좋은 발표에는 시나리오가 있다
프레젠이션 자료 준비 시 고려 사항
회사에서 발표를 하게 되는 경우를 우리는 많이 마주하게 된다. 프레젠테이션 계획이 잡히면 일반적
으로 우리 사원들이 가장 먼저 하는 것은 ‘템플릿 찾기’다.
“어디 예쁜 템플릿 없어?”
그리고 여기저기서 템플릿을 찾아서 작성하기 시작한다. 여기서 하나의 잘못된 것이 있다. 작성에 앞서 어떻게 원고를 만들 것인지에 대한 고민도 없이 무작정 작성하는 것이다. 프레젠테이션에 대한 사전 철저한 고민이 필요하다. 그리고 이것을 문서로 정리해 놓아야 한다.
이렇게 문서로 정리해놓은 것을 ‘목표 기술문’이라고 하는데 이 문서에는 발표 제목, 발표 대상, 발표 시간, 자료 형태, 발표 이유를 작성하면 된다. 이렇게 문서로 작성해 놓으면 발표에 대한 정확한 목표를 세울 수 있고 아울러 향후 내가 수행할 발표에 대한 결과를 예측 및 발표 성과를 측정할 수 있다. 목표 기술문 작성 후 발표 자료를 작성하기에 앞서 준비사항들이 있다.
발표에서 가장 중요한 요소는 청중이다. 내가 발표하는 내용을 들어줄 사람에 대한 정확한 이해가 가장 중요하다. 왜냐하면 청중에 따라서 발표의 내용은 그것에 초점을 맞춰야 하기 때문이다. 청중의 성별, 발표 내용의 사전지식 보유 정도, 나이, 인원 등을 사전에 확인하여야 한다. 발표를 똑같은 내용으로 하더라도 그 대상이 달라지면 발표 내용은 철저히 청중에 따라서 변경이 되어야 한다. 그렇지 않은가, 같은 주제이지만 그 대상에 따른 눈높이를 맞춰야 하지 않을까?
또한 프레젠테이션은 반드시 발표 시간이 정해져 있다. 따라서 이 시간은 철저히 지켜야 한다. 아무리 재미있는 발표도 예상시간을 넘을 경우 결코 달갑지 않다. 청중은 마감 시간을 예상하고 자신의 일정 계획을 수립했는데 그것이 어그러지면 누가 좋아하겠는가?
그럼 발표 자료는 얼마나 준비해야 하는가? 일반적으로 파워포인트의 경우라면 1분에 1장을 발표하는 정도로 작성하면 무난하다. 그러나 이것은 예시일 뿐이지 발표의 내용과 발표 성격에 따라서 변경이 가능하다.
발표 시간이 정해지면 발표자료는 무엇으로 작성할 것인가를 정해야 한다. 요즘에는 일반적으로 파워포인트가 대세이긴 하지만 발표의 성격 및 대상에 따라서 변경 가능하다. 단, 여기서 고려해야 하는 것은 발표자를 고려한 발표 매체를 사용해야 한다는 것이다. 발표자가 익숙하지 않은 발표 매체를 사용할 경우 발표 시 당황할 수도 있기 때문이다.
핵심 메시지를 확정하라
자신이 발표할 내용에 대하여 정확한 메시지를 확정해야 한다. 일단 작성하고 보자고 이것저것 작성
하다 보면 나중에 반복 작업을 할 경우가 발생할 수도 있다. 특히 여러 사람이 공동으로 발표자료를 작성해야 하는 경우에는 특히 이 부분이 필요하다. 청중에게 전달할 메시지를 정확히 확정하여 문서를 작성할 전 구성원에게 알려주고 한 방향으로 문서를 작성해야 공통된 내용을 전달할 수 있다.
제반 준비가 되었으면 이제는 좀 더 상세한 작성 방향을 수립해야 한다. 작성 시나리오는 발표 내용에 대한 큰 스토리라인이다. 따라서 도입부와 본문, 결언을 어떻게 발표할 것인가에 대한 프레임을 작성해야 한다. 시나리오는 피라미드형과 역피라미드형을 고려할 수 있다. 피라미드형은 그 형태에서도 볼 수 있듯이 무엇인가 결론을 먼저 이야기하고 그것에 대한 상세 설명을 제시하는 스토리라인이며, 역피라미드형은 상세한 내용 및 근거를 제시하고 뒷부분에서 결론을 제시하는 것이다.
회사에서는 피라미드형의 구조를 많이 사용하는 경우가 많다. 왜냐하면 보고 시 중요한 결론을 서두에 제시하는 것이 좀 더 효율적이기 때문이다. 그러나 상황에 따라서 어떠한 근거를 제시해야 하는 자리이거나 사전에 충분히 발표 내용에 대해 공유되지 않은 경우 역피라미드를 사용하기도 한다.
시나리오가 정리되면 이제는 이것을 기반으로 목차를 작성해야 한다. 목차는 각각의 페이지에 대한 목차와 작성 분량 그리고 작성 방향에 대한 키워드를 제시해야 한다. 대부분 엑셀에 작성하여 관리하는 것이 좋다.
이렇게 준비가 되었으면 이제 부터는 정식적으로 발표할 자료를 작성하는 것이다. 무작정 작성하기보다는 위에서 제시한 절차를 따라서 발표자료 작성에 대한 철저한 준비가 되어야 정확히 전달하고자 하는 내용을 작성할 수 있는 것이다. ‘급할수록 돌아가라’는 속담이 있다. 급한 마음에 무작정 발표자료를 작성하기보다 좀 더 여유를 갖고 체계적으로 작성 방향을 수립하고 자료를 작성하는 것이 자료 작성을 여러 번 반복하지 않는 결과를 가져올 것임을 명심하자.
[출처 : '일은 열심히 하는 게 아니라 잘해야 합니다' 중에서]
