미팅, 외근 약속 스케줄 관리 팁
캘린더 앱 이용 테크닉
오늘 외근, 미팅, 회의 스케줄은 어디서 확인하시나요? 저는 스마트폰에 구글 캘린더를 연동해두고 스케줄을 확인합니다. 스마트폰이 나오기 전만 해도 다이어리에 기록하거나 컴퓨터의 아웃룩을 이용했었는데 그에 비하면 정말 많이 편해졌습니다. 언제, 어디서나 손 근처에 있는 스마트폰에서 바로 스케줄 확인과 기록이 가능하니까요. 여러분은 스케줄 관리를 어떻게 하나요? 요즘은 스마트폰을 대부분 이용하는데 어떻게 기록하고 관리하고 있나요? 시간관리에 있어 가장 눈에 띄고 대표적인 것은 스케줄, 캘린더 관리입니다. 어떻게 스케줄 관리를 보다 효율적으로 해서 시간을 생산적으로 활용할 수 있을지 알아볼까요.
▣ 스케줄은 과거를 복기하기 위한 것
캘린더에 기록된 일정은 언제 보시나요? 당연히 그 스케줄이 다가 오기 전에 봅니다. 앞으로 있을 스케줄을 확인하고자 캘린더를 보는 것이 일반적이죠. 그런데 저는 이미 지난 과거의 일정을 검색하고 확인할 때도 캘린더를 봅니다. 오히려 지난 일정을 앞으로의 일정보다 더 많이 봅니다. 과거의 스케줄을 다시 살펴보는 이유는 복기를 하기 위함입니다. 내가 어떻게 살아왔는지를 살펴볼 수 있어야 반성도 할 수 있고 깨달음이 생길 수 있답니다.
지난 달, 지난 한 해를 내가 얼마나 바쁘게 어떤 회의와 미팅을 하며 지냈는지를 한 눈에 살펴볼 수 있는 곳이 캘린더입니다. 이렇게 한눈에 내 과거를 복기해서 보려면 일정을 입력할 때에 분류를 해두는 것이 좋습니다.
제 경우에는 제가 직접 발표를 해야 하는 중요 회의나 보고는 녹색으로, 회사 업무와 관련된 것은 파란색, 자기계발과 관련된 것은 노란색, 가족 관련 사항은 갈색, 세미나와 컨퍼런스 관련 사항은 빨간색으로 구분을 해두었습니다. 이렇게 분류를 해두면 한 눈에 지난 1개월을 어떻게 살아왔는지를 파악하기 쉽습니다. 또한, 중요한 미팅 내역들을 한 눈에 파악할 수 있습니다. 지난 3개월간 몇 차례의 주요 미팅이 있었는지를 금새 확인할 수 있죠.
이렇게 지난 스케줄을 살펴보면서 내 일상을 들여다보고 중요했던 보고와 회의, 미팅 내역을 복기해볼 수 있습니다. 이렇게 쉽게 복기하기 위해서는 스케줄을 기록할 때에는 분류를 해서 구분하는 것이 좋습니다. 회사 업무와 중요한 미팅 혹은 내가 발표를 해야 하는 등의 경우를 구분하고 교육이나 자기계발 관련 사항, 가정이나 가족, 친구와 관련된 것들을 구분을 해두면 한 눈에 과거를 복기해 볼 수 있습니다.
▣ 회의록도 캘린더에 기록하세요
스케줄 기록할 때 꿀팁으로 추천드리는 것은 캘린더에 내용을 채워 넣는 것입니다. 사실 스케줄 기록할 때에 제목, 시간, 장소 정도를 기입하지 캘린더 본문에 어떤 내용을 기입하지는 않죠? 앞으로는 꼭 내용을 채워 넣으세요. 23일 오전 10시부터 11시까지, 강남역 토즈에서 ‘신상품 이벤트 컨셉 논의’라는 제목을 캘린더에 등록한다고 할 때에 본문에 내용을 채워야 합니다.
즉, "다음 분기 신상품에 대한 유투브, 인스타그램을 이용한 광고안에 대한 논의 자리, 참석자는 마케팅팀 김대리와 상품기획팀 강과장, 외부 광고 대행사 담당자 2인, 예산 5천만원, 2차 미팅으로 지난 미팅 때에 광고 컨셉 확정 후 세부 시나리오에 대한 방향 논의 자리, 2주 후에 제작에 돌입해서 1개월 후 시점에 광고 게재를 하는 것이 향후 일정” 이라는 상세 내용을 기입합니다.
이렇게 기입을 해두면 향후 해당 스케줄을 앞두고 어떤 미팅인지, 어떤 회의인지를 쉽게 파악할 수 있다. 미팅 하기 전에 회의 목적과 내용을 점검할 수 있어 미팅을 보다 생산적으로 운영할 수 있다. 만일 이같은 내용을 기록해두지 않았다면 미팅을 앞두고 사전 내용 파악을 하기 위해 관련 정보를 파악하기 위해 호들갑을 떨어야 했을 것입니다. 미리 기록을 해두면 추후 좀 더 빠르고 선명하게 확인이 가능합니다. 시간도 절약해주고 정확한 내용 파악이 가능해지죠.
또한, 미팅이 끝난 이후에 미팅 결과나 회의록을 캘린더 본문에 추가로 기입해두는 것도 좋습니다. 이렇게 회의록을 기록해두면 과거 스케줄을 복기할 때에도 큰 도움이 됩니다. 과거 회의 내역을 살펴보다가 스케줄을 자세히 보면 회의 목적과 결과까지 복기할 수 있어 당시 회의 과정을 쉽게 떠올릴 수 있으며 비슷한 회의나 같은 기업, 담당자들과의 회의를 앞으로 준비할 때 큰 도움이 됩니다. 이런 과정을 통해서 회의를 보다 생산적으로 운영할 수 있습니다. 이 작은 사소한 행동이 효율적인 업무 처리를 하는데 큰 기여를 해줍니다.
▣ 할 일과 스케줄의 통합 관리
스케줄이 타인과의 약속이라면 할 일은 나와의 약속입니다. 이 2가지의 약속을 하나의 캘린더를 통해서 통합 관리하면 훨씬 편리합니다. 이 2가지를 따로 관리할 수 있도록 해주는 스마트폰 앱이나 인터넷 서비스들이 많습니다. 그런데, 제 경험 상 둘을 하나로 통합해서 사용하게 되면 한 화면에서 타인과 나와의 약속을 통합해 볼 수 있어 훨씬 업무 속도가 빨라집니다.
전 구글 캘린더를 애용합니다. 구글 캘린더는 스케줄을 쉽게 분류할 수 있도록 해줄 뿐 아니라 회사 팀원들과도 일정을 함께 공유해서 사용할 수 있도록 해줍니다. 그리고, 할일을 캘린더에 스케줄과 함께 보여줍니다. 그렇다보니 언제 무엇을 해야 하는지를 한 눈에 볼 수 있습니다. 오늘은 어떤 미팅이 있고, 어떤 일을 해야 하는지를 쉽게 파악할 수 있죠. 또한, 각 할 일들에 알람 설정을 해두어 잊지 않도록 알려주는 기능도 제공됩니다.
스마트폰의 앱에서는 미팅 스케줄과 할 일을 함께 볼 수도 있고, 할일 관리 앱을 따로 설치해서 구분해서 볼 수 있는 것도 가능합니다. 이렇게 구분해서 사용할 수 있으면서 경우에 따라 통합해서 볼 수 있어 상황에 맞춰서 사용할 수 있습니다. Calengoo라는 앱은 스케줄과 할 일을 통합해서 볼 수 있도록 해주는 스마트폰 앱이며, 구글 캘린더 앱과 Tasks 앱을 이용해 따로 구분해서 사용할 수도 있습니다.
이처럼 경우에 따라 다양한 방식으로 스케줄과 할일을 기록하고 확인할 수 있습니다. 이 정도의 작은 팁만으로도 업무 스케줄을 효과적으로 관리하며 생산적인 업무 운영이 가능합니다.
