30분 회의 또는 60분 회의 등장은 ‘회의는 짧게!’라는 대명제의 산물이다. 100여 년전 경영이라는 말이 등장할 때부터 회의는 늘 골칫덩어리였다. 설마 짧게 안해봤을까! 한데 짧게 하면 짧은 만큼 부족한 점이 드러났고, 길면 긴만큼 불만이 많았다. 내노라 하는 석학들이 숱하게 효율적인 회의, 효과적인 회의를 연구를 했다. 연구에 투입한 시간과 비용을 쌓으면 지구 최고봉을 경신하고도 남을 것이고, 태평양을 채우고도 남을 것이다.

그토록 오랜 연구 끝에 내린 결론은 사실 정답은 없다. 다만 프로세스와 의지가 중요할 뿐이다였다. 이 맥락에서 한 때 회의를 프로세스로 접근을 했다. 앞서 언급한 Plan – Do – Check – Feedback 4단계는 회의 프로세스를 고안하는 데 마중물이 되었고, 그 결과 ‘회의 준비 – 실행 – 회고 – 피드백’이란 보편적인 회의 절차를 얻었다. 한데 이마저도 마뜩지 않았던 모양이다. 시간 개념을 접목했고, 그 결과가 ‘분 단위’ 회의 였다. 30분 회의는 삼성전자에서 그 효과를 봤다고 해서 널리 알려진 개념이다.

30분 회의 진행 기술

30분 회의 핵심은 시간을 정해 놓는다는 점이다. 이 원칙은 60분 회의와는 다른 가장 큰 차별점이다. 통상 타이머(구글 스프린트 워크숍에서 쓰는 타이머 애플리케이션)를 놓고 한다는 점 또한 이채롭다. 한데 이 30분 회의를 온라인 회의로 할 경우에는 회의 주재자가 미리 준비하고, 검토해야 할 항목이 꽤 있다.

성공적인 30분 회의는 그 원칙을 이해하는 것부터 시작이다. 이 원칙을 30분 온라인 회의에 어떻게 적용할 것인가가 관건인 셈이다.

➀ 회의 주제는 30분 내 처리할 수 있는 분량으로 진행

➁ 회의는 정시에 시작, 25분경 마무리

➂ 긴 토론이 필요한 안건이 나오면, 빼내어 따로 처리

➃ 하나의 소주제는 10분 이내 처리

➄ 시간 내 처리 못한 안건은 할 일 목록으로 만들어 처리

30분 온라인 회의 준비 단계 핵심 활동

다섯 가지 원칙 모두 시간과 관련한 내용이다. 해서 회의 주재자는 어젠다 세팅을 할 때 30분 내 처리할 수 있는 주제와 세부안건 목록을 판단하고 결정해야 한다. 이를 위해서는 회의 참석자와 긴밀한 소통이 필요하다. 다만 이 소통 활동이 회의 준비를 위한 회의로 비쳐지는 것은 피해야 한다. 따라서 사전 설문 조사와 같은 방법을 생각해 볼 수 있다. 여기에는 온라인 장비와 도구에 대한 이슈를 포함하는 온라인 회의 형식도 의견을 구할 수 있다.

이 활동이 원활하게 이뤄졌다면 회의 주재자는 세부 안건은 3개 이내로 각 안건 별 10분 이내로 회의 할 것을 계획한다. 해서 30분 온라인 회의 준비 단계에서 가장 중요한 활동은 참가자 의견을 구한 후 어젠다 세팅을 하는 것이 바람직하다는 점이다.

30분 온라인 회의 실행 단계 핵심 활동

이 밖에도 회의 원칙 ➁, ➂, ➃, ➄번은 온라인 회의 실행 단계 회의 진행 퍼실리테이션 시 요긴하게 쓸 항목이다. 한데 이 네가지 원칙 중 회의 주재자가 긴장감을 갖고 회의 관리를 해야 하는 항목이 있다. 그것은 ➂, ➄번 항목이다. 안건을 처리하는 과정에서 10분 룰을 지키는 것을 모두 합의했지만 매사 그렇게 딱딱 떨어지진 않기 때문이다. 해서 회의 주재자는 이 안건을 퍼실리테이션 할 때 그 처리 방안을 미리 마련해 둬야 한다.

회의 안건이 10분 룰을 지키지 못할 것이 예상되면 회의 주재자는 참석자에게 룰을 환기하고, 이 안건에 처리를 다음 회의 주제로 삼는 방법을 제안하고 동의를 구한다. 한데 간혹 이에 동의하지 않는 경우가 있고, 이 점이 30분 회의에 대한 효과성을 의심하는 부분이기도 하다. 하지만 참석자 대부분은 ‘회의는 짧게! 30분 회의!’ 명제를 납득하고 있다는 점을 회의 주재자는 상기하고 계속해서 합의를 구하는 제스춰를 취한다.

실제로 이런 경우 30분 회의를 마친 후 해당 안건의 이해관계자만이 남는 후속 회의를 하는 것이 일반적이다. 따라서 온라인 회의 실행 단계에서 회의 주재자는 각 안건 별 10분 룰을 참석자에게 환기하는 퍼실리테이션을 준비하고 후속 회의와 같은 대안을 마련하는 것을 잊어서는 안된다.

30분 온라인 회의 회고 단계 핵심 활동

30분 회의 내 세 개 안건 처리는 회의 주재자와 참석자 간 상호 작용과 이 회의 방식이 숙련되어 있어야 한다. 처음부터 30분 회의가 잘 될 수도 있지만 그렇지 않은 경우가 대부분이다. 해서 30분 회의에 대한 시행착오 즉, 회고 활동이 중요하다. 물론 여기에는 여러 변수가 존재하지만 30분 회의를 처음 시도하고 안착하는 기간 동안 회의 주재자와 참석자 모두는 인내심이 필요하다.

이 인고의 시간을 거친 후 안착한 30분 회의는 회의에 대한 부정적인 인식을 말끔히 씻어 낸다. 이는 온라인 회의라고 다를 수 없다. 생각을 달리하면 30분 온라인 회의는 의외로 빠르게 정착할 수 있기 때문이다. 발언의 기회를 공평하게, 의사결정의 방법을 합리적으로 처리한다면 말이다. 이 두가지 일은 온라인 회의 도구 시스템을 활용하면 수월하고 그 효과도 좋다. 해서 30분 온라인 회의는 참석자 의견을 모두 수렴하고 곧바로 의사결정을 시스템을 지원하는 도구를 선정하는 것 역시 중요하다.

30분 온라인 회의 피드백 단계 핵심 활동

회의 과정과 그 결과를 시스템을 지원하는 온라인 회의 도구를 선정하면 별도의 수고를 들이지 않아도 회의 종료와 동시에 회의록을 문서로 내려 받고 곧바로 회람할 수 있다. 게다가 후속 논의가 필요한 사안에 대한 여부도 동시에 결정할 수 있다. 해서 온라인 회의를 성공적으로 이끌기 위해 온라인 회의 실습 도구의 중요성을 강조하는 까닭은 바로 이런 점 때문이다.

대면 회의와는 다른 회의 접근 방식이고, 대면 회의에서 정착하지 못한 30분 회의를 온라인에는 정착시킬 수 있는 필수 조건이기 때문이다. 덧붙여 온라인 회의는 또 다른 면모는 회의는 말로만 하는 시대를 끝났음을 인정해야 한다는 것이다. 온라인 회의는 회의 실습 도구를 활용해 글로 한다. 말은 거들 뿐이다.

60분 회의는 30분 회의와 무엇이 다를까

60분 회의는 30분 회의와 무엇이 다를까. 기본은 30분 회의 룰을 토대로 한다. 이를테면 어젠다 세팅을 할 때 시간 룰을 정하는 것이다. 한데 이렇게만 하면 30분 회의를 두 배로 늘리는 것 말고는 다른 점이 없다. 설마 60분 회의를 고안한 것이 이 때문일까.

60분 회의 역시 온라인 회의 절차 4단계를 따른다. ‘온라인 회의 준비 – 실행 – 회고 – 피드백’ 순을 말한다. 하지만 60분을 특별하게 특징 삼은 점은 실행 단계와 회고 단계를 중시 하기 때문이다. 이 점은 어젠다 세팅 시 회의 주재자가 세밀하게 설계 해야 한다. 그 첫 번째가 비로소 온라인 회의 퍼실리테이션이 빛을 발해야 한다는 점이다.

60분이란 시간은 물리적으로 길지도 짧지도 않은 시간이다. 30분 회의가 각 안건 별 10분 룰로 인한 약간의 답답함이 있다면, 60분 회의는 자칫 잘못하면 지루함을 참석자가 느낄 수 있기 때문이다. 해서 60분 회의를 위한 온라인 회의 퍼실리테이션 기법을 회의 주재자는 그 실행 방법을 익혀 두거나 또는 회의 퍼실리테이터를 선정하는 방식으로 역할을 분담하는 것도 고려할 만하다.

한데 간혹 회의 퍼실리테이션을 꼭 해야 하는가라는 질문을 하곤 한다. 여기에 답변은 꼭 하는 것을 추천한다 쯤으로 할 수 있다. 그 까닭은 60분 회의는 시간 룰 보다는 내용 룰에 초점이 맞춰져 있기 때문이다.

60분 회의는 내용 룰에 초점·회의 퍼실리테이션

- 자기 역할에 대한 인식 촉진 - 토의 활성화 - 새로운 것을 알게 된 것에 대한 자각 - 심리적 안전감

내용 룰이라하면 두 가지이다. 참석자 모두가 동등한 입장에서 자기 의견을 거리낌 없이 말할 수 있어야 한다. 이를 물리적으로 가능하게 하는 장치가 바로 회의 퍼실리테이션이다.

회의 퍼실리테이터는 참석자가 갖고 있을 회의에 대한 부정적 인식을 참여 의지로 동기 부여하는 것으로부터 시작한다. 회의 목적을 납득시키고 참석자의 행위가 이 회의에 어떻게 기여할 것인지를 정보를 제공함으로써 참석자 스스로 자기 역할을 인식하게끔 촉진하기 때문이다.

두 번째 내용 룰에 대한 회의 퍼실리테이션 기능은 토의를 활성화하는 데 있다. 앞서 토의는 아이디어를 내고 따지고 결정하는 일련의 과정이라 말한 바 있다. 이 과정은 한쪽으로 치우쳐서는 안된다. 이른 바 중립의 의무를 누군가 갖고 토의를 활성화 해야 한다. 또한 아이디어를 얻거나 의견을 구하는 이 과정에서 처음부터 활발한 논의를 기대하기는 어렵다. 이를테면 일정 정도 예열 시간이 필요한데, 이 때 회의 퍼실리테이터가 없는 온라인 회의는 자칫 잘못하면 침묵이 길어지고, 이 침묵을 참다 못한 누군가가 이를 지적하기에 이르면 회의는 그때부터 악몽을 꾸는 것과 같다.

회의퍼실리테이션

해서 회의 퍼실리테이터는 활발한 토의를 만들기 위해 필요한 참석자 태도와 의견 그리고 논의 방법과 의사결정 방법을 제시하고, 이를 통해 결정한 일련의 이 회의 과정이 참석자 개개인에게 부여하는 의미는 무엇인지를 참석자에게 질문을 통해 스스로 자각하게 만든다. 해서 회의 퍼실리테이터가 촉진하는 회의에 참여한 경험이 있는 대다수 참석자는 몰입 참여 결론 있는 회의를 경험한 일이 처음이었다고 이구동성 말하는 것이다.

이 맥락에서 온라인 회의 세 번째 절차인 회고 활동 역시 회의 퍼실리테이션의 기능을 단연 돋보이게끔 한다. 회고 활동 핵심은 누차 강조한 바 이 회의를 통해 참석자 자신이 새롭게 안 사실은 무엇이고, 무엇을 몰랐는지를 자각하고 그 자각한 내용을 자신의 성장 밑거름으로 사용하는 것이다. 한데 이는 개념적으로는 납득하나 실제적으로 수행하기 위해서는 낯설고 어렵게 느끼는 부분이다.

해서 회의 퍼실리테이터는 이 생각에 깊이 몰두할 수 있게끔 참석자를 조력한다. 자신의 생각을 정리할 수 있는 핵심 관점을 제시하고, 의견을 정성 껏 쓸 수 있게끔 작성 방법도 설명한다. 무엇보다도 참석자가 자신의 생각을 글로 표현하는 과정에서 부담을 느끼거나 스스로를 회피하지 않는 심리적 안전감(내가 어떤 말을 해도 상사 또는 동료가 비판하지 않을 것이라는 믿음의 정도)을 갖게끔 독려한다.

이런 회의 퍼실리테이터 역할을 회의 주재가 진행과 더불어 맡아 할 수 있다. 하지만 이럴 경우 중립의무에 이의를 제기할 수 있다. 해서 회의 주재자는 어젠다 세팅을 할 때 회의 퍼실리테이션 기능을 어떻게 효과적으로 활용할 것인지를 면밀하게 검토하고 계획을 수립해야 한다. 통상 한 팀의 60분 회의의 경우 회의 주재자는 회의 퍼실리테이터 역할을 맡곤 한다. 그만큼 60분 회의 핵심은 회의 실행 절차 중 토의 과정을 중시하기 때문이다.

30분 회의는 시간 효율성 60분 회의는 조직 문화 개선

이런 점을 반영할 때 온라인 회의 다섯 가지 유형(➀ 의사결정을 목적으로 하는 회의 ➁ 정보 공유를 목적으로 하는 회의 ➂ 이해관계를 조정하는 회의 ➃ 문제해결을 위한 회의 ➄ 제도·방침을 검토를 목적으로 하는 회의)에서 회의 퍼실리테이션 기능이 필요한 회의 성격은 ‘의사결정을 위한 회의’ ‘이해관계를 조정하는 회의’ ‘문제해결을 위한 회의’ 쯤으로 생각해 볼 수 있다.

하지만 다섯가지 회의 유형 모두 30분 회의도 가능하고, 60분 회의도 가능하다. 다만 회의 퍼실리테이션 기능을 적극적으로 쓰는 까닭은 가능성을 단순히 예상하는 정도에 머물지 않고 확실한 성공으로 이끈다는 점이다. 또한 온라인 회의 중 발생할 수 있는 예기치 않는 상황에 의연하게 대처함은 물론 회의 목적에 이르는 데까지 안정감이 있다는 점이다. 이는 회의 참석자에게 회의에 대한 새로운 인식을 심어 줄 수 있다.

회의에 대한 새로운 인식을 갖게 한다는 말은 회의를 습관적으로 하는 여러 개 일 중 하나로 보는 시각에서 회의를 통해 자신이 발전할 수 있고, 나아가 조직이 한 면이 달라질 수 있다는 희망을 안겨 줄 수 있다는 것이다. 따라서 회의를 논할 때 조직 문화를 가늠하는 척도로 삼는 까닭이 여기에 있다. 좀 더 자세하게 얘기하면 30분 회의를 통해 시간 효율성을 높이고, 60분 회의의 회의 퍼실리테이션 기능을 작동시킴으로써 조직 문화를 새롭게 할 수 있는 계기로 삼을 수 있다는 것이다.

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