일잘러의 어휘력
관성을 극복하기
처음 교육회사에서 교재를 만들 때는 모든 PDF 파일을 인쇄해서 교정을 보았습니다. 디자이너가 만든 교재를 인쇄하고 그 위에 교정 사항을 손으로 적은 다음에 다시 스캔을 해서 PDF로 만들어 디자이너에게 보내는 식이었어요. 편집자는 교정지에 피드백 내용을 손으로 쓰는 시간이 많이 소요되었고, 디자이너는 그 글자를 다시 타자로 치며 디자인에 반영하는 시간이 많이 들었어요. 시간도 시간이지만 교정 내용을 잘못 이해하거나, 옮겨 적는 과정에서 오타가 생기는 등 추가 문제도 발생했어요.
그러다 한 젊은 디자이너와 작업을 하는 도중에 PDF 주석으로 교정을 보는 방법을 알게 되었어요. 디자인에서 바로 텍스트를 읽고 수정하고 싶은 내용은 주석과 메모로 남기는 방식입니다. 편집자는 타자로 수정 내용을 적으며 쓰는 시간이 확 줄었고, 디자이너는 해당 내용을 복사해서 활용하면 되니 작업 시간도 줄고 정확도도 올라갔어요. 나아가 출력을 안 해도 되니 종이도 아낄 수 있고, 환경에도 도움이 되고, 스캔도 따로 안 해도 되었습니다. 젊은 디자이너의 제안 덕분에 업무 효율성이 높아졌어요. 관성대로 이전 작업 방식을 되풀이했다면 이런 효율성을 추구하지 못했을 거예요.
군살 없는 몸매
린(Lean)은 형용사로 ‘군살이 없는, 호리호리한’의 의미가 있고, 동사로는 ‘기대다, 기울어지다, 의존하다’의 의미도 있어요. 서로 다른 의미 같죠? 옛날에는 잘 먹지 못하고 살이 없는 사람은 영양 부족으로 비틀거리고 기울어지고, 어디에 기대는 모습과 연결됐어요. 하지만 지금은 반대로 비만과 불필요한 지방이 가장 큰 사회적 문제죠. 지금 ‘린한 몸매’라고 하면 군살 없이 탄탄한 몸을 뜻하는 긍정적인 의미입니다.
비즈니스에서는 불필요한 부분은 생략하고 꼭 필요한 부분만 효율적으로 움직이자는 의미로 활용됩니다. 1980년대 일본 도요타의 ‘린 생산 방식(Lean Manufacturing)’에서 유래가 되었어요. 제조업의 공정을 효율적으로 만들어 비용을 줄인 사례입니다.
지금은 스타트업과 함께 ‘린 스타트업’이라는 용어로 많이 쓰입니다. 과거의 기업들이 제품 구상부터 수익성 검토까지 복잡한 절차를 거치는 것에 비해 지금은 많은 기업들이 효율적으로 제품을 개발하고 테스트하며 고객과 소통합니다. 같은 맥락에서 ‘심플(simple)하게’, 퀵(quick)하게’, ‘애자일(agile)하게’ 어휘도 많이 사용됩니다.
*일단 린하게 실행해 봅시다.
*우선 린하게 테스트 해보고 반응을 볼까요.
다양한 디지털 협업 도구들 활용하기
점점 더 업무 때 활용하는 디지털 도구들이 다양해지고 있습니다. 매번 직장을 옮길 때마다 그 직장의 업무 방식에 익숙해지는 것도 중요한 일이 되었어요. 도구는 활용하기 나름입니다. 디지털 협업 도구들 덕분에 업무 효율성이 올라간 직원도 있지만. 이 도구들 때문에 일이 더 힘들어졌다고 하소연하는 직원들도 있어요. 그러니 도구들을 빠르게 이해하고 활용법을 익히도록 노력해야 합니다.
첫 회사에서는 메신저 ‘네이트온’을 적극 활용해서 업무를 진행했어요. 그리고 다음 회사에서는 구글의 기능을 중심으로 업무를 공유하고 협업을 했습니다. 이때만 해도 구글 시트와 구글 드라이브로 협업하고 공유하는 것이 획기적이었어요. 파일을 따로 전송하지 않아도 함께 접속해서 작업하고, 확인할 수 있어서 효율적이었습니다.
다음 회사에서는 슬랙(Slack)을 활용해서 메신저 겸 업무 소통을 진행했습니다. 슬랙의 기본 특성과 사용법을 익힌 후에 또 이직을 하게 되었는데, 새로운 회사에서는 지라(Jira)와 컨플루언스(Confluence)를 활용했습니다. 자료를 USB에 따로 담지 않고도 쉽게 전송하고 공유하고 보관할 수 있어서 유익했어요. 기능만 잘 활용하면 시각적으로 훌륭한 보고서, 기획서를 쉽게 만들 수 있었습니다. 업무 특성에 따라 피그마(Figma), 노션(Notion) 등도 인기가 많아요. 한 지인은 이런 디지털 협업 도구들을 익히는 것이 부담스러워서 이직을 단념했다고 농담처럼 말하기도 해요.
효율적으로 일하라
실제로 무언가 물어보면 관련된 내용이 담긴 링크를 알려주거나 업무 플랫폼에 다 올라와 있으니 검색해보라고 합니다. 친절하게 옆에서 조곤조곤 알려주기를 원했다면 상처 받을 수도 있지만, 이또한 효율성이에요. 누군가 물어볼 때마다 1:1로 응대를 해주다 보면 일을 할 시간을 빼앗기게 됩니다. 회사에서는 위키피디아처럼 직원들이 자주 물어보는 내용들을 모아 누구나 검색해서 확인할 수 있도록 시스템을 구축해 놓기도 해요. QnA와 같은 역할이죠.
이런 순간이 모두 군더더기를 없애고 업무를 담백하고 효율적으로 하는 과정입니다. 처음에는 도구 활용법을 익히기가 부담스럽겠지만, 이런 도구들은 결국 생산성을 확대하기 위한 시스템이라는 사실을 떠올리세요. 직원들을 괴롭히기 위해서 구축한 것이 아니에요. 즉, 내가 잘 활용하면 좋은 기능을 효율적으로 사용하며 일할 수 있어요. 어떻게 하면 효율적으로 일할 수 있을지를 지속적으로 고민합니다.
이런 디지털 기술이 발달되면서 우리는 복잡한 과정을 줄여 나가며 본질에 집중할 수 있게 되었어요. 절약한 시간과 에너지를 고객의 데이터를 모으고 반영하며 고객의 니즈를 충족시키는데 활용합니다. 앞으로 더욱 많은 생산성 향상 도구들이 생길텐데, 관심 갖고 접근하세요. 지금 생성형 AI 도구를 업무에 활용하는 방안도 뜨거운 관심을 받고 있습니다. 전 직원들을 모아 놓고 연수를 진행하기도 하고, 업무에 잘 활용한 사례를 모아 전파하기도 해요. 내가 할 수 있는 일과 도움을 받으면 좋을 일을 구분하고, 어떤 툴로 어떻게 도움을 받을 수 있을지 고민하고 접근하세요. ‘어떻게 하면 더 효율적으로 일할 수 있을까?’에 대한 고민을 끊임없이 합니다.