RPA 도입을 위한 방안
RPA 도입을 준비하는 기업을 위한 제언
RPA는 마치 제2의 ERP처럼 여러 산업과 기업 그리고 직무 분야에서 업무 생산성을 개선해주는 목적으로 도입이 확산되고 있습니다. 그런데, 그 어떤 도구도 만병 통치약일 수 없습니다. RPA가 하지 못하는 것도 있으며, RPA를 도입했더라도 성공적으로 안착되지 못하는 경우도 있습니다. RPA가 실제 우리 업무의 생산성을 높여주기 위해서는 RPA의 도입 단계와 적용 과정에 있어 유념할 사항들이 있습니다.
▣ RPA로 수행 가능한 업무 요건
RPA를 기업에서 도입할 때 가장 큰 강점은 다른 IT 시스템의 도입과는 달리 단시간 내 적용 가능하고 비용이 적다는 점입니다. 단, 모든 업무에 RPA가 적용될 수 있는 것은 아닙니다. 반복적이고 규칙적인 업무가 RPA로 대체 가능한 대상입니다. 정해진 규칙에 근거하지 않은 의사결정권자의 생각과 판단까지 RPA가 대신할 수는 없습니다. RPA는 정해진 규칙에 따라 기계적으로 처리해야 하는 업무를 대신할 수 있습니다. 만일 사람의 판단이 필요한 경우라면 RPA가 업무를 처리하는 도중에 사람이 개입해서 판단을 내린 이후 RPA가 이어서 처리할 수 있도록 하는 것은 가능합니다.
그러므로 RPA가 수행 가능한 업무는 규칙에 기반해서 순차적으로 처리하는 일, 반복적인 업무, 구조화된 데이터의 처리에 적합합니다. 특히 노동 집약적으로 대량의 데이터를 여러 시스템에 접근해서 확인할 때 그 진가가 발휘됩니다. 일례로, 특정 시스템에 로그인해서 업데이트된 데이터 값을 복사해서 어플리케이션을 실행해 붙여넣기하고, 기존 데이터 값과 비교해 특정 조건에 해당할 경우 약속한 기준에 의거해 자료를 정리해 파일을 생성해 이메일로 전송하는 일련의 작업을 RPA로 처리할 수 있습니다.
이처럼 데이터베이스에서 정보를 읽고 쓰거나, 시스템에 접속해 데이터를 추출하고, 웹이나 이메일 내에 있는 숫자나 텍스트 데이터를 추출하는 등의 컴퓨터로 처리하는 기계적인 업무들이 RPA로 대신할 수 있는 것들입니다. 이런 업무들은 대개의 경우 ERP, SCM 등의 사내 인트라넷 시스템과 각종 데이터베이스, IT 시스템 그리고 이메일과 엑셀, 웹, 앱 등을 이용해서 확인하고 입출력되는 정보들을 기반으로 규칙적인 것들입니다.
▣ RPA 도입을 위한 절차와 준비
그렇다면, RPA를 도입하려면 어떤 준비가 필요할까요. 우선 RPA로 처리가 가능한 대상인지를 파악하는 것이 첫째 할 일입니다. 그런데 이것이 RPA로 대신할 수 있는지를 앞서 살펴본 기준으로 일반 사용자가 정확하게 판단하기는 어렵습니다. 그래서, RPA를 공급하는 업체를 통해서 진단을 받아야 합니다. 우리가 하는 업무 중에서 어떤 것이 RPA로 대체 가능한 것들인지를 분석하고 우선순위를 설정하는 것이 가장 먼저 할 일이죠.
이후 해당 업무들을 RPA 솔루션을 활용해서 자동화하는 작업이 진행됩니다. 이 과정에서 여러 변수로 인해 RPA로 자동화하지 못하는 경우도 발생하죠. 이를 위해서 RPA 공급업체는 자동화하고자 하는 업무에 대한 패턴을 파악하고 업무의 프로세스를 진단해서 어느 영역을 RPA 소프트웨어로 처리하고 어떤 부분은 사람이 개입해야 되는지, 기존 시스템에서 어떤 데이터를 활용하고 업무 프로세스의 재정비 등을 검토하게 됩니다.
마지막 단계에서는 RPA가 현장에서 제대로 사용되도록 하기 위한 교육과 지원 업무가 뒷따릅니다. 이때 RPA를 보다 완벽하게 업무에 적용하기 위해 업무 프로세스나 부서와 개인의 R&R에 대한 조정 등의 조직 변화관리가 추진되어야 하기도 합니다.
이런 3단계 과정에서 가장 중요한 것은 첫번째 RPA로 처리할 수 있는 업무 대상을 결정하는 것입니다. 이때 RPA 공급업체의 의견보다 현장의 직원들의 요구가 중요합니다. 평소 비효율적인 업무와 단순 반복 노동을 유발하는 업무를 적극적으로 전달해야 합니다. 또한, 이들 업무가 RPA로 대체 가능한지를 컨설팅사가 판단하려면 그 업무가 어떤 과정으로 진행되는지를 상세하게 파악해야만 합니다. 그러므로, 이들 업무가 어떤 순서를 거치는지, 각 과정에서 어떤 컴퓨팅 작업과 인터넷 시스템에 연결하는지 등에 대한 자세한 소개가 필요합니다. 이렇게 초반에 자세한 정보를 알려줄수록 완성도높은 RPA가 만들어질 수 있습니다.
또한, 회사의 입장에서 RPA를 도입할 때에는 수 많은 업무 중에서 어떤 것을 우선으로 RPA화할 것인지를 결정해야 합니다. 모든 것을 다 하면 좋겠지만 그럴 경우 비용의 부담이 커집니다. 게다가 일부 업무는 RPA보다 사람이 기존처럼 처리하는 것이 오히려 ROI가 나을 수도 있습니다. 한 사람의 단기적 업무까지도 RPA로 처리하면 그만큼 개발과 유지 운영에 들어가는 비용이 커서 오히려 비효율적일 수 있습니다.
RPA 적용 우선순위를 정할 때에는 업무 소요시간, 건수, 이를 수행하는 인원수에 기반하여 RPA로 대체할 때의 비용과 기존 비용을 비교해야 합니다. 이때 주의할 것은 단순 인건비와 RPA 개발과 유지비로만 계산해서는 안되고 RPA로 인해서 얻게 되는 부수효과인 정확도도 함께 고려해야 합니다. 즉, 기존에 사람이 함으로써 발생되는 실수와 오류로 인한 기회비용을 고려해서 RPA 도입 비용을 비교해야 합니다. 즉, RPA의 도입은 시간당 생산성을 높이는 것 뿐 아니라 정확성과 안정성을 높이는데도 기여한다는 점을 참고해야 합니다.
▣ RPA의 진화 발전
RPA는 업무 프로세스를 자동화하는 단계의 일부일 뿐입니다. 즉, 산업 발전의 역사 속에서 1980년대 ERP, 이어 프로세스 이노베이션인 PI와 같은 IT 시스템을 기반으로 한 기업 정보화 혁신의 새로운 버전이 RPA입니다. 그 이야기는 RPA가 종착지가 아니라 RPA는 앞으로 더 진화해서 다른 진화를 거칠 것이라는 점입니다. PI가 ERP를 근간으로 정보시스템과 일하는 프로세스를 혁신적으로 개혁함으로써 극적인 성과를 추구하는 것이라면, RPA는 기존의 IT 시스템과 개인의 업무 현장 속 컴퓨터를 연계하여 업무 자동화를 꾀함으로써 업무 효율화와 생산성을 극대화하는 것을 뜻합니다.
하지만, 앞으로 RPA는 완전한 AI로 진화 발전되어 갈 것입니다. 즉 현재는 사전에 정의된 규칙에 기반하여 다중적이고 복잡한 시스템을 넘나들며 자동화된 업무를 처리하고 있지만 향후에는 패턴인식과 비정형화된 데이터를 기반으로 자가학습하면서 사람의 개입없이 스스로 동작하는 자기완결형 digital labor 즉 가상 직장인으로 진화할 것입니다. 이미 고객 상담과 차량 운전, 의료 진단 등의 분야에서는 RPA 수준을 넘어선 완전한 인공지능이 사람 한 명의 몫을 해내는 수준으로 발전하고 있습니다.
이렇게 RPA는 하나의 과정일 뿐 종착지가 아닙니다. 그렇기 때문에 RPA를 시작으로 생각하고 우리 업무에 어떻게 활용하고 성공적으로 안착시킬 것인지 고민만 할 것이 아니라 빠르게 실현해내야 합니다. 그리고 여유를 찾은 시간에 보다 창의적이고 부가가치를 창출할 수 있는 일에 집중하고 새로운 사업 혁신의 기회를 만들어내야 합니다. 그리고 RAP를 AI로 진화시켜가면서 AI와 어떻게 코웍을 할 것인지 서로의 역할 정의와 AI의 적극적 활용 가치를 찾을 수 있어야 합니다.
