할일의 우선순위 정하기
시킨 사람 관점이 아닌 내 관점에서 업무 우선 순위 정하기
하루가 어떻게 지나갔는지도 모를만큼 우리는 바쁘게 살아갑니다. 사실 회사에 출근하면 자리에 진득하게 앉아 있을 시간도 없을만큼 이것저것 할일이 많습니다. 그렇게 많은 할 일들을 기억조차 하기 어려운 것이 사실이죠. 한 번 곰곰히 오늘 내가 할 일을 생각해볼까요. 저는 오늘 3건의 회의에서 진행 중인 프로젝트의 진척도 점검과 다음주까지 각자 해야 할 업무 내역에 대한 확인을 했습니다. 그리고, 내일 발표해야 하는 보고서 최종 파일을 담당자에게 메일로 전달하고, 다음주 보고해야 하는 문서에 추가 보완할 사항에 대해 검토했습니다. 아 그리고 갑자기 오전에 신규 프로젝트를 추진하는데 참여할 팀 구성을 하라는 요청을 받았습니다. 아침에 새로 도착한 메일 2통에 대한 회신도 퇴근 전까지는 해야 하구요. 이 많은 일들을 다 할 수 있으면 좋으련만 사람인지라 내일로 미뤄야 하는 일이 있을 수 있죠. 이때 어떤 기준으로 우선순위를 정해야 할까요.
▣ 10분 안에 할 수 있는 일부터 처리하기
일반적으로 업무의 우선순위를 정하는 규칙은 지극히 상식적입니다. 전체 일 중에서 가장 중요한 것을 선별하고 이중에서 급한 것들부터 하는 것이 정답입니다. 그런데 이상과 현실은 다르죠. 저는 20년간 직장생활을 하면서 업무 우선순위를 이같은 상식으로 하기 보다는 다르게 해왔고 그것이 제가 일을 효율적으로 하는데 큰 도움이 되었습니다.
일의 중요도와 시급성은 내 관점이 아닌 회사, 상사, 업무 지시를 내린 지시자의 관점에서 판단해야 하는 것입니다. 그렇다보니 이 일보다 저 일을 먼저 제대로 해야 하느냐 마냐를 판단하려면 회사 관점, 상사 관점에서 해석해야 하죠. 담주 월요일까지 보고해야 하는 상반기의 마케팅 결과 보고서와 모레까지 정리해야 하는 지난달 광고 집행 내역서 중 어떤 것이 더 급하고 중요한지를 스스로 판단하기란 쉽지 않습니다. 이 자료들을 필요로 하는 대상자들에게 확인하고, 직속 상사에게 확인해야 할 사항들입니다.
그런데, 이 일을 해내는데 얼마나 시간이 걸릴 것인가는 온전히 내 스스로의 관점으로 판단할 수 있습니다. 그 일의 시급성과 중요도는 혼자만의 판단으로 결정하기 어려울지라도 그 일을 해낼 수 있는 시간은 내가 결정할 수 있습니다. 그런 관점에서 10분 안에 처리할 수 있는 일이라면 그 일이 중요하든, 급한 것이든 상관하지 않고 가장 최우선 순위로 하는 것이 제 기준입니다.
이렇게 10분 안에 끝낼 수 있는 일부터 먼저 하게 되면 2가지 장점이 있습니다.
하나는, 시간을 허비하지 않고 바로 당장 해야 할 그 일에 집중하게 되어 몰입하게 됩니다.
두번째는 주변의 인식이 변화합니다. 그렇게 급하게 하지 않아도 되는 일을 금새 끝내서 그 일을 요청한 사람에게 전달하게 되면 상대는 깜짝 놀라기 마련입니다. 사실 우리가 직장생활을 하다보면 수 많은 일을 부탁하고 처리하게 되는데 대개의 경우는 그런 일들이 제 시간에 맞춰 끝나기 보다는 지연되는게 일반적입니다. 그런데 마감일보다 훨씬 일찍 처리되서 상대에게 전달되면 당연히 놀랄 수 밖에 없죠. 그 놀란 마음은 당연히 좋은 감정이겠죠. ‘아니 이렇게나 빨리 처리했단 말야?’, ‘방금 부탁했는데 벌써 답이 왔네’ 이런 마음은 나를 바라보는 인식의 전환을 가져옵니다. ‘전략팀 김지현씨는 참 일 처리가 빠르더라구요.’ ‘아 김지현씨, 그 분 지난 번 업무 요청을 한지 1시간도 안되서 바로 답이 오더라구’ 칭찬은 고래도 춤추게 한다고, 이같은 인식은 곧 나 자신이 그렇게 일처리를 빠릿하고 민첩하게 만들어주는 사람이 되는데 큰 동기부여가 된다.
▣ 할 일은 한 곳에 보관하고 관리하기
할일에 대한 운선순위를 정해서 처리하는 것 다음으로 중요한 것은 해야 할 일은 항상 한 곳에 보관하고 확인하는 습관을 갖는 것입니다. 고등학교, 대학교 다닐 때 등교 전날 시간표를 보고 책가방을 싸는 것처럼 내일 아침 출근해서 그날 할 일을 한 눈에 확인할 수 있는 그런 시스템을 갖춰야 합니다. 시스템이라고 해서 거창한 것이 아닙니다. 전 스마트폰에 할 일 관리 앱을 이용해서 구글 캘린더에서 제공하는 “Tasks”로 해야 할 일들을 관리합니다. 출근 전날, 그리고 출근하면서 그날 할 일이 무엇인지 한 눈에 확인할 수 있죠.
새롭게 할 일이 생기면 가장 먼저 이곳에 마감할 날짜와 함께 할일을 기록합니다. 할일을 끝내면 역시 이곳에서 완료로 표시를 합니다. 이렇게 해두면 언제나 스마트폰의 할일 관리앱으로 해야 할 일들을 확인할 수 있습니다. 한 곳에 두고 관리하니 이번주에 할 일 12가지 목록, 내일 할 일을 3가지, 오늘 해야 할 일 2가지, 어제 끝낸 일 3가지를 쉽게 확인할 수 있습니다. 이런 습관이 평소에 들어야 기계적으로 모든 할 일을 한 곳에 기록하고 관리하게 됩니다. 그렇지 않으면 끝도 없이 쏟아지는 회사 일들을 일일히 기억도 못하고 깜빡 잊기 쉽상입니다.
▣ 할 일, 시킨 일 기록법
할 일이 있으면 당연히 그 일을 시킨 사람이 있기 마련입니다. 우리는 누군가가 시킨 일을 하면서도 또 누군가에게 일을 시키기도 합니다. 이렇게 내가 할 일 그리고 시킨 일들은 모두 할일 관리 앱을 통해서 함께 관리해야 합니다. 시킨 일도 일종에 내가 챙겨서 확인해야 하는 할 일일테니까요.
단, 이런 일들을 기록할 때는 원칙을 갖는 것이 좋습니다. 한 곳에 보관하는 것 외에 그 일에 대한 세부 사항을 함께 기입해두는 것이 좋습니다. 할 일의 제목과 함꼐 반드시 마감일을 기록하고, 누가 시켰고 혹은 누구에게 시킨 일인지를 함께 기록해야 합니다. 무슨 할 일을, 누구에게 혹은 누가, 언제까지 해야 하는지를 기록해야 합니다. 할 일을 열어보면 그 일이 언제까지 해야 하고 누구와 해야 하는 일인지를 즉시 알 수 있도록 해야 합니다.
이렇게 한 곳에 상세한 내용을 함께 기록해두면 언제든 할 일만 열어보면 바로 내용을 알 수 있어서 즉각 이해할 수 있습니다. 상세 내용을 함께 기록해두지 않고 제목만 입력해두면 그 일에 대해서 메일이나 카톡 등을 열어 확인하거나 그 일을 시킨 사람에게 다시 확인해야 하는 번거로움이 생깁니다. 그러니 처음 할 일을 기록할 때 공이 들더라도 상세 내용을 함께 기록하는 습관을 들여야 합니다.
