시간을 낭비하게 하는 원인 여섯 가지
<<하버드 첫강의 시간관리 수업>> 뽀개기 11일차
52시간 근무제가 300인 이상 사업장에 일괄 실시되면서 미처 준비가 안된 기업마다 일대 혼란을 겪고 있다. 노동생산성이 OECD 중 하위권에 머물고 있는 우리나라의 현실에서 생산성 제고 없이 근무시간만 줄인다면 기업 경쟁력 저하로 이어질 수 있다.
어떻게 하면 줄어드는 근무시간을 감당하면서도 시간 효율을 낼 것인가 하는 것이 52시간 근무제 성공의 관건이다. 앞으로 특별히 업무 방면의 시간관리 차원에서 <하버드 첫 강의 시간관리 수업> 책을 토대로 살펴보기로 한다.
책의 'PART 1. 무엇이 당신의 시간을 빼앗는가?'에서는 업무 시간을 낭비하게 하는 요소로,
1. 업무 위임이 제대로 안 된 문제로 인한 과도한 업무 과부하,
2. 완벽주의,
3. 미루는 습관,
4. 불필요한 회의 시간,
5. 불필요한 출장,
6. 불확실한 목표,
7. 잘못된 휴식 시간 사용 습관 등의 예를 든다.
1-1. 업무 과부하
업무 욕심 때문에 자신이 소화할 수 없는 범위까지 맡아서 결국 펑크 내는 경우가 있다. 소위 일을 꽤 잘 하는 사람 가운데 나타나는 문제다. 아홉 번 잘 하다가도 한 번 대형 사고 내면 공든 탑이 무너진다. 내가 할 수 있는 역량을 정확히 알고(메타인지 능력), 그 범위 내에서 할 일을 운용하는 능력이 매우 중요하다.
업무 욕심은 간혹 집에 가져가서(이젠 회사에서 못하니까) 일을 하는 경향으로 나타난다. 그런데 이것저것 일을 많이 하는 사람이 꼭 승진으로 이어지진 않는다. 사장들은 언제든지 부릴 수 있는 사람은 승진을 잘 시키지 않는 경향이 있다. 개고생만 하고 보상도 못 받을 수 있으니 적당히 하자.
2-1. 완벽주의
일을 완벽하게 하려는 태도는 마땅히 좋은 것이나 그것도 정도껏일 때다. 과도한 완벽주의는 일의 진척을 방해하고 결국 완성도를 해치는 결과를 초래한다.
만일 내가 완벽한 강의를 준비한 후 하려 했다면 5년 동안 단 한 번의 강의도 못했을 것이다. 적당한 선에서 타협한 결과 무대에 오를 수 있었고, 그런 미완성의 경험이 중복되자 강의의 품질이 높아졌다. 결국 부족하더라도 했기에 강의를 잘 할 수 있게 됐다.
3-1. 불필요한 회의 시간
회의는 어느 회사나 뜨거운 감자다. 잘하면 득이되고 잘못하면 독이 된다. 결론은 명확하다. 회의는 안 할 수 없으니 잘해서 득이 되게 해야 한다.
회의의 분명한 목적은 시간 절약이다. 소통 시간, 합의에 이르는 시간, 프로젝트의 완성에 이르는 시간 등을 절약하기 위해서 회의를 한다. 그러므로 처음 회의를 기획할 때부터 이 회의가 꼭 필요한 회의인지, 회의의 소집 대상은 누구인지, 어떤 주제가 적절한지, 어떤 방식으로 진행할지, 회의 시간은 얼마가 적절할지 등 세밀하게 설계해야 한다.
4-1. 불필요한 출장
공무원 만 외유성 출장을 하는 게 아니다. 꼭 필요한 출장은 백번 가야 하지만, 전화통화로도 충분한 일, 면밀히 기획 되지 않은 출장, 출장지 직원의 시간을 과도하게 뺏는 출장은 재고해 봐야만 한다.
5-1. 불확실한 목표
지팡이 짚고 열심히 올랐는데 '이산이 아닌 개 벼'하면 낭패다. 더구나 혼자가 아니라 무리를 이끌고 올랐다면 돌 맞는다. 정확한 조직의 목표를 공표하고 한 방향으로 팀을 리딩 하는 게 리더의 가장 중요한 일이다.
목표가 없는 조직은 없지만, 문제는 직원들은 절대 방문하지 않는 회사 사이트의 한구석에 존재한다는 것이다. 목표는 눈에 보이고 자주 읽히고 손에 만져져야 목표로서의 역할을 한다. 그래서 현명한 조직과 과 팀은 유치해 보이지만 사무실 벽면에 조직의 비전을 붙여 놓고 심지어는 직원들의 반대를 무릅쓰고 하루 한 번 복창까지 한다. 그리고 그것이 직원 개개인의 욕망에 부합하도록 각양 경영 기법을 다 동원한다. 목표와 직원들의 욕망이 스파크를 일으키면, 즉 직원들이 동기부여되면 그 조직의 미래는 창창한 가을 하늘처럼 맑아진다.
6-1. 잘못된 휴식시간
업무 중 휴식은 필수지만, 잘못된 휴식은 휴식 효과도 제대로 못 누리고 업무 효율도 방해한다. 대표적인 잘못된 휴식이 긴 휴식이다. 담배 한대 피우러 나간다고 20~30분 소비하고 들어와 자리에 앉으면 이미 이전 업무의 맥락을 다 잊었기에 다시 휴식을 갖기 전의 업무 상태로 돌아가기 위해 완성된 부분을 봐야 한다. 이를 소위 '전환 비용'이라고 한다. 실험에 따르면 이런 전환 비용은 회사의 업무 효율을 20~40% 감소시킨다고 한다.
휴식은 업무의 흐름을 끊지 않는 선에서 10분 정도가 적당하고, 가장 좋은 휴식 방법은 몸을 움직이는 것이다. 가벼운 산보가 좋다. 피로하다고 느끼는 것은 두뇌의 활동 때문이 아니라 경직되어 있는 근육에서 젖산이 분비되기 때문이다. 몸을 가볍게 풀어주면 졸음도 달아나고 피로도 풀린다.
6개의 시간 도둑 원인 외에도 내게 어떤 문제가 있는지 알려면, 일주일 정도만이라도 내 시간 사용에 어떤 문제가 있는지 현황을 기록해 보면 좋다. (참조 : http://zanrong.blog.me/221271288780)
나는 시간을 낭비했고,
그래서 지금 시간이 나를 낭비하고 있다.
_윌리엄 셰익스피어
위 글은 쉬셴장의 저서 <<하버드 첫강의 시간관리 수업>>의 내용을 토대로 『묵상 글쓰기 방식』으로 쓴 글입니다.
파트 1. 무엇이 당신의 시간을 빼앗는가.
1p~63p
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*저자의 블로그는 zanrong.com 입니다.
