생산적인 이메일 관리와 작성법
직장인의 이메일 작성팁
여러분은 하루에 몇 통의 메일을 보내고 받으세요? 사람마다 다르겠지만 확실한 것은 시간이 흐르면서 여러분의 업무 메일함은 지금보다 더 많아진다는 것입니다. 갈수록 받는 메일과 보내는 메일의 양은 커져갈 것입니다. 그렇게 기하급수적으로 쌓여가는 메일을 어떻게 관리해야 할까요? 보다 효율적인 메일 쓰기 방법은 무얼까요. 메일함만 잘 관리해도 시간이 훨씬 절약되고 업무 생산성이 높아집니다.
▣ 받은편지함을 이용한 메일 관리팁
메일을 받으면 받은편지함에 저장됩니다. 그렇게 쌓인 메일을 읽고 다른 메일을 읽다보면 메일함이 꽉 차게 됩니다. 하루만 지나도 받은편지함에는 읽은 메일과 읽지 않은 메일로 뒤죽박죽이 되죠. 그 지점이 시작점입니다.
받은 편지함의 메일은 최대한 빨리 비워야 합니다. 비우는 규칙은 간단합니다.
메일을 읽고 나서, 그 메일에 대해 회신을 줄 필요가 없는 경우에는 메일을 읽고 다른 편지함으로 보내거나 굳이 보관할 필요가 없다면 삭제하면 됩니다. 회신을 주어야 한다면 바로 회신을 보내세요.
그런데, 대개의 경우 메일을 읽고 즉각 회신을 하지 않는 경우가 많죠. 왜냐.
그 메일에 대한 답을 쓰려면 뭔가를 확인하거나 좀 더 생각을 해야 하는 경우입니다.
하지만, 그렇지 않은 경우도 있습니다. 당장 메일에 회신을 쓸 수 있음에도 불구하고 다른 일들이 쌓여 있거나 급한 일 때문에 미루는 경우가 있습니다. 그렇게 미루면 안됩니다. 당장 회신할 수 있는 메일이라면 즉시 답장을 눌러 회신을 하세요. 급한 일이 있다면 메일을 확인할 수조차 없었겠죠. 메일 회신하는데 10여분 이상의 시간이 걸린다면 그건 메일로 장황하게 써서 회신을 보낼 것이 아니라 회의를 하거나 문서를 작성해서 공유해야 할 업무입니다.
그렇게 받은편지함을 관리하면 받은편지함에는 읽지 않은 메일과 회신을 보내야 하는 메일만 쌓입니다. 그렇게 쌓인 메일은 당연히 양이 적겠죠. 한 눈에 확인이 가능합니다. 메일함을 열 때마다 가장 먼저 확인하는 메일함이 받은편지함이기 때문에 회신을 보내거나 읽어야만 하는 메일을 절대 잊지 않을 수 있습니다.
이 메일함을 비우게 되면 회신할 메일도, 읽을 메일도 없기 때문에 메일의 공포에서 해방됩니다. 이렇게 메일함을 어떻게든 비우는 목표를 가지고 받은편지함을 관리하면 회신할 메일을 까먹지도 않고 읽은 메일과 읽어야 할 메일을 구분하지 않아도 됩니다.
▣ 직장인의 비즈니스 메일 작성법
비즈니스 메일을 쓰는데 있어서 몇 가지 유념할 사항을 지키면 보다 생산적인 이메일 작성을 할 수 있습니다.
업무 메일을 보다 효과적으로 작성하는 몇 가지의 규칙을 알려드립니다.
첫째, 메일 제목은 인사말이 아닌 메일의 주제를 언급하는 키워드로 구성하는 것이 좋습니다.
처음 메일을 보내는 상대방에게는 메일 제목에 인사말을 넣는 것이 문제가 없지만, 회사 동료간의 메일이나 업무차 여러번 메일을 주고 받는 구면인 경우에는 메일 제목을 인사말보다 메일의 주제와 관련된 것을 넣는 것이 좋겠죠.
추후 주고 받은 메일을 쉽게 검색하고 메일 내용을 한 눈에 파악하기 위해서 메일 제목을 본문의 주제로 지정하는 것이 생산적입니다.
둘째, 메일 첫 문장에는 본 메일을 쓴 취지와 목적을 서술합니다.
메일의 첫 시작에는 메일을 보낸 이유를 써야 합니다. 그 이유는 나의 관점이 아닌 상대의 관점에서 써야 합니다. 즉, 내 요구 사항만 기록할 것이 아니라 상대의 입장에서 왜 이 메일을 읽어야 하는지에 대한 명분이 들어가면 베스트입니다.
셋째, 메일 내용이 반 page 분량 즉 3분 이상 읽어야 하는 내용이라면 중간중간 소제목이나 숫자 등을 이용해 문단을 구분해서 정리합니다.
메일 내용이 장황하면 읽는 사람이 지치기 마련입니다. 메일은 문서가 아닙니다. 핵심 메시지만 간결하게 정리하는 것이 좋습니다. 정 내용이 길어지면, 중간중간 문단을 나누고 각 문단의 핵심 주제를 간략하게 소제목으로 언급하는 것도 좋습니다. 혹은 숫자나 기호를 이용해서 전달하고자 하는 메시지를 구분하는 것이 읽기에 좋겠죠.
넷째, 메일의 받는 사람에는 메일에 회신을 하거나 메일 내용과 직접적 관련이 있는 수신자를 넣고, 참조에는 참고만 하면 되는 사람들을 넣습니다.
메일의 받는 사람과 참조는 명확히 구분해야 합니다. 참조는 말 그대로 메일의 내용과 직접적으로 관련은 없지만 알고 있으면 좋은 참고 대상자들을 기록합니다. 받는 사람에는 이 메일과 직접 관련이 있는 이해 당사자로 메일을 확인하고 회신을 하거나 어떤 액션을 취해야 하는 경우 수신자로 넣습니다.
다섯째, 메일에 회신을 하고 또 회신을 하는 등 서로 간에 주고 받는 횟수가 3회가 넘어가기 시작하면 답장 버튼을 누를 때 유의하도록 합니다.
특히 받는 사람과 참조에 넣은 사람이 한 두명이 아니라 3명 이상인 경우에 메일을 핑퐁처럼 상대와 주고 받다보면 이 모든 메시지의 내용이 다른 사람에게도 공유됩니다. 한 두 번이야 상관없지만 주고 받는 메일의 횟수가 늘어가기 시작하면 두 사람의 이해관계에 대한 내용이라 다른 사람이 굳이 알지 않아도 되는 경우가 있습니다. 그런 경우는 두 사람이 따로 메일을 다시 시작하거나 통화, 대면, 메신저로 대화하는 것이 좋습니다. 그래서 메일에 회신을 할 때에는 메일을 보낸 사람에게만 답장을 할지, 전체 모든 수신자에게 회신을 함께 보낼지를 항상 고민해야 합니다.
마지막으로 메일을 쓸 때 항상 유념해야 할 사항은 말과 달리 메일은 기록으로 남는다는 것입니다. 또한, 내가 개인적으로 특정인에게 보낸 메일일지라도 그 메일은 전달을 통해서 다른 사람에게 공유될 수 있다는 점입니다. 그러므로 메일을 쓸 때에는 이 메일이 특정한 상대가 아니라 모든 사람에게 공개될 수도 있음을 염두에 두어야 합니다. 보안에 유념해야 하거나 개인의 감정이나 공개되서는 안되는 내용이 기록된 경우에는 메일보다는 전화나 구두로 이야기하는 것이 좋습니다.
