조직의 시간 낭비 요인 네 가지와 해결책
피터 드러커의 <자기경영노트> 뽀개기 6
건강하지 못한 조직에는 부실한 경영관리 및 조직상의 결함에서 오는 다음과 같은 4 가지 시간 낭비 요인이 있다.
① 시스템의 결함 또는 앞을 내다보는 안목의 결여
② 인력 과잉
③ 조직 구조상의 결함
④ 정보와 관련된 기능 장애
이러한 시간 낭비 요인을 어떻게 해결할 것인가?
① 시스템의 결함 또는 앞을 내다보는 안목의 결여를 해결하는 법
예를 들면, 특정한 때, 특정한 상황에서 반복해서 발생하는 재고 관리상의 문제를 말한다.
반복해서 일어나는 위기는 간단히 말해, 우둔함과 나태의 징후에 지나지 않는다.
해결책
→ 절차적인 업무(Routine)로 전환시켜 직원 누구나 별다른 판단 없이 시스템에 따라 일을 처리할 수 있도록 한다.
→ 실제로 생산 공장 관리를 해 본 결과, 생산 원부자재 부족을 해결하기 위해 절차적 업무 시스템을 구축했음에도 정작 필요한 때 자금 여력이 안돼 구매하지 못함으로 생산에 지장을 초래하는 경우가 많았다. 자금 동맥경화는 시스템의 결함 중 가장 치명적이다.
② 인력 과잉 문제를 해결하는 법
예를 들면, 일 자체보다 업무 분장, 역할 중복, 부문 간 협조 문제에 더 많은 시간을 소비한다면 그 조직은 사람이 너무 많은 것이 거의 확실하다.
영국의 경제학자인 노스코트 파킨슨(C. Northcote Pakinson)은 1914년부터 1928년까지 영국 해군의 간부 숫자를 비교했다. 이 기간 동안 주력 함정 수는 68%나 줄어들었고, 장교와 사병 수는 32% 줄어들었다. 1918년 1차 세계 대전이 종결된 원인이었다. 그러나 포츠머스(Portsmouth) 군항에 있는 조선창 관리자와 사무원 수는 오히려 40%가 늘어났다. 해군 본부 관리자 수는 무려 78%나 늘어났다. 종전으로 현장 일이 줄어들었는데도 후방 관리 인력이 엄청나게 늘어난 것이다.
이런 현상을 토대로 1955년〈런던 이코노미스트〉에 ‘파킨슨 법칙’을 발표했다
‘Work expands to fill the time available'
(일은 이용할 수 시간을 채우기 위해 확장한다)
C. Northcote Pakinson
즉, 그가 관찰한 바에 따르면 일의 양과 그 일을 하는 사람 수의 사이에는 아무런 관련이 없었다(=공무원 수는 일의 양에 관계없이 늘어났다). 공무원의 수가 많다고 일을 많이 하는 것이 아니었다. ('플래너라면 스케투처럼'에서 발췌)
해결책
→ 팀을 구성할 때는 날마다 실제 업무에 필요한 지식과 기술을 지닌 사람들만 고용해야 한다. 특정 전문가는 아웃소싱이 답이다. 할 수 있는 한 아웃소싱해야 한다.
③ 조직 구조상의 결함을 해결하는 법
예를 들면, 회의를 너무 자주 하는 것이다.
드러커는 구성원들이 자신들 시간의 4분의 1 또는 그 이상을 회의로 보내는 조직은 시간을 낭비하는 결함이 많은 조직이라고 진단한다.
4분의 1이면 하루 2시간이다.
그의 기준에 의하면 우리나라엔 결함 많은 조직이 쌔고 쌨다.
해결책
→ 회의는 여러 사람들이 특정한 공통 과업을 달성하는 데 서로 협력하기 위해서 한다.
그러므로 목적에 부합한 회의는 꼭 필요하다.
다만 정해진 방향대로 의식적으로 추진할 필요가 있다.
→ 사내 클라우드 게시판을 잘 활용해 불필요한 기본적인 소통을 해결하는 것도 방법이다.
회의법에 대해서 진단과 강의를 통해 전문가의 도움을 받는 것도 좋다.
④ 정보와 관련된 기능 장애 문제를 해결하는 법
예를 들면, 정보가 적절히 공유되지 않아 발생하는 문제를 말한다.
병원의 환자 퇴원과 빈 침상 정보가 병실의 간호사와 입원계 직원과 즉각 공유되고 있지 못하면 환자 접수에 문제가 생길 수 있다.
또는 상사가 자기만 아는 사내 고급 정보를 바탕으로 하급자에게 권력을 행사하는 경우다. (정보 권력 남용)
이런 상사는 직원이 보고서를 작성해 가면 자기만 알고 있는 정보를 바탕으로 위세를 떤다.
해결책
→ 소수 특수 정보가 아니라면 사내 누구나 정보를 열람하여 이를 바탕으로 기획을 할 수 있어야 한다.
우리나라 문화상 위계는 완전히 제거할 순 없겠지만, 정보 평등은 회사의 장래를 위해서 실현해야 한다.
→ CEO는 중간 관리자가 정보를 무기로 리더십을 행사하려는 짓을 관리 감독해야 한다.
자신부터 솔선수범해야 하는 것은 물론이고.
4가지 낭비 요인은 노력에 따라 개선될 수 있다.
문제는 일시적인 개선이 아니라 꾸준한 노력이 필요하다는 점이다.
노력엔 분명한 보상이 따를 것이다.
나와 내 조직은 시간 낭비요인을 파악하고 개선하기 위해 노력하고 있는가.
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위 글은 <<피터 드러커의 자기경영노트 >>를 『묵상 글쓰기 방식』으로 적용한 글입니다.
제1장 목표 달성 능력의 습득 방법
- 목표를 달성하는 지식근로자가 필요한 이유
- 목표 달성 능력은 배워서 익힐 수 있는가
제2장 자신의 시간을 관리하는 방법
- 시간을 낭비하게 만드는 일들
- 실제 사용 시간을 진단한다.
- 시간 낭비 요인을 제거하라.(45p~54p)
*작가의 블로그 : zanrong.com
