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계정을 잊어버리셨나요?

by 한봉규 PHILIP Sep 12. 2021

[리모트워크] 메타버스 시대, 온라인 회의 ①

#한봉규

메타버스 시대, 온라인 회의

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그야말로 ‘온라인 시대’다. 2020년 코로나 대유행이 만든 이 새로운 일상은 비대면 · 거리두기 · 가상 현실이라는 신조어를 만들었다. 이런 일상의 변화는 일하는 곳까지 영향을 미쳤다. 리모트 워크 즉, 원격 근무 · 재택 근무라는 말이 등장했다. 사실 우리는 지금 재택 근무 중이다. 한데 놀라운 일은 COVID-19 상황이 종료한다해도 코로나 이전(B·C: Before Corona)으로 돌아갈 수 없다는 것이다. 일상은 물론이거니와 재택 근무는 현재 수준 보다 더 나은 형태로 발전할 것이라는 전망이 압도적이기 때문이다.

이 현실 앞에 가장 발 빠르게 움직이고 있는 곳은 역시 정부와 기업이다. 우여곡절은 겪었지만 재택 근무는 거의 안착 단계랄만하다. 게다가 생산성이 하락할 것이라는 우려는 기우에 불과 했다는 듯 대면 상황 못지 않은 심지어 더 높은 생산성 향상을 보이고 있다(생산성이 향상 됐다 32%, 생산성이 동일하게 유지 됐다 46%, 직장인 1600명 대상 설문, 토스랩, 2020년). 사정이 여기에 이르자 선도적인 기업은 한 발 빠르게 체제 정비에 나섰다. 그중 가장 대표적인 일이 바로 조직 내 커뮤니케이션 체계를 온라인으로 전환하고 있다는 점이다. 정확하게 표현하면 화상 회의 시스템을 말한다.

회의는 대표적인 경영 활동이다. 여럿이 모여 소식을 전하고 정보를 공유하고 의견을 교환한다. 때때로 논쟁을 하기도 하고 갈등을 빚기도 한다. 결론 없이 회의를 마칠 때도 있고, 참신한 아이디어로 흥분을 감추지 못한 적도 있다. 이런 다양성을 한 자리에서 볼 수 있다는 점을 들어 회의를 조직 문화의 척도로 삼거나 의사결정 수준을 짐작할 때 쓴다.

한데 온라인 회의는 어떨까? 대면 회의 때 쌓아 둔 기억과 똑같을까 아니면 전혀 다른 양상으로 펼쳐질까. 이에 대한 답변은 어떤 것도 단정할 수 없다. 하지만 선도자 말을 빌려 상상하면 분명 만족할 만한 성과는 일굴 것이다. 우리는 이미 생존과 번영에 있어 근본적인 변화가 일어난 특정 시기 즉, 전략적 변곡점((SIP: Strategic Inflection Point, 인텔 전 CEO 앤디 그로브 주창)을 슬기롭게 현명하게 긍정적으로 극복 중이기 때문이다.

온라인 회의

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온라인 회의는 통상 화상 회의와 화상 통화를 통칭하는 말이다. 화상 회의는 영상 장비를 갖춰야 하는 것이고, 화상 통화는 스마트폰을 쓰는 것을 말한다. 여기에는 메신저를 포함한다. 해서 온라인 회의 가장 큰 특징은 통신 장비를 갖춰야 회의가 가능하다는 점이다. 이 점은 대면 회의와는 전혀 다른 양상을 띌 수 있음을 시사한다.

예를 들어 대면 회의는 논쟁과 갈등 시 그 자리를 뜰 수 없다. 얼굴 마주하기 거북해도 회의를 종료할 때까지는 자리를 지키고 있어야 한다. 한데 온라인 회의는 장비를 제어할 수 있는 권한이 참가자에게 있어 영상을 끄거나 접속을 끊을 수 있다. 물론 회의 예절은 대면이든 비대면이든 공히 지켜야 할 에티켓여서 이런 경우는 흔하지 않을 것이다. 하지만 그럴 가능성을 배제할 수 없다는 점이 온라인 회의다.

온라인 회의로 인해 되레 조직 문화를 개선하고 있다는 보고도 있다. 웬디 마스 시스코 유럽·중동·아프리카·러시아 대표는 "직원들이 코로나19 사태 이전에는 쉽게 만날 수 없었던 고위 임원진을 화상을 통해 만나 애로사항, 문제점, 궁금한 내용 등을 직접 토로하거나 물어볼 수 있고, 경우에 따라서는 임원진이 그 자리에서 문제를 바로 해결해 준 덕분"이라고 온라인 회의를 긍정적으로 평가했다(매일경제, 2020. 9. 18 기사 인용).

여기서 한 발 더 나아가면 온라인 회의는 발언을 독점하는 '회의 독점자'를 방지할 수 있다고 한다. 김경일 아주대 심리학과 교수는 '대면 회의는 이른바 '상석'이 존재한다. 상석은 환경적으로 모두가 주목할 수밖에 없다. 또한 상석에 앉은 이는 참석자에 대한 심리적 권위를 자연스럽게 갖는다. 이것이 발언권을 독점하는 회의 독점자가 되는 구조라는 것이다.

한데 온라인 회의는 '상석'이 존재하지 않는다(화상 회의 시스템 중 국내 플랫폼인 구루미는 상석 또는 서열 석을 만들 수 있다. 하지만 줌 · 웹엑스 · 팀즈 등은 이런 기능이 없다). 회의 독점자가 되는 물리적 환경을 제공하지 않는다. 이는 발언권을 독점하는 심리적 권위를 행사할 수 없다는 점을 시사한다. 설사 그 권위를 자발적으로 행사한다면 참석자는 영상을 끄거나 접속을 끊을 수 있다.

나중에 그런 태도를 지적한다면 통신 장애로 인한 불가피한 일이었다고 둘러대면 그만이다. 사정이 이렇다면 온라인 회의를 대하는 태도는 대면 회의와는 그 양상과 계획 · 실행은 분명 다르다. 어떤 점이 어떻게 다를까?

온라인 회의, 회의 퍼실리테이션

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퍼실리테이션은 여러 사람이 모여 어떤 일을 할 때 진행자와 참석자가 목적에 맞는 행동을 하도록 촉진하는 것을 말한다. 요컨대 회의를 할 때 진행자가 해야 할 일은 무엇이고, 참석자는 또한 어떤 행위를 해야하는 지를 질문과 피드백을 통해 회의 목적을 달성하게끔 상황을 조성하는 일이다. 이를 맡아 하는 사람을 우리는 퍼실리테이터라고 부르고, 회의를 맡아 이 역할을 한다면 그가 바로 회의 퍼실리테이터이다. 따라서, 온라인 회의 퍼실리테이션이라 함은 온라인 회의를 촉진하는 일이라고 할 수 있다.

한데 회의 퍼실리테이션은 대면 상황에서도 꾸준히 그 중요성이 강조되었다. 한데 개념만 존재할 뿐 실제적으로 안착했다고 볼 수는 없다. 이점이 늘 고민이었다. 대면 회의 퍼실리테이션이 그렇게 된 데에는 순조롭지 않게 얽힌 복잡한 사정이 있겠지만 대다수 전문가는 수직적인 조직 문화를 1순위로 꼽는다. 앞서 회의 수준을 조직 문화 척도로 삼는 까닭이 바로 여기 있다.

하지만 온라인 회의 퍼실리테이션은 다르다. 일단 온라인 회의는 회의 독점자를 막을 수 있다는 점이 회의 퍼실리테이션이 비로소 제대로 숨 쉴 수 있는 공간이 확보된 것이다. 남은 일은 온라인 회의 퍼실리테이션을 적절하고 적합하게 수준 높게 실행할 준비 · 계획 · 실천하는 일이다.

온라인 회의 보드로 알려진 미로·miro 콘텐츠 마케팅 리더 크리스티나 스리(Christina Sri)는 코로나 대유행이 촉발한 온라인 회의야 말로 숱하게 지적해 온 대회 회의의 악습을 끊어 낼 절호의 기회라고 주장했다. 이를테면 온라인 회의야 말로 비로소 진짜 회의가 무엇인지 실력 발휘할 때라는 것이다. 그 실력이라는 것이 바로 바로 회의 퍼실리테이션 역량을 두고 하는 말이다.

해서 회의 퍼실리테이션은 두 가지를 촉진하고, 한 가지를 약속한다. 왜 모였는지와 그래서 무엇을 할 것인지 이는 촉진 대상이고, ‘회의를 위한 회의’ ‘결론 없는 회의’ ‘목적 없는 회의’ 이른바 이 가짜 회의를 ‘나의 참석이 의미 있는 회의’ 진짜 회의의 진수를 선사할 것이다. 이것은 약속이다.

이 약속은 ‘회의 회복 증후군’(Meeting Recovery Syndrome: MRS, 스티븐 G. 로겔버그(Steven G. Rogelberg) 노스캐롤라이나 샬럿대 석좌교수 연구)을 완화시킨다는 의미다. 즉, 3無 회의를 경험한 사람 대부분은 정신 소진 상태에 빠진다. 해서 정상 컨디션을 회복하기 위해서는 특별한 휴식 시간이 필요하다. 한데 이 시간이 체감하는 것보다 길다는 것이 이 증후군 특징이다.

이 말은 곧 회의 직후 새로운 업무를 시작할 때, 그 업무를 정상 수준보다 낮은 상태에서 처리할 수 있음을 뜻한다. 요컨대 생산성이 떨어진다는 말이다. 애석한 일은 이 증상이 빈번할수록 야근도 잦다는 점이다. 회의 퍼실리테이션의 여러 검증된 효과 중 하나가 바로 이런 회의 회복 증후군 발생 빈도를 현저하게 낮춘다는 점이다.

이밖에도 회의 퍼실리테이션 효과는 차고넘친다. 대표적인 세 가지 항목만 꼽으면 다음과 같다.

첫째, 이 회의에서 자신이 해야 할 역할과 책무를 정확히 알고 있다.

둘째, 나서는 것이 아니라 자발적으로 회의에 몰입한다.

셋째, 합리적인 의사결정에 자신이 적극 참여했음을 뿌듯해 한다.

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http://book.naver.com/bookdb/book_detail.nhn?bid=17766662

온라인 회의와 협업

왜 온라인 회의에 집중해야 하는가?COVID-19로 인해 비대면 원격업무가 본격화 된다면, 새로운 커뮤니케이션의 방법에 대해서 진지한 고민을 시작해야 한다. COVID-19에 대한 위기감이 강하지 않았

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▶ [온라인회의] 메타버스 시대, 온라인 회의 ①

https://blog.naver.com/hfeel/222498924938

▶ [온라인회의] 성공 3 원칙, 어젠다 세팅 · 회의 도구 · 참여 방식 판단 ②