[온라인회의] 목적·절차·시간·참여 요인 간 상성
모두의회의 5차 모임
모두의회의는 온라인회의를 연구한다. 온라인회의 베스트 프랙티스를 만드는 것이 목적이다. 대면 회의 실증 사례를 되짚어 보는 것을 출발점으로 삼고 있다. 여기에 현업 실무자 인터뷰를 병행하고 있고, 회의 관련 책을 선정해 스터디 중이다.
야모토 오사무가 쓴 '뭐든 잘되는 회사의 회의법'(2019)이 이번 모두의회의 5차 모임 주제다. 이 책을 선정한 까닭은 '회의'와 '미팅'은 다르다는 저자 주장이 궁금했기 때문이다. 통상 이 두 말은 같은 맥락으로 쓰고 있기 때문이다.
저자는 '회의는 경영진이 참석하고 회사 방향성을 논하고 의사결정하는 것'으로, '미팅은 이 방향성을 토대로 실행에 초점을 맞춘 브레인스토밍과 맡은 바 책임을 다하는 주인의식, 성과를 내는 리더의 동기부여가 상호작용하는 것'으로 정의하고 있다.
해서 회의는 신중함을 미팅은 속도를 강조하고 있다. 속도로 인해 우려되는 실무자 개개인 의견과 생각을 충분히 반영하지 못하는 점은 '방향 수정력'이라는 이름을 붙인 리더 역할을 강조하고 있다. 요컨대 '안되는 이유를 따져 묻기' 보다는 '되는 방향을 함께 고민하면 된다'라는 입장이다. 이를 가능하게 하는 것이 바로 계획을 과감하게 수정하는 리더십과 동기부여 역량이 필요하다는 것이다.
이 책은 회의 보다는 미팅에 방점을 찍고 있다. 15분 미팅이라고는 하지만 이는 상징적인 표현이고 실제적으로는 시간에 얽매여 본질을 놓치지는 말아야 한다고 고언한다. 미팅 본질 총론은 '대화와 합의' 각론은 '질문과 발표' '쓰기와 듣기' '다 같이와 함께' 쯤으로 요약 할 수 있다.
이런 기본 맥락을 적용한 회의 템플릿이 위에 제시한 '모두의미팅 템플릿'이다. 전개 순서는 아래와 같다.
1. 책 핵심 메시지 브리핑
2. '회의'와 '미팅' 비주얼리제이션
3. 회의 실습, 회의 주제 - 브레인스토밍 - 보팅
4. 미팅 스탭 브리핑
5. 미팅 실습, 회의 보팅에서 선정한 방향성을 구체화 하는 브레인스토밍 - 보팅
6. 미팅 결과물에 대한 합의 토론, 왜 이 의견이 방향성을 구체화하는 데 중요한가?
7. 미팅 실습 회고와 성찰
위 7단계를 완수하는 데 걸린 시간은 총 60분이다. 한데 2가지를 빼 먹었다. 하나는 저자 야모토 오사무가 미팅에서 강조한 '의견 발표'와 '합의 토론' 부분이다. 이 두 부분에 아쉬움이 회고와 성찰에 그대로 드러났다.
시간에 얽매이지 말라는 저자 당부가 있었음에도 7단계를 각 10분 씩 소화하는 여정으로 내달린 것이다. 그 까닭은 모든 회의 또는 미팅에 있어 중요한 요소라 할 수 있는 '시간' '절차' '목적' '참여' 요소 중 가장 중요한 것이 무엇인지를 실증해 보기 위해서 였다.
'시간' '절차' '목적'은 비교적 흡족한 반면 '참여' 부분에 대한 아쉬움이 짙다. 이를 개선할 수 있는 방안은 '절차'를 보다 더 간소화하는 것이란 생각이 들었다. 한데 '절차'는 '시간' '참여'와 각각 함수 관계인 듯 싶고, 이 두 관계는 만족도와 성과에 영향을 끼칠 것이란 생각이 들었다. 이 복잡한 상성을 풀면 온라인회의 베스트 프랙티스를 손에 쥘 수 있겠다 싶다.
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온라인회의 전략컨설팅[H]
