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by 한봉규 PHILIP Sep 12. 2021

[리모트워크] 온라인회의 성공 3 원칙 ②

어젠다 세팅 · 회의 도구 · 참여 방식 판단

온라인 회의 3원칙

어젠다 세팅 · 도구 준비 · 참여 방식

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온라인 회의와 협업 저자 인 이병훈 작가는 성공적인 온라인 회의는 3가지 문제를 해결해야 한다고 말했다. 첫째, 목적 없는 회의 둘째, 준비 없는 회의 셋째, 독점하는 회의가 그것이다.

이 말은 온라인 회의를 주재자 또는 주관 부서는 눈여겨 둬야 할 부분이다. 참고로 주재자는 회의 준비 – 실행 – 사후관리 이 3단계를 맡아 일 처리하는 하는 사람을 말하고, 주관 부서는 책임자 또는 책임 부서를 말한다.

여튼간에 대면 회의를 포함한 온라인 회의 성공은 주재자와 주관 부서는 왜, 이 회의를 하는지 그 배경과 목적을 분명하게 밝혀야 하고, 이 회의에서 무엇을 할 것인지를 알려야 하며, 참석자 모두가 회의 효능감을 갖고 돌아가도록 참여 방법을 기획 해야 한다.

어젠다 세팅: 회의 목적을 분명하게 한다.

사실 목적 없는 회의란 없다. 참석자가 공감하지 못하는 목적이 있을 뿐이다. 왜 이런 일이 일어날까? 그 까닭은 회의 기획을 할 때 어젠다 세팅이 부실했기 때문이다. 어젠다는 회의 주제는 무엇이고 그에 따른 안건이 무엇인지를 문서화 한 것을 말한다. 따라서 주제는 참석자 자신이 회의에서 무엇을 해야 하는 지가 예측 가능해야 한다. 회의 주재자는 이 점을 헤아려야 한다. 통상 5가지 주제 유형이 있다.

➀ 의사결정을 목적으로 하는 회의 ➁ 정보 공유를 목적으로 하는 회의 ➂ 이해관계를 조정하는 회의 ➃ 문제해결을 위한 회의 ➄ 제도·방침을 검토를 목적으로 하는 회의

예를 들면, ‘OO 프로젝트 마무리 일정 결정 회의’ ‘OO 신제품 개발을 위한 시장 조사 결과 공유 회의’ ‘OO 자치 프로그램 시행 방법과 관련한 이해관계 조정 회의(또는 공청회 · 토론회)’ ‘고객 응대 방법 아이디어(문제해결) 회의’ ‘OO 지침 검토 회의 또는 정례 회의’ 등으로 회의 주제를 기술한다. 여기에는 주제에 따른 세부 안건 목록과 진행 방법 · 일정 등을 포함하는 것을 어젠다 세팅이라고 말한다.

온라인 회의 도구의 준비

온라인 회의 주재자가 성공적인 온라인 회의를 위해 잊지 않고 마음에 새겨할 두 번째 원칙은 준비 없는 회의를 하지 않는 것이다. 여기서 말하는 준비는 대면 회의와는 그 결이 다르다. 온라인 회의를 위한 준비는 하드 웨어와 소프트 웨어 측면을 염두에 두어야 한다. 어떤 면에서는 대면 회의 준비도 이를 따르기는 하지만 온라인 회의는 그 준비 정도가 대면 회의와는 확연하게 다르기 때문이다.

온라인 회의 하드 웨어 측면은 영상 플랫폼을 말한다. 구루미를 포함한 줌 · 웹엑스 · 팀즈 · 구글 미트는 대표적인 화상 회의 시스템이다. 이 넷 중 하나 영상 플랫폼이 정해진 상태라면 하드 웨어 측면에서 고려해야 할 사안은 회의 참석 대상자 장비 환경이다.

특별하게 확인해야 할 점은 회의 주재자와 회의 참석자 영상 플랫폼 업데이트 상태가 같아야 한다는 점이다. 이는 회의 참여도에 밀접한 관련이 있다. 이 점은 5차 시에 부연 설명 할 예정이다.

이밖에도 회의 참석자가 어떤 장비를 선택해 온라인 회의에 참석하는 것이 가장 적절한 지 그 기준을 제시하는 것도 회의 주재가가 준비해야 할 사항이다. 참고로 온라인 회의에 접속하는 기기 활용 빈도는 노트북 > 스마트폰 > PC > 아이패드 순이다.

이 중 스마트 폰과 아이패드는 접속 방식이 노트북을 활용한 것과 다를 있기 때문에 사전 확인이 필요하고, PC 경우 웹캠이 없는 경우 또는 웹캠을 쓰는 경우 등이 있기 때문에 온라인 회의 준비 시 고려 사항이다.

온라인 회의 소프트 웨어 측면 핵심은 회의를 위한 도구를 쓸 것인지 여부를 판단하는 일 부터다. 즉, 영상 플랫폼이 제공하는 기본 커뮤니케이션 도구인 회의 자료 공유 · 영상 공유 · 채팅 · 화이트보드 기능 활용 계획을 말한다.

이외에도 포스트잇 활용 기능과 아이디어 배열 기능, 투표 기능을 포함하고 있는 온라인 회의 프로그램 뮤랄과 미로도 여기에 포함해서 말이다. 이 도구가 중요한 까닭은 회의 목적이 틀이라면 이 도구는 틀과 틀 간 공간을 채우는 내용물을 채울 때 반드시 때문이다. 적어도 말로만 하는 회의에서 벗어나야 한다면 말이다.

해서 성공적인 온라인 회의를 위한 두 번째 준비 원칙은 하드웨어 측면에서는 영상 플랫폼 업데이트 상태가 회의 주재와 참석자 모두 동일해야 하며, 소프트웨어 측면에서는 회의 커뮤니케이션을 위한 도구를 무엇으로 쓸 것인지를 판단하고, 결정에 따라 프로그램을 준비하는 것을 말한다.

온라인 회의 참여 방식

앞 서 언급한 두 가지 즉, 성공적인 온라인 회의가 되기 위해서는 어젠다 세팅과 준비의 원칙을 회의 주재자는 잘 따라야 한다는 이 말은 세 번째 원칙을 위한 마중물로도 생각할 수 있다. 그 까닭은 이렇다.

회의 목적이 분명하다는 점은 회의 참석자는 이번 회의에서 자신이 어떤 기여를 할 수 있는지를 알고 있기 때문에 스스로 동기 부여한 상태이다. 한데 누군가 회의를 독점하고 이를 누구도 제지하지 못한다는 느낌이 드는 순간 참여하고 싶은 마음을 급하게 거둘 것이다.

이와 반대로 온라인 회의에 접속하는 그 순간부터 장비 상태와 회의 커뮤니케이션 방법 등이 최적화 되어 있고, 분위기 또한 활기차고 그럴싸 하다면, 이 회의에서 자신이 옳은 일을 할 수 있겠다라는 마음 가짐으로 발전한다.

여기에 온라인 회의 주재자가 참석자 개개인의 존재감을 드러내 주고, 회의 시에는 발언과 반론 기회를 균등하게 배분하고, 토론이 필요할 때 이에 적합한 커뮤니케이션 도구를 제시하고 활용하는 방식을 차분한 설명과 유머러스한 진행을 선 보이는 중이라면 이를 마다할 참석자는 없을 것이다.

여기에 붙여 두 가지 팁 요컨대 ‘참석자 침묵을 인정하라’라는 이 말과 ‘영상 화면을 과감하게 블랙 아웃하라’라는 이 두 팁을 언제 어떻게 쓰느냐에 따른 계획을 온라인 회의 참석자 참여도를 높이는 요령으로 활용할 수 있다.

온라인 회의 주재자(또는 주관자)에게 필요한 3가지,

자기인식 · 수용하기 · 표현하기

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온라인 회의를 성공하기 위해서는 이에 따르는 시스템을 갖춰야 하는 점이 중요한 요인이고, 대면 회의와는 차별점이기도 하다. 하지만 공통의 사실도 있다. 그것은 바로 회의 준비 – 실행 – 마무리 – 사후관리 측면을 고려한 책임에 따라 역할을 구분짓고 있다는 점이다.

이는 온라인 회의 연구자마다 입장이 다른 점을 참고한다 하더라도, 온라인 회의를 기획하는 주재자, 진행하는 진행자, 운영하는 퍼실리테이터, 장비 관리자 등 네 가지로 구분하곤 한다. 한데 현실적으로 이 역할을 맡는 이를 따로 두지는 않는다.

이 모든 역할을 회의 주재자가 맡는 것이 일반적이다. 따라서 회의 주재자는 회의를 준비할 때는 기획자로 장비 관리자 역할을 맡고, 회의 실행과 마무리 시에는 퍼실리테이터로 사후 관리 때에는 다시 주재자로 책임을 다해야 한다는 점이다.

회의주재자

회의 주재자로서 네 종류 역할을 다한다는 것은 사실 굉장히 큰 심적 부담이다. 특히 상위 직급자가 참석한 상태에서 장비와 관련한 문제가 불거져 소통이 일시적으로 원활하지 못했을 때 겪는 당혹감과 죄책감은 이루 말할 수 없이 큰 스트레스이다.

원만하게 회의를 마쳤다고 해도 회의 주재자는 정상 컨디션을 회복하는 데 있어 꽤 오랜 시간이 걸릴 뿐만 아니라 마음의 상처로 남을 수도 있다.

이와는 다른 양상이지만 회의 주재자가 참석자 보다 상위 직급이고 감정 표현이 서툴거나 혹은 지나치게 감정 조절을 한다면, 이는 최악의 온라인 회의가 될 확률이 높다. 대면 회의 시에도 효과적인 회의를 저해하는 요소로 늘 지적했던 이 점은 온라인 회의에서는 더 치명적이다.

그 까닭은 온라인 회의는 회의 주재자와 참석자는 사실상 1:1 마주보는 형상이기 때문에 참석자 얼굴 표정을 한 눈에 파악할 수 있다. 다른 말로 하면 시시각각으로 변하는

감정을 서로 숨길 수 없다는 말이다.

정서관리

해서 회의 주재자는 이같은 온라인 회의 특징을 고려한 정서 관리를 해야 한다는 것이 마음톡연구소 백선영 소장은 주장한다. 백 소장은 온라인 회의 주재자의 감정 표현은 회의 성과는 물론 회의 회복 증후군과도 깊은 관련이 있다고 말했다.

이를테면 회의 주재자의 감정 표현이 긍정적일 경우 참석자의 회의 참여도는 높아지고, 발전적인 아이디어를 많이 얻을 수 있으며 이해관계 역시 첨예한 갈등 대립 없이 합리적인 합의에 다다를 것이라는 것이다.

그럼 어떻게하면 이 같은 성과를 얻을 수 있을까? 백선영 소장은 세 가지를 제시했다.

첫째, 온라인 회의에 대한 자기 인식 하기

둘째, 온라인 회의 참석자 감정 수용하기

셋째, 감정 표현하기

등이 그것이다.

온라인 회의에 대한 자기 인식은 다름 아닌 회의 주재자로서 자신이 선호하는 방식이 무엇인지를 정확하게 알고 온라인 회의를 기획 – 실행 – 마무리 하는 것을 말한다. 특히 자신의 에너지를 어떤 안건에 집중할 것인지를 계획하고 실행하는 것을 말한다. 여기에 빼 둘 수 없는 항목은 바로 피드백이다. 온라인 회의 주재 후 자신의 회의 진행 방식에 대해서 참석자에게 피드백을 요청하고, 이 피드백 사안을 온라인 회의를 위한 지식으로 체계화하는 과정까지가 바로 자기 인식 하기이다.

감정 수용하기는 앞서 언급한 바 있는 ‘침묵을 인정’하는 것부터가 출발이다. 여기에 참석자 면면을 한 눈에 파악할 수 있는 점을 고려해서 보고 느낀 점을 솔직하게 말하는 것이다. 한데 간과해서는 안될 점은 참석자 입장을 충분히 헤아려야 한다는 것이다. 긍정적 감정 상태는 칭찬과 격려가 되지만 부정적 감정 상태를 회의 주재자가 여과 없이 그대로 말한다는 것은 두 가지를 잘하고 한 가지를 못해 결과적으로 최악의 온라인 회의를 만드는 것과 다르지 않기 때문이다.

마지막으로 감정 표현하기이다. 이는 감정 수용하기 맥락에서 설명할 수 있다. 하지만 여기서 말하는 감정 표현은 회의 참석자를 대하는 태도가 회의 주재자는 생산적이어야 한다는 점이다.

요컨대 다소 거칠거나 정제되지 못한 발언을 한 참석자가 했을지라도 그 말의 맥락을 짚어 사실을 토대로 요약하고 의미를 환기 시키는 것을 말한다. 사실 이런 상황이 발생했을 때 수습이 수월하지 않는 경우가 꽤 될텐데 이럴 때는 잠시 휴식을 취하는 결정을 내려야 하는 대담함도 회의 주재자에게는 필요하다.

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온라인 회의와 협업

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