국가정보화 사업 수주 프로세스의 이해
수주산업에 대한 이해
공공기관에서 업체 선정의 투명성 확보를 위해 입찰을 공개적으로 진행하고 있다.
이러한 공공 분야의 수주 프로세스에 대한 이해를 하기 위한 자료를 정리하여 공유한다.
[출처 : 제안의 기술(김홍진 저)]
국가정보화 사업은 업체선정의 투명성을 기하고자 입찰이라는 발주 프로세스를 진행하여 업체를 선정하게 되어 있는데 여기에는 필수적으로 제안서가 수반되게 되어 있다. 국가정보화 사업은 대부분 조달청의 조달 프로세스를 통해 진행되는바 이에 대한 정확한 프로세스를 인지하고 있어야만 사업 기회를 잡을 수 있으며 빠른 대응을 할 수 있게 된다.
한국 IT 산업이 세계 최고의 IT 대국으로 자리 매김하게 된 이유에는 국가주도의 정보화 사업이 주요한 역할을 했다는 것은 어느 누구도 의심하지 않을 것이다.
현재까지의 국가정보화 사업은 국가 전체 사업에서 큰 부분을 차지하고 있다. 따라서 이 시장에 대하여 지속적인 공략이 필요하며 이를 위해서는 공공정보화 조달 프로세스에 대한 정확한 이해가 선결된다.
국가조달 사업 프로세스에 대해서 각 단계를 살펴보면 다음과 같다.
1단계, 사업을 기획하는 사업계획 단계이다.
국가정보화 사업에 대하여 앞으로 진행하고자 하는 사업에 대한 계획과 예산 등을 수립하는 단계이다. 이로써 예산 등이 확정되면 사업이 진행되는 첫 단추인 것이다.
사업의 수주율 향상을 위해서는 이 단계부터 적극적인 사업기회 발굴이 이루어져야 할 것이다.
2단계, 제안요청서(RFP) 작성의 단계이다.
사업계획서에 근거하여 사업자에게 제안서를 요청하기 위한 문서를 준비하는 단계가 된다. 사업계획서보다 좀 더 상세한 사업의 요구사항을 열거하게 되는 시기이다. 또한, 제안서에 대한 요구사항 등 실질적으로 입찰에 참여하게 되는 사업자가 참고해야 하는 문서이다.
3단계, 입찰이 공고되는 시점이다.
고객은 제안요청서(RFP)를 기반으로 하여 입찰을 공고하게 되는데 공공정보화 사업은 사업 예산이 일정 금액 이상일 경우에 조달청의 나라장터 시스템을 통하여 공고하게 된다. 아울러 고객에 따라서는 제안요청 설명회를 통해서 업체들에게 사업에 대한 상세한 설명을 하는 기회를 제공하기도 한다. 제안을 수행해야 하는 업체는 이 제안요청 설명회가 있을 때는 반드시 참석하는 것이 좋다. 경우에 따라서는 제안요청설명회에 참석하는 업체만이 사업 입찰에 참여할 수 있도록 자격을 부여하는 예도 있기 때문이다. 우선 제안요청서(RFP)를 충분히 살펴보고 이러한 제약사항이 있을 때 제안요청 설명회에 참여해야 한다.
4단계, 제안요청서(RFP)를 기반으로 한 제안서 제출 단계이다.
우리가 다루어야 하는 효율적이고 설득력 있는 제안서를 작성해야 하는 시기이다. 입찰 프로세스에서 가장 중요한 시점이다. 업체 선정 관점에서 발주처는 제안서에 근거하여 그 업체의 기술성을 판단하고, 사업수행 능력을 평가하기 때문에 제안서에 대한 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. 사업수행 업체의 관점에서는 자사의 경쟁력에 대하여 전문적인 기술력을 바탕으로 고객의 요구사항을 최소의 사업수행 비용으로 이행할 것인가를 제안서에 피력하게 되는 것이다. 그런데 문제는, 단순히 문서만을 통한 제안서의 비대면 의사전달이라는 점에 있다. 이러한 제안서의 문제점을 어떻게 하면 효과적으로 작성할 수 있을까? 라는 해결책이 요구되는 것이다. 이렇기에 많은 기업 특히, 제안경험이 부족한 중소기업에는 큰 어려움에 봉착해 있는 것이 사실이다.
5단계, 작성한 제안서를 평가하는 시점이다.
제안서는 고객의 평가 기준에 따라서 평가하게 된다. 그동안의 노력이 결실을 보느냐 마느냐의 갈림길에 서는 시점이다. 발주처는 제안팀이 작성한 제안서에 대하여 평가기준과 절차를 마련하고 평가위원을 선임하여 공정한 제안서를 평가하게 된다.
6단계, 제안업체 중에서 우선협상 대상자를 선정하는 시점이다.
작성한 제안서 중에서 고객이 수주업체를 선정하고 선정된 업체는 우선협상 대상자가 된다. 아직은 완전한 사업의 주체는 아니다. 고객은 수주업체와 기술협상을 이때부터 진행하게 되는데 기술협상을 통해 최종적으로 업체와 계약을 진행하게 되면 진정한 사업의 수행업체가 되는 것이다.
7단계, 마지막 단계로 계약을 수행하는 시점이다.
최종적으로 계약을 체결하게 되면 고객과 수주업체는 사업을 본격적으로 수행하게 된다. 이제부터는 본격적인 사업수행 시점이며 그동안 노력의 결실을 보는 최종시점이다.
8단계, 사업수행 시점이다.
계약과 같은 행정 절차가 마무리되면 사업자는 제안서와 계약서를 기반으로 사업을 착수하게 된다. 여기서 간과해서는 안 되는 것이 제안서는 곧 이행의 기본 방향이 된다는 것이다. 잘못 작성된 제안서는 사업자에게 추가적인 비용 등을 안겨줄 수도 있게 되는 것이다.
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조달청에 입찰 프로세스에 대한 이해가 선결되어야 한다. 특히 제안 PM, 영업대표 등은 이러한 프로세스에 대한 정확한 이해가 있어야 한다. 프로세스에 대한 정확한 이해를 해야만 적절한 대응을 할 수 있으며 이는 사업수주율을 향상시키는 기반이 될 수 있는 것이다.
국가정보화 사업에서 국가종합전자조달 사이트는 자세히 확인하고 준비하여야 한다. 입찰정보뿐만 아니라 가격 제안서 제출 등이 이 사이트를 통해서 진행되기 때문이다.
국가종합전자조달 사이트
www.g2b.go.kr
사업에 참여하고자 하는 업체는 수시로 사업에 대한 공고 현황을 파악하여야 한다.
공공조달 사업의 경우 조달청 나라장터(www.g2b.go.kr)에 공고되므로 사업 입찰 시점에는 사업공고 현황을 이 사이트를 통해서 파악하여야 한다. 공고 현황을 검색할 시에는 공고명 또는 수요기관으로 검색할 수 있으므로 다양한 방법으로 검색을 시도해 보아야 한다. 일부 공고명은 예상하지 않은 공고명으로 게재될 수 있으므로 이런 경우에는 검색되지 않는 경우도 발생할 수 있기 때문이다.
나라장터 사이트를 통해서 사업 공고 현황을 파악할 수 있을 뿐만 아니라 최종 입찰결과도 조회할 수 있는 기능이 되어 있다. 따라서 나라장터 사이트의 메뉴의 위치나 사용 방법을 익숙하게 인지해 놓아야 제안팀의 빠른 대응이 가능하다.
[출처 : 제안의 기술(김홍진 저)]
