[매니저십201]일 잘하는 사람은 단순하게 일합니다 3
EP 03. 단순하게 말하기 (Communication)
[소셜벤처 201 아카데미]는 소셜벤처, 비영리기관 등 임팩트 조직의 실무 역량 향상을 위한 프로그램입니다. 기초 이론이라고 불리는 101을 넘어, 실무에 바로 적용 가능한 직무 기술과 성장 단계에 있는 조직에서 고민할법한 이슈를 '비즈니스 201/ 매니저십 201/ 조직문화 201' 세 가지 모듈로 나누어 다룹니다.
단순하게 일하면서 원하는 성과를 얻는 것은 모든 직장인의 꿈일 것이다. 「일 잘하는 사람은 단순하게 합니다」의 저자인 박소연 작가는 “일하는 시간을 잘 써야 진정한 워라밸이 가능하다"라고 말했다.
<일 잘하는 사람은 단순하게 합니다> 세미나는 총 3회 차로 이루어진다. 1회 차는 단순하게 기획하기(Project Planning), 2회 차는 단순하게 글쓰기(Business Writing), 3회 차는 단순하게 말하기(Communication)라는 주제를 이어서 다룰 예정이다.
이번 시간은 커뮤니케이션에 대해 이야기를 나눴다. 보고서를 잘 쓰는 것과 더불어 보고서 내용을 말로 잘 설명하는 것도 중요한 과제다. “말에 자신 없던 사람도 말 잘하는 사람이 될 수 있다"라는 박소연 작가의 이야기를 지금부터 들어본다.
|단순하게 지시하다
의외로 상사와의 커뮤니케이션보다 후배 직원과의 커뮤니케이션을 더 어려워하는 사람이 많다. 박소연 작가는 후배 직원과 커뮤니케이션을 잘하려면 먼저 그 세대의 문화를 이해해야 한다고 말했다.
밀레니얼 세대들의 특징
① 젊은 세대는 워라밸(Work & Life Balance)을 추구한다. 오랜 시간 근무하는 것을 비효율적이고 무능한 것으로 생각하는 경향이 있다. 예전에는 프로젝트를 할 때 며칠간 밤을 새워서라도 성과를 끌어냈지만, 젊은 세대에게는 이러한 방식이 잘 먹히지 않는다.
② 예전에는 어느 회사, 어느 부서에서 일한다는 ‘소속감’이 중요했다면, 지금은 내가 하고 있는 ‘일의 의미’가 더 중요해졌다. 따라서 리더는 후배 직원과 1:1로 커뮤니케이션하는 것이 좋다. 리더에게 직접 인정과 피드백을 받으면서 자신이 하는 일의 의미를 찾는 경우가 많기 때문이다.
③ 젊은 세대는 동양의 ‘고맥락 문화’를 잘 이해하지 못한다. 습관적으로 지각을 하는 직원이 사무실로 들어올 때마다 팀장은 헛기침을 하며 눈치를 준다. 팀장은 눈치를 줘도 개선되지 않는 직원 때문에 답답해하지만, 문제는 그 직원이 팀장이 눈치 주는 것을 전혀 알아채지 못했다는 것이다. 이런 식의 커뮤니케이션은 오해만 쌓일 가능성이 크다. 차라리 서양의 ‘저맥락 문화’ 방식을 따라 직설적인 커뮤니케이션이 더 효과적일 수 있다.
내 말 무슨 말인지 알지?
“내 말 무슨 말인지 알지?” 이보다 무서운 말이 없다. 김 팀장은 강 사원에게 “1/4분기 매출 현황을 간단히 정리해달라"라고 지시한다. 강 사원은 포스트잇에 현황을 세 줄로 요약하여 전달하지만, 보고서 형식을 기대했던 김 팀장은 화가 난다.
그런데 여기서 잘못한 사람은 누구일까? 김 팀장이다. 김 팀장의 ‘간단히’가 무엇인지는 김 팀장만 아는 것이다. ‘내 마음을 상대방도 알겠지’라고 생각하는 순간 비극이 태동한다.
업무를 지시할 때는 상대방의 머릿속에 구체적으로 그림을 그려주어야 한다. 김 팀장이 5분만 투자해서 어떤 수준의 보고서를 원하는지 알려주었다면 강 사원이 엉뚱한 결과물을 가져오는 일은 없었을 것이다.
|단순하게 보고하다
대부분의 상사는 주의력 결핍 증후군 환자다. 상사가 우리에게 줄 수 있는 집중력은 30초라고 봐도 무방하다. 기승전결의 장황한 보고를 한다면, 중요한 결론이 나올 때쯤 이미 상사는 집중력을 잃었을 가능성이 높다.
상사가 궁금한 것은 ‘언제쯤 결론이 나오는가. 기승전결로 가는 과정에서 이런저런 '밑밥'이 깔릴 때마다, 상사는 ‘얼마나 최악의 일이 벌어지고 있는 것일까’ 생각하며 불안해한다. 그렇다면 어떻게 보고해야 상사를 힘들게 하지 않을 수 있을까?
보고는 두괄식으로!
처음 30초 동안 결론을 먼저 요약해주는 보고는 상대의 초조함과 불안을 덜어준다. 자랑을 하러 왔다면, “당신이 지시한 일이 이렇게 잘 진행되고 있다.” 현황 보고를 하러 왔다면, “일이 이렇게 진행되고 있으며 당신이 알고 있어야 할 내용은 이것이다.” 도움 요청을 하러 왔다면, “무엇이 잘 안되고 있으며 이런 부분에 도움이 필요하다.” 이런 식으로 먼저 결론을 전달해주는 것이다.
상사에게 스트레스를 주는 미괄식 보고 예시
“상무님, 컨퍼런스 준비에 문제가 생겨서요.”
"뭐가 문제인데?"
"연사 섭외에 좀 문제가 있는데…"
"그래서 그게 뭐가 문제라는 건데?"
“연사 섭외에 500만 원이 필요한데 재무팀에서 300만 원밖에 승인을 안 해주고 있습니다.”
상사를 편안하게 하는 두괄식 보고
"상무님,컨퍼런스 연사를 섭외 중인데 재무팀에서 예산 초과라고 승인을 안 해주네요. 재무팀에 전화 한 번만 해주세요."
"그래? 예산이 얼마나 필요한데?"
"연사 측은 500만 원을 요구하고 있는데 재무팀에서는 300만 원까지만 승인해준다고 합니다."
"그 정도 가지고. 내가 처리할게."
|단순하게 표현하다
마지막으로 박소연 작가는 실무에서 바로 써먹을 수 있는 커뮤니케이션 스킬을 몇 가지 소개했다.
① 물어본 내용에 대답해주세요
질문을 하면 습관적으로 ‘비슷한 답변’을 내놓는 사람이 있다. “카탈로그 작업 언제 완성돼요?”라고 물었는데 “이제 디자인 넘겼어요”라고 답변하는 식이다. 그 사람에게는 디자인 넘기고부터 열흘 정도면 완성된다는 자기만의 맵이 있지만, 상대는 그것을 모를 수도 있다. 심플하게 “열흘 정도 남았습니다”라고 답변해주는 것이 좋다.
② 숫자에 해석을 담아주세요
숫자를 사용하면 정교한 커뮤니케이션을 할 수 있다. 사실 “보고서 금방 드릴게요”는 의미 없는 말이다. “퇴근 전까지 드릴게요”도 애매하다. 나와 상사의 퇴근 시간은 다를 수 있기 때문이다. “5시까지 드릴게요”와 같이 숫자를 사용해 말하는 것이 가장 좋다.
숫자만으로 상황을 파악하기 어려운 경우에는 해석을 덧붙여야 한다. “매출이 지난 분기 대비 15% 성장했습니다”만으로는 좋은 일인지 나쁜 일인지 판단하기가 어렵다. “원래 예상했던 7%보다 두 배나 높은 수치입니다”와 같이 해석을 덧붙여주어야 비로소 정확한 판단이 가능하다.
③ 결정적인 한 가지를 강조해보세요
유명한 기업들도 임팩트 있는 하나의 슬로건으로 기억되는 경우가 많다. 나이키의 “JUST DO IT”처럼 말이다. 이처럼 제품이나 서비스에 대해 홍보할 때는 설명을 구구절절 늘어놓기보다는 은유적으로 임팩트 있게 설명하는 것이 좋다.
④ 듣는 사람을 배려해주세요
‘업계 용어’라는 것이 있다. 특정 업계에서는 일상적으로 쓰이지만 업계 바깥의 사람들에게는 생소한 용어를 말한다. 기술 기반 회사는 업계 용어를 사용하는 경향이 유독 심하다.
예를 들어, 지금 디스플레이 시장에서는 8K TV가 화두다. 그러나 소비자들은 8K가 무엇인지, UHD는 무엇인지 잘 알지 못한다. 상대에게 편안한 언어를 사용하고 있는지 점검해볼 일이다.
⑤ 질문을 아끼지 마세요
부사장이 팀장에게 이런 지시를 내렸다. “우리 회사 광고는 왜 이렇게 구식인 거야? 감각적인 걸로 바꿔봐!” 여기서 바로 “알겠습니다” 하고 팀원들에게 그대로 지시한다면 당신은 ‘나쁜 팀장’이다. 부사장이 말하는 ‘감각적인 것’이 도대체 뭔지 팀원들이 어떻게 알 수 있단 말인가?
‘좋은 팀장’이 되려면 질문을 통해 팀원들의 일을 조금이라도 줄여야 한다. “저번에 이런 얘기를 하셨던 것 같은데, 그 방향으로 바꿔보면 될까요?” 이런 식으로 질문하고 얘기하다 보면 상대가 원하는 그림이 무엇인지 어느 정도 감을 잡을 수 있다. 만약 팀장이 이 과정을 생략하면 팀원들은 이것저것 다 해봐야 한다. 질문만 몇 번만 했다면 안 해도 되는 업무를 쓸데없이 하게 되는 셈이다.
⑥ 노력해도 안되면 피하세요
마지막은 관계에 대한 이야기다. 연구에 따르면 어딜 가도 나 같은 타입을 싫어하는 사람이 2.5%는 있다. 이들은 내가 뭘 해도 싫어할 사람이라고 생각하는 게 좋다. 이것은 취향의 문제이기 때문에 내 힘으로 어떻게 할 수가 없다. 관계를 개선하려고 너무 안달복달할 필요가 없다는 말이다. 만약 2.5%의 사람 때문에 괴로운 상황에 있다면, 노력하는 것보다 도망치는 게 어쩌면 더 현명한 방법일 수도 있다.
이로써 박소연 작가의 <일 잘하는 사람은 단순하게 합니다> 세미나가 모두 끝났다. 3회에 걸쳐 기획, 글쓰기, 말하기까지, 그야말로 ‘일잘러’가 되기 위한 필수적인 내용들을 살펴볼 수 있었다. 박소연 작가의 강연은 탄탄한 이론적 기반과 현장의 ‘꿀팁’이 조화를 이루었고, 곳곳에서 다채로운 인사이트가 쏟아져 나왔다.
세미나 전체를 관통한 키워드는 역시 ‘심플’이었다. ‘일을 잘하고 있는지’를 점검해보려면 먼저 ‘일을 단순하게 하고 있는지’를 점검해보아야 한다. 기획을 하고, 글을 쓰고, 커뮤니케이션을 하는 모든 과정에서 ‘단순함과 탁월함의 상관관계’를 기억할 수 있으면 좋겠다.
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