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by 한봉규 PHILIP Sep 08. 2021

[리모트워크] 소프트웨어 · 하드웨어 준비의 기술 ④

#한봉규

온라인 회의를 위한 소프트웨어 준비

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온라인 회의는 분명 대면 회의와 출발점이 다르다. 이 점을 구구절절 설명할 필요는 이미 지났다. 혹자는 영상 장비를 쓰는 것을 빼면 대면 회의 때와 회의가 질적으로 향상 되지 않았다고 지적을 한다. 이 말은 이렇게 반론할 수 있다. 대면 회의 방식으로 온라인 회의를 준비했기 때문이라고 말이다.

앞선 4차 시 온라인 회의 프로세스 STEP 1. 영상은 온라인 회의 준비와 관련한 내용을 담고 있다. · 어젠다 세팅 · 시스템 세팅 · 회의 개요서 발송을 소프트웨어 준비로 꼽았고, 이 중 어젠다 세팅이 가장 중요한 활동이라고 밝혔다. 그렇다면 어젠다 세팅은 어떻게 하는 것일까?

이 질문에 S-HRD 이소정 대표는 템플릿 한 장을 내밀었다. 성공적인 온라인 회의를 하기 위해서 회의 주재자는 아래 5가지 질문을 심사숙고 한 후 답변을 정성껏 작성해야 한다고 말했다. 요컨대 어젠다 세팅의 세가지 세부 항목 즉, 회의 목적 · 안건 · 순서를 정하고 기술하기 위한 초안 정도로 여기면 될 듯 싶었다.

어젠다 세팅을 위한 5가지 질문 목록

➀ 어떤 상태가 되면 회의를 종료해도 될까?

: 회의 종료 조건을 결정하는 것은 회의 목적을 달성했는지 여부를 판단하는 일이다. 온라인 회의 준비 단계 전 과정을 통틀어 가장 핵심적인 활동이라고 할 수 있다. 한데 회의 목적이 ‘사회적 거리두기 이행을 위한 협력 방안’ ‘개선 방안’ ‘지원 방안’일 경우는 사실 좀 애매하다.

이를 ‘협력 방안 토의’라고 하면, 토의는 아이디어를 내고 따지고 결정한다는 뜻을 포함하고 있기 때문에 종료 조건을 쉽게 떠 올릴 수 있다. 이를테면 ‘협력 방안 아이디어 우선순위 3개를 결정하는 것이 회의 종료 조건이라고 쓸 수 있다는 말이다. 반면에 ‘협력 방안’이 회의 목적이라면 여러 방법을 검토만 하겠다는 뜻이 될 수도 있기 때문이다. 종료 조건을 떠 올리기가 어렵다. 해서 회의 목적을 상세하게 기술해야 까닭을 참석자 자신이 이 회의에 참석했을 때 자신의 행동을 예측가능해야 한다고 강조한 것은 바로 이 때문이다.

➁ 이 종료 조건을 만족하려면 누가 참석해야 하는가?

: ‘사회적 거리 두기 이행 개선 방안 토의‘를 한다면 누가 참석해야 하는가를 묻는 것이다. 회의 목적에 따른 세부 안건 목록을 작성하면 참석자 선정이 의외로 쉽다. 이를테면 세부 안건 목록을 이렇게 작성할 수 있다.

- 사회적 거리 두기 주무 부서와 지원 부서 간 개선 방안 토의

- 사회적 거리 두기 주무 부서와 현장 운영 간 개선 방안 토의

- 사회적 거리 두기 주무 부서와 시민 간 개선 방안 토의 등의 형식이면, 참석자 선정을 애먹을 일이 줄 것이다.

여기에 빠지면 안되는 조건이 있다. 앞서 말했듯 토의는 아이디어를 내고 따지고 결정하는 과정 모두를 일컫는다. 요점은 의사결정 방식과 의사결정자를 고려한 참석자 선정도 해야 한다는 점이다. 참고로 참석 대상을 이해관계가 있는 부원 모두로 지정하는 일은 깊이 생각해 봐야 한다는 점이다. 모두가 참석하는 토의는 회의가 아닌 워크숍이기 때문이다.

➂ 이 온라인 회의에 참석하는 참석자가 아는 것과 모르는 것은 무엇일까?

: 이 질문 의미는 회의 자료를 준비하는 데 쓸모가 있다. 요컨대 ’사회적 거리두기 지원 방안 토의‘ 온라인 회의를 회의 주재가가 준비를 할 때, 준비 해야 하는 자료 내용과 수준, 범위, 분량 등을 결정하는 데 기준점으로 삼을 수 있기 때문이다. 온라인 회의를 짧게 그리고 성공적으로 마치고자 한다면 이 질문은 아래 ➃번 질문과 관련이 있고, 무엇보다 회의 주재자의 회의 준비 시간과도 관련이 있다.

➃ 이 회의와 관련하여 참석자 불만은 무엇일까?

: 온라인 회의에 참석자 고전적인 불만은 자신이 참여하는 방식이 제대로 작동하지 않는 점을 든다. 이를테면 노트북으로 접속할 것을 권유하지만 어떤 이유에서인지 스마트폰 또는 아이패드로 참여하려고 하는 것을 말한다. 회의 개요서에 이 두 방식 참여를 권장하지 않는다고 해도 자기 방식을 고수하려는 이 관성은 온라인 회의에서만 볼 수 있는 진풍경이기도 하다.

해서 회의 주재자는 이런 경우를 포함하여 참석자 불만을 면밀히 검토한 후 예방해야 한다. 이같은 장비와 관련한 이슈는 온라인 회의 도중에 얼마든지 예상하지 못한 일이 발생할 수 있기 때문에 더더욱 철저하게 준비해야 한다. 이밖에도 참석자 불만 TOP 3를 뽑으라면, 첫 번째가 일정이고, 두 번째가 의무적으로 참석해야 하는 지 여부 세 번째는 영상을 계속 켜둬야 하는 지 여부이다.

첫 번째와 두 번째는 마땅한 변명거리가 없어 참석자도 마지못해 따르는 경우가 많다. 하지만 세 번째 영상 관련 불만은 온라인 회의에 참석하기 싫어서라기 보다는 화면을 통해 자신의 사생활 공간이 노출되는 것을 꺼리는 탓이 더 크다.

해서 스마트 폰으로 참가를 희망하는 것일 수 있다. 이 점은 참석자 노트북 사양과 영상 플랫폼 사양이 최신 버전이라면 배경 화면 선택해 사생활 공간 노출을 막을 수 있다. 한데 노트북 또는 데스크탑 사양이 최신 버전일지라도 배경 화면을 제공하지 않는 영상 플랫폼이 있기에 회의 주재자는 이런 점을 배려할 때 불만률을 낮출 수 있다.

➄ 이 회의 주제를 구체적으로 어떤 순서와 방식으로 진행하는 것이 바람직할까?

: 이 질문은 아래

- 온라인 회의 전체 소요 시간

- ➁번 항목에서 언급한 각 세부 안건 진행 방식

- 의사결정 방법

- 회의록 작성 등을 어떻게 할 것인가를 묻는 것이다.

이 질문에서 중점을 둬야 할 사안은 시간이다. 요컨대 ’회의는 짧게!‘라는 명제를 달성할 수 있느냐 여부를 가늠하는 질문이라는 것이다. 한데 짧은 회의를 가장 이상적인 온라인 회의로 인식하고는 있지만, 그 짧은 정도는 몇 분인가라는 질문에는 저 마다 기대치는 다르다. 통상 60분 안쪽으로 회의를 마쳤을 때 짧게 마쳤다고들 한다. 해서 온라인 회의는 30분 회의와 60분 회의를 목표로 두는 경우가 많다.

온라인 회의를 위한 하드웨어 준비

온라인 회의가 대면 회의와 결정적으로 다른 점은 바로 하드웨어 즉, 장비 때문이다. 이를테면 영상 플랫폼과 온라인 회의 도구가 있다는 점이다. 물론 대면 회의 중 화상으로 연결하곤 한다. 하지만 그것은 일시적일 뿐이고, 온라인 회의 영상은 항시적이다. 이 점은 회의 주재자가 대면 회의를 준비할 때 장소 선정에 애먹는 일을 말끔히 사라지게 했다. 해서 온라인 회의로 인해 회의 효율성이 높아졌다는 평가에 한 몫을 하는 것이다.

온라인 회의를 준비하는 단계에서 회의 주재자가 점검해야 할 하드웨어는 영상 시스템 외에도 회의 유형에 따른 회의 실습 도구를 준비하는 일이 있다. 영상 시스템은 조직이 보안 이슈를 감안해 구루미 · 웹엑스 · 팀즈 · 줌 중에서 최선책을 대부분 선정한 상태이다.

회의 실습 도구는 아직이다. 앞서 언급한 회의 5가지 유형에 따른 온라인 회의를 하고자 한다면, 적어도 참석자가 마음껏 의견을 낼 수 있는 기능과 여러 의견 중 중복 내용을 걷어내고 그룹핑한 후 의사결정 할 수 있는 투표 기능이 구현되어야 한다. 이 기능을 모두 제공하는 온라인 회의 실습 도구는 뮤랄 · MURAL과 미로 · MIRO가 있다. 이밖에도 비캔버스, 마림바, 패들렛, 멘티미터 등 도구들이 저마다 개성과 특징을 뽐내고 있다.

한데 문제는 이 도구를 온라인 회의에서 실제 쓰고자 한다면 참석자가 이 도구에 대한 이해는 물로 다룰 줄 알아야 하고, 회의 주재자는 이 도구에 대한 활용법을 매뉴얼로 준비해야 하는 수고를 해야 한다. 이 수고를 회의 주재자가 곤욕스러운 탓인지 현재 온라인 회의는 대면 회의 시 쓰던 엑셀 또는 PPT 자료를 프레젠테이션으로 쓰고 있다. 이른바 목적 없고 논의 없고 결론 없는 3무 회의 전형을 온라인 회의에서도 고스란히 답습하는 형국이다.

온라인 회의 최대 장점은 바로 이 가짜 회의를 진짜 회의로 전환할 수 있는 절호의 기회라는 점이다. 어느 누구도 이 온라인 회의의 표준을 가지고 있지 않기 때문이다. 해서 이 온라인 회의 장점을 잘 살려 조직에 안착을 시킬 수만 있다면, 재미 있고 의미 있는 회의 지평을 열 수가 있다. 이런 측면을 고려한다면 온라인 회의 실습 도구를 배우고 익히는 것은 현재의 수고가 아닌 미래를 위한 투자이다. 세 살 버릇 여든까지 간다는 의미를 온라인 회의 실습 도구를 숙련하는 금언으로 삼을 시점이다.

이밖에도 온라인 회의 영상 시스템 업데이트는 회의 준비 단계에서 잘 잊는 항목이다. 설사 잊지 않고 회의 주재자는 정기적으로 업데이트 했지만, 참석자가 그러지는 못한 경우가 허다하다. 이점을 고려해서 회의 주재자는 참석자에게도 시스템 업데이트를 꼭 권해야 한다. 업데이트 수준이 동일하면 적어도 회의 개회 전 또는 도중에 “저는 안되요!” “그것은 어떻게 하면 되요!” 등등의 요구사항 또는 불만사항은 없을 것이다. 이는 온라인 회의 시스템이 회의 몰입도를 높이는 데 일익을 하는 점이다.

따라서 성공적인 온라인 회의 준비를 위한 하드웨어 측면에서 회의 주재자는 이 모든 사항을 회의 개요서에 그 내용을 기술하고 필요시 매뉴얼로 또는 가이드 북 형태로 첨부하여 발송하고, 회람했는지 여부까지 확인해야 한다. 온라인 회의 때 쓰는 영상 시스템을 포함한 장비 일체를 점검하는 일은 비오는 날 슬리퍼, 운동화, 장화 중 어떤 것을 참석자에게 제공하는 것이참석자를 위한 배려인지를 판단하는 일과도 같다.

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