시간관리의 출발은 시간 기록부터!

피터 드러커의 <자기경영노트> 뽀개기 3

피터 드러커가 컨설팅한 어느 기업의 회장은 자신의 시간을 크게 세 부분으로 나누어 사용한다고 확신했다. (분명 떠벌렸을 것이다)
3분의 1은 회사 간부들과 보내고, 3분의 1은 중요한 고객을 만나는 데 사용하고, 나머지 3분의 1은 지역사회 활동을 위해 바친다고 여겼다. 

그런데 실제로 6주일 동안(한 달 이상) 비서를 통해 실제로 사용한 시간을 기록한 결과, 
그가 떠벌린 것은 새빨간 거짓말이었다. 
세 가지는 그가 '할애해야만' 한다고 마음먹은 과업에 지나지 않았고, 
실제로는 이 부분에 시간을 거의 사용하지 않았다. 
그는 대부분의 시간을 '독촉자 노릇'을 하는 데 보냈다. 
개인적으로 잘 아는 고객의 주문이 어떻게 처리되는지 알아보고, 
공장에 독촉 전화를 걸어 직원들을 귀찮게 굴면서 보냈다. 
대부분의 오더는 원래 정상대로 진행되고 있었고 오히려 직원들은 회장의 잔소리에 응대하기 위해 시간을 뺏기고 있었다. 

비서가 회장의 시간 기록을 디밀었을 때, 그는 비서를 믿지 않았다. 
두 번, 세 번 시간 기록을 더 해보고 나서야 시간 사용에 대해서는 기억보다 기록을 신뢰해야 한다는 사실을 겨우 깨달았다. 

대부분의 사람들은 위의 회장처럼 자신의 시간 사용에 대해 과도한 확신을 하고 있다, 
나름대로 중요한 일에 시간을 사용하고 있으며, 바쁘다고 생각한다. 
(그렇게 스스로 위안하고 있다)
비서가 자신의 시간 사용 실태를 낱낱이 기록해 주면 진상을 알게 될 것이다. 

그러나 나를 포함한 대부분의 사람은 비서 채용을 꿈도 꾸지 못할 것이기에 스스로 자신의 시간을 기록하고 들여다봐야만 한다. 
그런데 사용 시간 기록이 만만치 않다. 
손에 들고 다니면서 수시로 기록해야 하는데 변화무쌍한 하루 일과 가운데 이런 미션을 수행하기란 쉬운 일이 아니다. 
무턱대고 기록한다고 능사도 아니다. 
어떤 기준으로 어떻게 사용시간을 분석해야 하는지도 일이다. 

개인적인 경험으로 종이 플래너에 사용한 시간을 실시간으로 기록하는 것은 무리다. 
당분간은 할 수 있지만 이 습관을 지속하는 게 쉽지 않다. 
손에 늘 들려 있는 스마트폰을 이용하는 게 좋다. 
여러 가지 관련 앱을 사용해 봤는데 ATracker라는 앱이 가장 좋았다.
하루 시간 사용 패턴을 카테고리별로 미리 만들어 놓고 일을 시작할 때마다 그 항목을 누르기만 하면 된다. 
다른 앱과 달리 좋은 점은 같은 시간대에 여러 항목의 중복 기록이 된다는 점이다. 
예를 들면, 전철 타고 이동하면서 독서를 한다면 이에 대한 동시 기록이 가능하다. 
(무료는 다섯 개까지 카테고리를 설정할 수 있고, 유료(3000원 남짓)는 무제한 하루 과제를 설정할 수 있다.) 

디지털 방식은 장점이 많지만 항상 2% 부족하다. 
아날로그 방식을 덧붙여야 완전해진다. 
아래 표와 같은 템플릿에 앱에 기록한 시간 데이터를 보고 하루 사용 시간 중 의미 있는 항목을 기록해 본다.  
이렇게 하면 하루 시간 사용을 극명하게 들여다볼 수 있다.  

활동 타임 기록지

위의 템플릿은 훈련 차원에서 2주 정도 집중 기록해 보길 추천한다. 평상시에는 스케투 플래너 같은 주간 플래너에 ATracker에 기록한 내용을 보고 시간대별 피드백 일기 쓰기 방식으로 기록하면 좋다. 

스케투 주간 플래너 템플릿. 하루 24시간, 일주일 4PAGE로 구성되어 있다. 스케투 플래너는 scheto.com에서 구입할 수 있다. 

목표를 달성하는 사람들은 먼저 시간은 자본과 노동력이라는 자원과 달리 재 투입할 수도 대체할 수도 없는 자원이란 사실을 알고, 이를 관리하기 위한 첫 단계로 자신의 시간이 실제로 어디에 어떻게 사용되고 있는지를 알고 있다. 

이렇게 시간을 기록하는 목적은 시간 사용 습관 중 낭비요소를 발견해 제거하기 위함이다. 
시간을 기록해 보고 나서야 어디에서 시간 누수가 발생하는지 알 수 있다. 
낭비요소를 제거한 시간에 좀 더 의미 있고 가치 있는 일을 하기 위함이다. 
 
시간관리는 머리로 하는 게 아니라 눈에 보이고, 손에 만져져야 할 수 있다. 
나는 한 번 뿐인 인생의 소중한 시간들을 최선을 다해 관리하고 있나.


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위 글은 <<피터 드러커의  자기경영노트 >>를 『묵상 글쓰기 방식』으로 적용한 글입니다.   

제1장 목표 달성 능력의 습득 방법 
  - 목표를 달성하는 지식근로자가 필요한 이유
  - 목표 달성 능력은 배워서 익힐 수 있는가
제2장 자신의 시간을 관리하는 방법(23p~26p)