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by 한봉규 PHILIP Aug 10. 2021

[리모트워크] 뮤랄 · 미로 · 게더타운 온라인 회의⑩

#온라인회의와협업. 2021년 출간.

온라인 회의, 뮤랄 캔버스에 회의 설계하기

온라인 회의와 관련한 지금까지 영상은 세 분류이다. 온라인 회의에 대한 담론이 첫 번째이고, 두 번째는 온라인 시대 성공적인 회의를 하기 위해서는 뮤랄과 미로라는 온라인 회의 실습 도구를 쓰는 것이 효과적이라는 주장, 세 번째는 이 두 도구를 활용한 온라인 회의 퍼실리테이션이 그것이다.

이 세 가지 내용이 쉽고 해 볼만하다는 생각을 했다면 마지막 네 번째 항목에 주의를 관심을 기울여야 한다. 네 번째는 바로 온라인 회의를 실제로 뮤랄 캔버스에 미로 보드에 설계하고 운영하는 퍼실리테이션 기술을 익히는 것이다.

뮤랄 공유 기능에는 ‘아우트라인 · OUTLINE’이라는 메뉴가 있다. 이 메뉴를 클릭하면 뮤랄 우측 사이드 바가 열린다.

이미지 우측 빨간색 직사각형 참조.

이 아우트라인 번호를 클릭할 때마다 각 번호에 해당하는 회의 콘텐츠가 마치 파워포인트 슬라이드 쇼 화면처럼 온라인 회의 참석자 영상 플랫폼 화면에 크게 보인다. 요컨대 이 아우트라인 기능은 파워포인트 슬라이드 한 장 한 장을 화면에 불러들이는 기능이다. 마치 프레젠테이션 효과와 동일하다고 할 수 있다.

그렇다면, 아우트라인은 어떻게 설정하는 것일까. 아우트라인은 PPT 1장을 화면에 띄우는 기능이라고 한다면 PPT 한 장에 해당하는 기능은 따로 있다는 말이 된다. 뮤랄에서 이 PPT 한 장에 해당하는 역할을 맡은 메뉴가 바로 AREA이다.

AREA를 만들고 이 AREA에 아우트라인을 설정하고 클릭하면 앞서 말한 프레젠테이션 효과를 낼 수 있다. 한데 AREA는 어떤 내용도 기록되어 있지 않은 빈 슬라이드에 불과하다. 요컨대 회의 주재자가 뮤랄로 온라인 회의를 준비한다는 것은 이 빈 슬라이드 즉, AREA를 온라인 회의 절차에 맞게 뮤랄 캔버스에 배치해 둬야 하는 것을 말한다. 그 빈 AREA를 하나 포스트잇으로 채워나가는 일이 바로 온라인 회의가 된다.

이 밖에도 AREA 기능을 더 알아두면 온라인 회의 퍼실리테이션이 좀 더 세련되고 흥미로워진다. 이른바 포스트잇 ‘부착 기능’과 ‘보호 기능’을 알아 두면 이롭다.

- 부착 기능
: AREA를 먼저 뮤랄 캔버스 만든다.
: 포스트잇에 아이디어를 기록한 후 이 AREA 위로 옮긴다.
: AREA를 좌에서 우로 움직이면, AREA 위에 있는 포스트잇이 부착된 상태이기 때문에 같이 이동한다.

온라인 회의와 협업 109p 참고

-보호 기능
: 아이디어를 포스트잇에 기록한다.
: 이 포스트잇을 AREA로 덮는다.
: AREA를 좌에서 우로 움직이면, AREA만 움직인다. 포스트잇은 따라 움직이지 않는다. 반면에 이렇게 보호 기능이 설정되고 잠금장치를 걸면 AREA 아래 있는 포스트잇은 수정 삭제가 불가능하다. 온라인 회의 시 중요한 아이디어 혹은 보호해야 할 의견이 있을 경우 AREA의 이 보호 기능을 쓴다.

온라인 회의와 협업 111p 참고

뮤랄 캔버스에 AREA – 아우트라인 설정은 일종의 온라인 회의 뼈대를 구축하는 일과도 같다. 온라인 회의 절차에 따라 설계를 한다면 기본적으로 AREA는 네 개 필요하고, 아우트라인도 네 개가 설정된다는 것을 말한다.

한데 온라인 회의는 몰입감을 높이기 위한 여러 프로그램을 온라인 회의 안에 들일 수 있다. 예를 들어, 온보딩 프로그램 또는 동영상 또는 이미지 등이 그것이다. 이 각각의 회의 자료를 어떤 순서에 어떻게 배치하느냐에 따라 AREA 개수는 달라진다. 해서 이 온라인 회의 구조 설계는 단시간에 숙련할 수는 없다. 그렇다고 어려운 일도 아니다. 이 구조화 메커니즘만 정확하게 알고 몇 차례 시행착오를 거치면 금세 정교한 온라인 회의 설계를 할 수 있기 때문이다.

온라인 회의, 미로 보드에 설계하기

미로 보드에서 온라인 설계를 하는 방식 역시 뮤랄과 크게 다르지 않다. 다만 용어가 달라 약간 혼란스러울 수는 있다. 뮤랄에는 AREA가 있다면 미로에는 프레임이 있다. 이 프레임은 미로 퍼실리테이션 메뉴 바에 있고, 단축키 F를 누르면 쓸 수 있다. 한데 미로 프레임은 뮤랄처럼 ‘부착 기능’ ‘보호 기능’으로 나눠져 있지 않다. 미로 프레임 기능은 오직 부착 기능만 제공한다.

그럼 미로에도 뮤랄처럼 아우트라인 기능이 있을까? 미로에는 아우트라인 기능 없이 프레임을 설정하면 미로 보드 좌측 사이드 면이 열리면서 프레임 설정 순서대로 목록화되어 있다. 우측 빨간색 직사각형이 프레임 영역이다.

미로 보드 프레임

미로 보드에 온라인 회의를 설계한다는 것은 바로 이 프레임을 설정하는 것을 말한다. 뮤랄과 마찬가지로 온라인 회의 4단계 프로세스에 맞춘 설계라면 프레임은 네 개 있으면 된다. 하지만 앞서 설명한 바와 같이 대시 보드를 만들고, 각 데이터를 하나의 프레임으로 설정하고 온보딩 프로그램, 의견을 관점 별로 모으는 템플릿 등을 활용한다면 프레임 개수는 많아지는 것이 당연하다.

이 프레임을 온라인 회의 순서 또는 퍼실리테이션 진행에 따라 설정하는 일이 처음부터 쉽지는 않다. 숙련하기 위해서는 시행착오를 겪으면서 성찰하고 다시 도전하는 일련의 숙련가 사이클을 몇 차례 경험하는 것이 가장 빠른 길이다.

온라인 회의, 메타버스 · 게더타운 활용하기

코로나 대유행이 만든 리모트 워크 시대, 어느 누구도 경험한 바 없는 이 미지의 세계는 빠르게 진화하고 있다. 온라인 회의 실습 도구 뮤랄과 미로를 알고 익힌지 채 1년이 되지 않아 새로운 온라인 회의 프로그램이 등장했다. 한데 이번에는 좀 센 녀석이다. 이름하여 메타버스라는 토네이도 급 배경을 안고 게더타운이 등장했다.

게더타운은 가상현실 세계를 마치 현실처럼 유영하는 방식으로 온라인 회의의 새 지평을 열고 있다. 뮤랄과 미로는 회의 주재자가 주인공이라면 게더타운은 회의 주재자를 상징하는 아바타가 주연이다. 회의 참석자 역시 아바타를 설정해서 온라인 회의에 참석한다. 이 방식이 MZ 세대에게 깊이 파고들고 있다. 이런 힙한 현상은 이른바 줌 피로감의 반동작용이라는 분석도 있다. 요컨대 영상 플랫폼은 부담감이 있었다. 항시적으로 켜둬야 하는 점이다. 이는 본의 아니게 자신의 개인 공간을 타인에게 노출시켜야 하는 불편함이었다.

이뿐만이 아니다. 온라인 회의는 분명 대면 회의 방식과는 차별점이 뚜렷함에도 온라인 회의에 대한 이해 부족과 덜 성숙한 숙련도로 인해 피로가 가중됐었다. 여기에 되레 회의 빈도수가 증가한 점도 게더타운에 열광하게 한 배경이라고 할 수 있다. 아바타는 줌으로 인한 스트레스를 경감시키기 때문이다.

우선 영상 플랫폼을 켜지 않아도 아바타만으로도 회의가 가능한 점을 체험했다. 게다가 뮤랄과 미로의 온라인 회의 구조는 평면이었다. 하지만 게더타운은 온라인 회의 공간을 가상이지만 입체적으로 구현할 수 있고, 간혹 재미 요소를 가미하면 실제와 같은 느낌을 갖게도 했다.

이를테면 회의실 공간 옆에 카페테리아를 설정해 둔다던가 아바타를 이동시키면 정원이나 루프탑으로 이동할 수 있다. 마치 현실 세계에서 회의 중간 휴식 때 자신이 한 번 정도 해 봄직한 행동 습관을 게더타운이라는 가상공간에서 그대로 이어갈 수 있다는 것이다.

게더타운 내 레퍼런스HRD 사무실 회의실 강의실

게더타운 뮤랄 콜라보

하지만 게더타운이 뮤랄과 미로와 같은 구조적이고 체계화한 온라인 회의 시스템이라고 보기에는 아직은 한계가 있다. 게더타운이 서비스하는 소통 방식은 채팅과 음성, 화이트보드뿐이다. 이 점은 점점 진화하고 발전하겠지만 그렇다고 뮤랄과 미로를 따라잡을 만큼 발전하기는 어렵다. 그 까닭은 게더타운은 영상 플랫폼 부류에 속하고 뮤랄과 미로는 온라인 회의 실습 도구이기 때문이다. 해서 게더타운은 뮤랄과 미로를 공유해서 쓸 수 있다.

리모트 워크 시대, 온라인 회의의 이니셔티브를 잡기 위한 세계 유수의 온라인 기업이 뛰고 있는 점이 온라인 회의 첫 걸음마를 뗀 우리에게는 각성 효과이다. 점점 더 미래 온라인 시대 그중에서도 회의와 인연을 떼려야 뗄 수 없는 우리 일터의 변화가 더 궁금해진다. 온라인 회의 발전이 곧 동료와 함께 일하는 방식이 진보한다는 의미 때문이다.

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