[매니저십201]일 잘하는 사람은 단순하게 일합니다 2
EP 02. 단순하게 글쓰기(Business Writing)
[소셜벤처 201 아카데미]는 소셜벤처, 비영리기관 등 임팩트 조직의 실무 역량 향상을 위한 프로그램입니다. 기초 이론이라고 불리는 101을 넘어, 실무에 바로 적용 가능한 직무 기술과 성장 단계에 있는 조직에서 고민할법한 이슈를 '비즈니스 201/ 매니저십 201/ 조직문화 201' 세 가지 모듈로 나누어 다룹니다.
단순하게 일하면서 원하는 성과를 얻는 것은 모든 직장인의 꿈일 것이다. 「일 잘하는 사람은 단순하게 합니다」의 저자인 박소연 작가는 “일하는 시간을 잘 써야 진정한 워라밸이 가능하다"라고 말했다.
<일 잘하는 사람은 단순하게 합니다> 세미나는 총 3회 차로 이루어진다. 1회 차는 단순하게 기획하기(Project Planning), 2회 차는 단순하게 글쓰기(Business Writing), 3회 차는 단순하게 말하기(Communication)라는 주제를 이어서 다룰 예정이다.
이번 시간에는 비즈니스 글쓰기를 다루었다. 기획서, 보고서, 홍보 글, IR 자료까지. 회사 생활은 글쓰기의 연속이라고 할 수 있다. 비즈니스 글은 “짧고, 명료하고, 그림처럼 읽혀야 한다"라고 말하는 박소연 작가의 글쓰기 비결을 지금부터 살펴본다.
|YOU & SIMPLE
비즈니스 글쓰기가 어려운 이유는 먼저 ‘관점 바꾸기'가 익숙하지 않기 때문이다. 비즈니스 글쓰기의 포인트는 ‘나’가 아니라 ‘너’이다. 즉, 내 주장이 상대방에게 얼마나 도움이 될지 읽는 이가 이해할 수 있는 말로 어필하는 것이다.
또한 ‘단순하게 쓰기’가 익숙하지 않기 때문이다. '많이 써놓으면 그중에 뭐 하나라도 건지겠지' 하고 주절주절 늘어놓는 경우가 있다. 혹은 단순하게 쓰는 것이 귀찮다는 이유로 장황한 글을 내버려 둔다. 둘 다 비즈니스 글쓰기에서는 피해야 하는 일이다.
박소연 작가는 임팩트 있는 글을 쓰기 위해서 YOU(상대방 중심)와 SIMPLE(단순한 형태)이라는 키워드를 꼭 유념하라고 재차 강조했다.
|비즈니스 글쓰기의 5단계
(구체화-밑그림-정보 수집-작성-검토)
1) 구체화(Specification): 이걸 왜 쓰는 거지?
첫 번째는 글의 방향과 톤을 정하는 단계다. 우선 상대방이 알고 싶은 게 뭔지, 필요한 게 뭔지에 대한 고민에서 시작해야 한다. 아무리 간단한 현황 보고라도 모든 글에는 의도가 담겨 있다. 그리고 완벽하게 객관적인 자료란 애초에 있을 수 없다.
소프트웨어 회사의 홍보 문구를 예로 들면,
“이 혁신적인 소프트웨어는 직원 10명에 해당하는 퍼포먼스를 대신합니다."
이 문구를 기업 CEO와 정부/공기업에 똑같이 보내도 될까? 기업 CEO는 혹할 만한 말이겠지만, 일자리를 확충해야 하는 정부/공기업에게는 마이너스가 되는 문구다. 상대방의 입장에서 생각하고 쓰는 것이 이만큼 중요하다.
2) 밑그림(Structure): 덩어리로 구조 짜기
두 번째는 글의 덩어리 구조를 잡는 단계다. 일반적으로 세 가지 포인트로 구조를 짜면 문제가 없다. 많아도 다섯 개를 넘지 않는 것이 좋다.
기획서의 경우, 설득 흐름으로 덩어리를 만든다. Why(배경 및 근거, 문제 도출), What(해결방안), How(과제)의 흐름으로 덩어리를 나누면 좋다. 자세한 틀은 아래 자료와 같다.
홍보자료의 경우, 리드문과 본문으로 구성된다. 본문은 세 가지 내외의 포인트로 구성한다. 리드문은 전체 홍보자료의 핵심이 되는 내용으로 작성한다. 보통 기자들이 홍보자료를 검토할 때는 리드문 위주로 읽기 때문에 리드문 작성에 신경을 쓸 필요가 있다.
3) 정보 수집(Search)
세 번째는 기획을 뒷받침할 좋은 재료를 찾는 단계다. 논리구조를 다 짰다면 이게 맞는 얘기라는 "근거"를 제시해 설득력을 가져야 한다. 근거는 크게 두 종류가 있는데, 이 두 가지가 적절하게 들어가야 좋은 기획서라고 할 수 있다.
① 권위: 통계자료, 공식 발표 수치, 학계 이론, 연구 자료, 권위자의 말, 설문조사 등
② 사례: 경험, 인터뷰, 관찰 등
권위와 사례를 구체적으로 어떻게 사용하면 좋은지 몇 가지 예시를 통해 살펴보았다.
근거는 곧 설득력이다. 근거를 제시할 때 염두에 두어야 사항은 다음과 같다.
① 상대방 중심의 근거를 찾아야 한다. 상대방의 답답함을 풀어줄 영역이 무엇인지 고민해보아야 한다.
② 영리한 프레이밍(Framing)이 필요하다. 프레이밍은 곧 ‘용어 선택’의 기술이다. 유리한 용어를 선정하면 주도권을 가져올 수 있다.
③ 벤치마킹과 케이스 조사를 적극 활용하는 것이 좋다. “선진국에서는…” “경쟁사에서는…”과 같이 경쟁심을 자극하는 근거는 설득력을 높일 수 있다.
4) 작성 (Writing)
네 번째는 쓰는 단계다. 박소연 작가는 이 단계에서 알아두어야 할 내용을 4가지로 정리했다.
① 비즈니스 글쓰기의 기본은 상대방 중심이다. 아마존에서 제품/서비스를 준비할 때 PR(보도자료)과 FAQ*를 쓰는 이유도 상대방 위주로 생각하고 쓰기 위함이다.
* 아마존의 PR과 FAQ에 대한 자세한 내용은 지난 1회 차 리뷰(클릭)를 참고하세요!
② 스토리와 근거가 분명하게 보이게 써야 한다. 같은 내용을 말로 설명할 때나, 글로 설명할 때나 흐름이 같아야 한다.
③한 줄 요약은 친절한 이정표가 된다. 전체 글의 내용을 2~3줄로 예약해서 서두에 싣는 것이 좋으며, 본문에서도 각각의 항목마다 소제목이나 한 줄 요약을 달아두면 상대가 보기 편한 글이 된다. 클라이언트나 상사가 선호하는 스타일이 있다면 거기에 맞춰 쓰는 것도 좋은 방법이다.
④ 일관성 없는 글은 읽는 사람에게 스트레스를 준다. 실수를 줄이기 위해서는 아래 사항들을 점검해보는 것이 좋다.
5) 검토 (Review)
마지막은 최종 고객의 입장에서 작성한 글을 읽어보는 검토 단계다. 박소연 작가는 세 가지를 점검해볼 것을 제안했다.
① 상대방이 이동 중인 차 속에서 혼자 읽어도 이해가 될까?
→ 좋은 글은 담당자의 부연 설명 없이도 명료하게 이해된다.
② 숫자는 두 명 이상 점검했는가?
→ 숫자에 오류가 있는 경우, 신뢰도에 엄청난 타격을 준다. 숫자는 담당자가 계속 확인해도 오류를 못 보는 경우가 꽤 많다. 동료에게 크로스 체크(Cross-check)를 요청하는 것이 좋은 방법이다.
③ 출처와 근거는 모두 정확한가?
→ 블로그나 인터넷 뉴스 기사 같은 곳의 자료를 근거로 사용하는 경우가 많다. 뉴스라고 다 믿을 수 있는 것은 아니다. 중요한 보고에 사용되는 자료라면 반드시 자료의 원 출처를 확인해야 한다.
|PRACTICE: 프로젝트 밑그림 그려보기
강의 후 팀별로 프로젝트 기획서의 밑그림을 그려보는 실습을 했다. 참석자들은 3~4명씩 한 팀으로 실습에 임했다. 박소연 작가는 지난 시간 소개한 ‘간병인 O to O 플랫폼’을 예시로 가이드를 제공했다.
이와 같은 방식으로 각 팀은 의료 서비스 분야의 새로운 서비스를 기획해보았다. 먼저 의료 서비스를 구성하는 다양한 요소를 적어보고, 그 안에서 새로운 사업 기회를 찾아보았다.
박소연 작가는 “브레인스토밍 단계는 다 함께 할 수 있지만, 그룹핑 이후부터는 팀원끼리 섹터를 나누어 리서치하는 게 좋다"라고 조언했다. 다 같이 하면 깊은 고민과 생각이 나오기 어렵고, 회의를 주도하는 소수의 의견에 끌려갈 수도 있기 때문이다.
몇 팀의 실습 결과물과 박소연 작가의 현장 피드백을 소개한다.
A 팀 ｜ 스마트폰 과다 사용으로 인한 질병을 예방할 수 있는 라이프스타일 서비스
[설명] 스마트폰이 현대인의 삶과 떼놓을 수 없는 존재가 되면서 여러 부작용과 질병도 함께 나타난다. 거북목이나 눈 건강과 같은 문제를 예방할 수 있는 서비스를 해볼 수 있을 것 같다.
[피드백] 먼저 각 주장에 대한 근거를 찾아볼 필요가 있다. 스마트폰의 사용 인구 변화 데이터, 스마트폰이 특정 질병을 유발한다는 의학 연구, 평균 스마트폰 사용 시간과 거북목 환자 증가 사이의 상관관계 등 근거가 되는 자료를 찾아 논리를 전개해야 한다.
B 팀 ｜ 의약품 정보 O to O 플랫폼
[설명] 환자에게 의약품 정보를 제공하는 플랫폼이다. 이해관계자로는 ‘제약회사, 약국, 환자’를 설정했다. 제약회사는 자사의 좋은 약품을 알리고 싶은 니즈가, 약국은 보유 약품 정보를 알리고 싶은 니즈가, 환자는 자신의 증상과 체질에 맞는 약을 알고 싶은 니즈가 있다고 보았다.
[피드백] 이 서비스가 왜 필요한 것인지, Why에 대한 고민이 더 필요해 보인다. 이해관계자 세 그룹 중에서 누가 이 서비스를 절실히 필요로 하는지가 잘 보이지 않는다. Why에 대한 질문 없이 ‘괜찮은’ 아이디어를 가지고 기획을 시작하면 이런 결과가 나올 수 있다. 아무도 절실한 사람이 없으면 플랫폼을 내놓아도 “굳이 쓸 필요가 있나?”와 같은 반응을 만나게 된다.
‘제약회사, 약국, 환자’로 그룹핑한 것까지는 좋다. 거기에서 각 그룹이 절실하게 필요한 것을 더 찾아보면 좋겠다. 모두를 적당히 공략하는 기획보다는 절실한 하나의 그룹을 제대로 공략하는 기획이 더 승산이 있다.
박소연 작가는 실습 결과를 총평하면서 많은 팀들이 간과한 부분을 다시 강조했다. 기획에서 가장 중요한 것은 상대방의 문제에서 출발해야 한다는 것이다. 우리 쪽에서 ‘해볼 만한 사업’을 찾고 거기에 이유를 붙이는 방식으로는 고객을 설득할 수 없다. ‘상대방의 절실한 필요와 강력한 열망은 무엇인가?’ 기획은 반드시 이 질문에서 시작해야 한다.
오늘 다룬 ‘비즈니스 글쓰기’는 지난 시간 다뤘던 ‘기획’의 연장선에 있다. 강의와 실습시간 내내 박소연 작가가 강조한 것은 ‘상대방 중심’ 사고였다. 비즈니스 글쓰기 또한 ‘상대방 중심’에서 시작해야 한다는 것이다.
참석자들은 강의뿐만 아니라 실습 시간을 통해 많은 것을 배울 수 있었다. 참석자들은 직접 프로젝트 밑그림을 그려보고 박소연 작가의 현장 피드백을 받으면서 Why에 집중하는 것이 얼마나 중요한지, 왜 상대방의 문제에서 출발해야 하는지를 피부로 느낄 수 있었다. 밀도 있는 배움의 시간이었다.
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