을 잘한다는 것은, 무질서하고 복잡한 상황과 요소를 단순하게 만드는 것이다.” 이 핵심 메시지를 이해하고 보니 기획에 대한 막연한 두려움이 상당 부분 가시는 느낌이었다.
강의 내용은 철저하게 ‘실무적’이었다. 개념과 이론은 최소한으로 줄이고 바로 현장에 적용할 수 있는 실제적인 방법을 소개한 점이 인상적이었다. 특히 오늘 다루었던 S.C.O.P.E를 잘 습득해서 자신의 것으로 만들면, 앞으로 어떤 기획을 하더라도 좋은 자산이 될 것이라는 생각이 들었다.
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