제안서 평가위원은 무엇으로 평가하는가?
수주산업에서 제안서는 필수불가결한 요소이다.
따라서 사업 수주를 위해서는 자신의 회사(입찰자)는 어떻게 프로젝트를 수행할 것인가를 명확하게 제시해야 한다.
아울러 경쟁이라는 점을 의식해서 경쟁자와 차별성을 확보 하여야 한다.
일반적으로 제안서를 제출하게 되면 제안평가 위원이 참석한 가운데 제안 평가를 진행하게 된다.
이 과정은 외부 평가 위원이 수행함으로써 평가의 투명성을 확보하기 위한 제도적인 장치이다.
이 제안평가는 그래서 입찰자에게는 크나큰 부담이 아닐 수 없다.
제안서를 평가받고 입찰 업체 중 선택을 받아야 한다.
그래야 입찰 회사는 사업을 수주하게 되며 이를 통해 자신의 회사의 매출이 발생하게 된다.
그럼, 어떻게 하면 좀 더 제안평가에서 유리한 점수를 받을 수 있을까?
사람은 무엇인가에 대해 일을 수행할때 '역지사지'를 반듯이 해 봐야 한다.
내가 입찰자의 개념이 아닌, 고객 또는 제안평가위원 관점에서 제안서를 작성하고 발표 한다면
좀 더 유리한 고지를 점령하지 않을까 싶다.
첫째, 제안서와 발표자료는 평가위원이 파악하기 쉽도록 작성하여야 한다.
국내 입찰 평가 현장에서 평가위원이 제안서를 꼼꼼히 읽어 파악할 수 있는 시간이 확보되지 않는다.(모든 평가가 이렇지는 않다 그러나 대부분 그렇다)
따라서 평가위원이 짧은 시간에 입찰 기업의 제안서에 대한 내용을 쉽게 읽힐 수 있도록 작성되어야 한다.
아울러 차별화 요소가 눈에 쉽게 띄어야 한다.
따라서 너무 글이 많은 것 보다는 중요한 요소의 키워드 중심으로 제시 되어야 한다.
둘째, 평가위원은 제안서를 평가 하여야 한다는 점을 잊지마라.
입찰자는 자신의 강점을 열심히 작성하여 제출하지만 평가위원은 평가표에 나와 있는 요소를 빠르게 찾고 그에 대한 점수를 부여할 책임이 있다.
따라서 평가표에 기반하여 평가하기 편하도록 하는 방법을 고민해 보아야 한다.
평가표에 의한 조견표를 작성할 수도 있고 평가 항목별로 문서의 구조를 만들수도 있다.
셋째, 발표 및 제안서는 주요 부분을 요약하여 제시함으로 평가위원의 이해를 도와라
평가위원은 평가하는 사업에 대한 이해도가 입찰 업체보다 부족할 수 있다.
따라서 사업에 대해 어떠한 관점으로 평가해야 하는지를 먼저 이야기 해라. 그리고 그러한 관점에 대해서 왜 우리가 우수한 업체인가를 설명해 나가면 된다.
그리고 문서를 요약해서 제시하고 세부적인 항목을 설명하는 형태로 작성해야 평가위원은 좀 더 입찰기업의 강조점을 눈여겨 볼 수 있을 것이다.
넷째, 발표자는 평가요소에 대하여 강조하며 발표해야 한다.
설령 평가자가 평가 요소를 쉽게 찾지 못했다고 하더라도 발표자가 그러한 부분을 쉽게, 발표해 준다면 평가위원은 쉽게 평가를 할 수 있을 것이다.
그리고 발표자는 차별화 요소 중심으로 지속적으로 반복하면서 설명하여야 한다. 자사의 감정과 차별화 요소를 여러번 반복하여 평가위원이 그 사실을 인지 할 수 있도록 하여야 한다.
열심히 잘 작성해 놓고 평가 위원이 찾지 못하는 것을 후회하도 소용없다. 그들이 잘 찾을 수 있도록 배려해야 한다.
다섯째, 질문하는 평가위원을 존경해라.
제안발표가 끝나면 질의응답 시간이 이어진다. 이때가 가장 중요할 수 있다.
역지사지를 해 보라고 했다. 내가 어느 모임에서 누군가에게 질문을 한다는 것은 그래도 용기가 필요한 것이다. 나의 질문이 제대로 된 것이 아닐 수 있기 때문이다.
이러한 여러가지 생각을 갖고 질문을 하는데,
"위원님, 정말 모르고 하시는 질문인것 같은데요, 현장을 그렇게 돌아가지 않습니다."라고 면박을 준다면 어떨까? 과연 좋은 점수를 받을 수 있을까?
"아주 좋은 지적 감사합니다. 저희는 그 부분은 위원장님과 같이 고민하던 문제입니다." 이렇게 받아친다면 평가위원은 으쓱하고 그의 답변이 좀 부족하다고 하더라도 좋은 점수를 줄 것이다.
모든 질문은 옳고 훌륭한 질문이다라고 생각하고 대응해야 한다. 설령 평가위원이 좀 잘 못 이해하고 다른 소리를 해도 말이다.
고객은 왕이라는 말이 있다.
그리고 고객이 짜다면 짠 것이다.
모든 사람이 먹어서 안짜다고 해도 그 고객이 짜다면 그 사람을 위해 좀 더 간을 맞춰줘야 한다.
왜, 우선은 음식을 팔아야 하기 때문이다.
