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by 한봉규 PHILIP Sep 10. 2021

[리모트워크] 온라인 회의 PDCA 사이클 ③

#한봉규

온라인회의 PDCA 사이클

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회의와 관련한 명언은 동서고금을 막론하고 이 말로 통한다. ‘짧게!’ 하지만 이 말이 뜻하는 바를 시간으로 정확하게 산정해서 제시하진 못한다. 저마다 경험칙으로 15분 · 30분 · 60분을 권할 뿐이다. 그렇다면 15분 간 회의와 60분 간 회의는 무엇이 다르고, 공통점은 또 무엇일까? 다른 점을 말하라면 차고 넘칠 것이다. 한데 공통점을 말하라면 이 한가지 뿐일 것이다. 그것은 바로 회의 프로세스이다.

한 기업의 경영 활동은 다양하다. 이 다양성을 효율적으로 관리하기 위해서 기업은 표준화를 한다. 표준화의 대표적인 상징이 바로 프로세스이다. 이 관리 프로세스로는 Plan – Do – See – Action 즉, 계획 – 실행 – 평가 – 개선 이 4단계가 널리 알려져 있고, 처음 일을 배울 때 익히는 절차이다. PDCA 사이클이라고도 부르는 이 프로세스는 처음에는 품질 개선을 위해 고안했었다. 1950년 미국 통계학자 에드워드 데밍이 업무 기본 관리 체계로 선보이면서 데밍사이클이라고도 부르며 현재에 이르고 있다.

회의 역시 경영 활동의 한 부분임을 부인할 수 없다면, 그에 따른 관리 프로세스가 있음을 알 수 있다. 하지만 효율적인 회의를 연구하고 개선한 수 많은 보고서를 보면 모두가 공함하는 회의 프로세스란 없다. 다만 이 정도 수준에서 동의할 수 있을 뿐이다. 과연 ‘이 정도 수준’이란 무엇일까? 표현 상 차이는 있지만 공교롭게도 데밍사이클 즉, PDCA 4단계 절차로 압축된다. 요컨대 ‘회의 계획 – 회의 실행 – 회의 평가 – 회의 개선’ 이 4단계를 회의 프로세스라고 해도 전혀 이상하지 않다. 간혹 앞서 말한 ‘짧게하는 회의’ 기대감을 반영한 ‘회의 준비 – 실행 – 사후관리’ 3단계로 압축해 쓰곤 한다.

온라인회의 프로세스

하지만 온라인 회의도 이 프로세스를 그대로 적용해도 되는 것일까? 모범답안은 그래도 되지만, 그래도 온라인 회의 특징이 드러나는 것이 회의를 준비할 때 시행착오가 덜하지 않을까 한다. 온라인 회의 프로세스는 ‘회의 준비 – 실행 – 회고 – 피드백’으로 일반화 되어 있다. 앞서 말한 회의와 구별되는 점은 ‘평가’ 대신 ‘회고’가 자리를 차지했을 뿐이다. 왜, 평가 대신 회고라는 말을 온라인 회의에서 쓰는 것일까? 여기에는 일 하는 방식의 변화가 가장 큰 원인이고, 또한 MZ세대 특징을 반영했다고도 볼 수 있다.

회고 · Reflection는 돌아보기이다. 이를테면 회의를 돌아보면서 ‘새로 알게 된 점’ ‘배운 점’ ‘부족한 점’ 등을 자기 고백 형식으로 표현하는 행위를 말한다. 반면에 ‘평가’는 그 결과에 따라 ‘보상과 처벌’이 따른다. 회의 준비에 대한 평가, 진행에 대한 평가, 내용에 대한 평가 등등 숱하게 많은 회의 요소 모두는 평가 대상이다.

사정이 이렇다 보니 회의 본연의 목적을 달성하는 데 몰입하는 일 보다 평가를 잘 받기 위한 회의를 하는 일이 비일비재했다. 회의를 위한 회의를 한다는 말은 이 맥락이다. 또한 평가 결과는 늘 새로운 일을 양산했다. 마치 일이 일을 만드는 구조였다. 해서 대면 회의를 기피한 여러 이유 중 대부분은 이 평가 단계가 악용된 결과였다.

이 악순환의 고리를 끊어야 회의가 비로소 회의 다워진다는 자성이 온라인 회의라는 비상구로 탈출에 성공한 결과물이 회고이다. 요컨대 회의 절차에서 평가는 조직의 양적 성장을 견인했다면, 온라인 회의의 회고는 조직의 질적 성장을 이끌 것이다. 개인의 성장과 발전 경향성이 어느 세대보다 강한 MZ 세대에게 회고는 그들의 생각을 들을 수 있는 또 다른 의미의 소통 채널이라고도 할 수 있다.

온라인회의 프로세스, 준비 - 실행 - 회고 - 피드백

STEP 1. 온라인 회의 준비 Plan

온라인 회의 준비 핵심은 3가지 이다. ➀ 어젠다 세팅 ➁ 시스템 세팅 ➂ 회의 개요서 발송 이 그것이다. 이 중 가장 중요한 항목을 꼽으라고 하면 단연 어젠다 세팅이다. 요컨대 회의 주재자는 이 온라인 회의를 개최하는 배경과 목적을 분명하게 기술하고 문서화 하는 것을 말한다. 이 회의 목적을 읽은 회의 참석자는 자신이 이 회의에서 어떤 행동을 해야 하는 지 예측할 수 있다면 이 온라인 회의 준비는 잘 하고 있는 것이다. 각 항목 별 세부 준비사항은 아래와 같다.

➀ 어젠다 세팅

- 회의 목적 기술

- 세부 안건 선정

- 회의 순서 등을 문서화 한 자료

➁ 시스템 세팅

- 영상 플랫폼 선정과 회의 실습 도구 활용 여부 판단

- 이 두 사안에 대한 최신 업데이트 현황을 포함한 장비 사용 매뉴얼

- 기기 별 접속 방법과 장비 설정에 도움을 줄 연락처 등을 기술한 문서

➂ 회의 개요서 작성 · 발송 · 회신 요청

- 어젠다 세팅과 시스템 세팅 내용을 포함한 일정 · 시간 · 참석 대상자 안내

- 세부 안건에 대한 의사결정 방법 소개

- 회의 참석 여부 회신 방법 등을 문서화 한 자료

STEP 2. 온라인 회의 실행 Do

온라인 회의 성공적인 실행을 위해서는 3가지 사안이 중요하다. ➀ 온라인 회의 유형을 고려한 진행 ➁ 주재자 역할 ➂ 참석자 역할이 그것이다. 먼저 온라인 회의 유형(2차 시에 언급한 다섯 가지 회의 유형(➀ 의사결정을 목적으로 하는 회의 ➁ 정보 공유를 목적으로 하는 회의 ➂ 이해관계를 조정하는 회의 ➃ 문제해결을 위한 회의 ➄ 제도·방침을 검토를 목적으로 하는 회의)을 고려한 진행의 의미는 한 마디로 함축하면, 보고 중심인가 또는 토론 중심인가를 고려해야 한다는 말이다. 해서 보고 중심일 때 회의 주재자와 참석자 역할과 토론 중심일 때 역할이 다르다. 해서 바로 이 실행 단계에서 필요한 것이 회의 퍼실리테이션이다.

➀ 온라인 회의 유형을 고려한 진행

- 보고 중심 회의는 정례 회의 또는 정보 공유를 목적으로 하는 회의이다. 이 때 주재자 역할은 보고 내용을 참석자 전원이 제대로 이해했는지를 질문을 통해 수시로 점검한다. 참석자 역시 빠트린 정보는 없는지, 이해하지 못하는 부분은 없는지 등을 살펴야 한다.

- 토론 중심 회의는 다양한 정보를 공유하고 여러 이해관계를 조정하면서 가장 합리적인 의사결정을 하는 회의이다. 이 때 주재자는 참석자가 이 토론에 적극적으로 참여할 수 있는 방안과 동기부여를 적시에 제시해야 한다. 가장 중요한 역할은 의사결정을 할 때 중립 위치에 서 있어야 한다는 점이다.

참석자 역할은 자신의 의견을 솔직하게 하지만 정제된 언어로 분명하게 전달해야 한다. 감정적 대립이 되지 않도록 자기 관리를 해야 하고, 마지막으로 의사결정 시 의도적으로 빠지거나 뒤늦게 결정 사안에 대해서 이의를 제기하지 않도록 한다. 이외 참고할 만한 사안은 아래와 같다.

➁ 주재자 역할

- 회의 실습 도구를 쓸 경우 도구 활용 목적과 방법을 설명한다.

- 회의 참여 방법과 지켜야 할 사안에 대한 합의를 이끌어 낸다.

- 회의 참여자를 수시로 독려하는 동기 부여한다.

➂ 참석자 역할

- 회의 시 자신의 역할이 불분명할 때는 주재자에게 설명을 요청한다.

- 감정적 대립을 하지 않는 자기 관리를 한다.

- 의사결정 시 회피하지 않고, 꼭 참여한다.

STEP 3. 온라인 회의 회고 Reflection

회의 목적을 달성하는 의사결정을 마친 후 급하게 회의를 종료하곤 한다. 한데 온라인 회의는 반드시 이 회고 단계를 밟을 것을 권한다. 그 까닭은 온라인이란 특수한 상황 때문이다. 대면 회의는 회의 종료 후에 동료 간 휴식을 가질 수 있다. 하지만 온라인은 영상이 꺼지면 그대로 모두 다시 혼자가 되기 때문이다.

연구에 따르면 온라인 회의 후 다시 1인이 되는 경우 알 수 없는 고독감을 느낀다고 한다. 이 고독감은 자신이 지금껏 무엇을 했고, 그것이 정말 자신에게 의미 있는 일인가를 반문하면서 우울감을 겪을 수도 있다는 점을 들어, 이를 예방하는 차원에서 회고 단계를 유익하다는 것이다. 요컨대 회의를 마친 후 3가지를 자기 고백 형식으로 말하거나 쓰면서 의미를 고취한다.

이 내용을 동료 간 교류를 하면 온라인 회의 종료 후에도 고독감은 되레 성취감과 진취성으로 발전한다.

➀ 이 회의를 통해 새롭게 알게 된 사실은 무엇입니까?

➁ 이 회의를 통해 자신은 얼마만큼 성장했다고 보십니까?

➂ 이 회의를 통해 새로 익혀야 할 기술 혹은 지식은 무엇입니까?

회고 질문은 이 세 가지로 특화 되어 있지 않다. 회의 주재자 얼마든지 다양한 관점으로 질문을 만들어 쓸 수 있다. 이 때 핵심 사항은 회의를 통해 참석자 개개인은 스스로 성장하고 있다는 느낌을 안겨줄 수 있는 질문이어야 한다는 점이다.

STEP 4. 온라인 회의 피드백 Feedback

온라인 회의 피드백 활동은 3가지로 압축 할 수 있다. ➀ 회의 결정 사안 정리 ➁ 회의 결론에 따른 업무 배분 ➂ 회의 결과물 추적 관리 가 그것이다.

이 중 중요한 활동으로 꼽을 수 있는 일은 회의 결정 사안을 정리하는 회의록 작성이다. 회의록은 말 그대로 기록의 산물이다. 그럼 회의 내용을 기록으로 남기는 까닭은 무엇일까? 상징적인 의미로는 어떤 일을 하고 있다는 점을 부각할 수 있다는 점이고, 실질적인 의미로는 일과 관련한 역할과 책임, 자원을 배분하는 기준이 된다는 점이다. 여기에 목표와 성과의 관리 측면도 포함한다.

➀ 회의 결정 사안 정리 · 회의록 작성

- 회의 전반적인 활동 내용을 사실 중심으로 기술한다.

- 회의 주재자 참석자 기록자 의사결정자는 누구였고, 어떤 의견을 냈는지 그 내용을 상세하게 기술한다.

- 회의 내용 중 빠진 부분 과장한 부분 사실과 다른 부분을 포함하여 숫자 표기 등이 알맞은지 등 검수한 후 작성을 완료한다.

➁ 회의 결론에 따른 업무 배분

- 회의 결과 어떤 새로운 일을 시작해야 할 때, 개인이 단독 수행할 경우와 팀으로 할 경우를 구분한다.

- 팀으로 할 경우 프로젝트 리더가 누구인지를 분명하게 하고, 팀 의사결정 방식을 합의한다.

- 개인 단독 업무 또는 팀 협업 업무 모두 역할과 책임, 기간과 결과물은 분명하게 문장으로 기술한 후 공유한다. 이후 각 업무 진행 상황은 수시로 공유한다.

➂ 회의 결과물 추적 관리

- 검수 완료한 회의록 내용을 기준으로 삼는다.

- 특히 숫자로 표현한 안건과 업무 등을 중심으로 추적 또는 사후 관리 한다.

- 추적 관리 또는 사후 관리 중 긴급한 이슈가 발생하면 회의 참석자 모두와 의사결정자에게 즉시 보고 한다.