[온라인회의연구소] 온라인 회의 특징
한봉규(PHILIP.HAN)
온라인 회의
크리스티나 스리가 제안 한 6개 항목은 대면 회의 잘 하는 법과는 여러 면에서 다르다. 첫 번째 코로나 팬데믹 현상을 수용하는 것부터가 시작이다. 온라인 회의를 이렇게까지 강력하게 주장하는 든든한 배경으로 이것만 한 것은 없기 때문이다. 코로나 팬데믹 현상을 빼고 어떤 이유를 들어 온라인 회의를 정착할 수 있겠는가.
한데 대면 회의를 든든하게 지켜 온 배경은 무엇일까? 코로나 팬데믹 현상과 대비시킬 만한 사건은 없다. 학교는 공부하는 곳이고, 회사는 회의하는 곳이라는 것을 태어날 때부터 주입된 무의식은 아닐까 한다. 해서 그런지 회의는 으레 그런 것이야라는 투로 대한 나머지 합리적이었던 회의 기억을 일부러 숨기는 것은 아닐까. 이 얘기를 지인에게 했더니만 내게 되물었다. 그런 회의를 지금까지 몇 번 경험하고 지금 당장 떠오르는 멋진 회의가 있느냐고 말이다. 그러고 보니 나도 손에 꼽을 정도다. 역시 대면 회의는 주기적으로 앓는 두통과도 같다.
온라인 회의는 현재까지는 두통일지 타이레놀일지 알 수 없다. 그 까닭은 어느 누구도 원격 회의는 이래야 한다고 말할 만한 경험이 충분하지 않기 때문이다. 해서 대면 회의 경험을 반추하면서 온라인 회의 행동양식을 꾸릴 수밖에 없다. 크리스티나 스리 제안 중 두 번째 '온라인 행동 양식을 규범화한다'라는 항목이 이 맥락이다.
아래 내용은 온라인 회의를 기획하는 데 꼭 필요한 요소들로 크리스니타가 정리한 내용이다. 대면 회의를 준비하는 과정과 무엇이 다른지를 상상하며 읽는다면 감을 잡을 수 있을 것이다.
1. 회의 안건은 최소 24시간 전에 회의 참석자에게 이메일로 보낸다.
2. 회의 주제와 목적과 목표는 분명하게 구분하여 작성한다.
3. 회의 주관(책임) 자와 주최(관리) 자는 누구인지 밝힌다.
4. 회의 안건과 관련 있는 자료와 링크를 미리 공유한다.
5. 회의 참석자와 참석하면 안 되는 대상을 구분하는 기준을 명시한다.
6. 회의 진행 시간을 분명하게 밝힌다.
7. 회의를 중요 일정으로 캘린더에 저장할 것을 부탁한다.
온라인 회의 특징
대면 회의 준비와 다른 점을 발견했을 것이다. 2가지 사항이 대면 회의 준비와 다른 듯싶다. 하나는 '링크'를 공유하는 것이고 다른 하나는 참석하면 안 되는 대상자를 가르는 기준을 밝히는 점이다. 링크는 온라인 회의인 점을 감안하면 납득할 만한 요소인데, 참석자 기준을 밝히는 것은 사실 우리 직장 생활 정서와는 괴리감이 있다.
한데 다음 소개하는 얘기를 들으면 적극 검토할 가치는 있다. 글로벌 기업 H 사에 근무하는 P 매니저와 온라인 회의와 관련한 프로젝트 미팅을 하던 차 소개받은 얘기다. 대면 회의 때 일이다.
조직 개발과 관련한 정례 회의 중 매 안건마다 부정적인 의사 표현을 일삼는 이가 있었다고 한다. 마치 털어서 먼지 안 나오는 사람 어디 있더냐라는 투처럼 P 매니저는 느꼈다는 것이다. 그 참석자로 인해 P 매니저는 여러 차례 곤란을 겪었지만 나름 성과를 낸 측면이 있어 위안 삼았다고 했다. 해서 내가 물었다. 사전에 그런 사람을 거를 수 없느냐고 말이다.
P 매니저 답변은 회의 참석자 선정은 해당 부서장 권한인 탓에 자신이 부탁은 해도 콕 집어 이러쿵저러쿵하는 말은 부서장이 월권행위로 볼 수 있다고 했다. 그 참석자가 무엇 때문에 회의 독점자 오른팔 같은 행위를 했는지 알 수 없다. P 매니저는 이 사건을 겪은 후에 자신이 주관하는 회의 참석자 기준을 정하는 데 꽤 많은 시간을 들인다고 했다. 이 말은 참석자에게 이 회의 가치를 어떻게 설명하고 납득시킬 것인지를 연구하는 시간을 말한다.
P 매니저가 우연히 겪은 단편적인 사건 일수 있다. 한데 참석하면 안 되는 대상 기준을 제안했다면 부서장은 어떤 선택을 했을까를 상상해 보는 것은 할 수 있는 일이다. 어쩌면 대면 회의 시절 이런 악몽을 깨고 싶은 심경을 온라인 회의 행동양식으로 삼고 싶은 염원을 담은 조항이구나 싶다. 그렇다면 환영하고 수용할 만한 가치는 충분히 있다고 본다. 누누이 얘기하는 바지만 온라인 회의는 새로운 사고와 행동양식을 만들어나가는 과정이기 때문이다.
캘린더
일곱 가지 중 한 가지를 더 꺼내 얘기하고 싶은 항목은 7번째 회의 일정을 캘린더에 중요 일정으로 저장할 것을 요청하는 부분이다. 이는 대면 회의 시절에도 익히 해 왔던 일이라 그게 무슨 대수라고 할지 모른다. 게다가 스마트폰 내 캘린더와 실시간 연동하기 때문에 일정을 까먹을 일도 없다. 한데 여기서 말하는 이 말 뜻은 이 회의에 대한 가치를 중요하게 여겨 달라는 호소에 가깝다.
여기에는 이런 숨은 의도도 있다. 온라인 화이트보드를 사용하는 회의라면 캘린더에 일정을 올려 두면 자연스럽게 회의장인 온라인 화이트보드에 입장하는 효과를 거둘 수 있기 때문이다.
줌 ZOOM을 통하지 않고 어떻게 온라인 화이트보드에 들어갈 수 있지라고 반문하겠지만 미로 miro와 뮤랄 MURAL 두 온라인 화이트보드 프로그램 모두 줌에 탑재 되어 있기 때문에 가능한 일이다.
또한 회의 참석자를 모시러 회의실 밖으로 나가는 대면 회의 때 풍경 역시 캘린더와 결합한 온라인 회의로 인해 사라질 것이다. 이렇게만 된다면 온라인 회의는 그동안 불가능하다고 여겼던 대면 회의 면면을 개선하는 혁신적인 대안이 될 것이 분명하다. 1899.
20201102(월) 00:05
#온라인회의 #대면회의 #고질병을고칠수있다 #두통일까 #타이레놀일까 #원격회의 #리모트회의
온라인회의 &하이브리워크숍 전략컨설팅[H]
