효과적인 회의 준비와 운영법

회의 전, 회의 중, 회의 후 해야 할 일

전 하루에 회의가 최소 3건은 될만큼 많은 편입니다. 많은 날에는 6건도 훌쩍 넘습니다. 그나마 이것도 2년 전에 비하면 많이 줄어든 것입니다. 대개 회의가 1시간 동안 진행되니 회의 5번 하면 5시간이나 회의에 투자한 셈이죠. 게다가 회의는 혼자하는 것이 아니라 적게는 3~4명, 많게는 10여명이 함께 진행하니 1시간 회의면 회사 차원에서는 5시간에서 10시간의 직원들 시간이 투자되는 것입니다. 그런만큼 회의가 생산적으로 운영되어야 회사의 시간관리도 철저해지겠죠.

▣ 회의 전 해야 할 일

회의를 생산적으로 진행하려면 회의 전에 할 일들을 준비해야 합니다. 가장 먼저 할 일은 회의 참석자들에게 사전 고지를 하는 것이죠. 이때 주의할 것은 무작정 회의 공지를 할 것이 아니라 참석자 개별적으로 본 회의에 왜 참석해야 하는지를 상대의 입장에서 설득을 해야 한다는 점입니다. 참석자의 소중한 시간을 회의에 참석하고자 하는 이유가 무엇인지, 참석자에게 무엇을 기대하는지를 설명해줘야 합니다. 그래야 참석자가 납득을 하고 회의에 참석해서 본인이 어떤 의견을 내고 토론에 참여할 것인지 준비할 수 있겠죠.

그리고, 회의 시작 하루 전에 다시 한 번 회의 시간을 공지해주고 회의 자료를 사전 배포를 해야 합니다. 회의가 생산적으로 운영되려면 사전 회의 참석자들이 회의 목적 뿐 아니라 회의에서 논의하고자 하는 사항에 대한 충분한 이해를 하고 회의에서 자신의, 부서의 의견을 대변해서 무엇을 말할 것인지를 미리 고민하고 들어올 수 있도록 해야 합니다.

대개 우리 회의는 이런 절차가 생략되어 회의 하루 전이나 심지어 당일 몇 시간 전에 회의 초대를 하는 경우가 많습니다. 심지어 회의 목적이나 주제 그리고 회의 참석자들에 대한 사전 안내조차 없죠. 그러면 회의에 와서야 이 회의가 왜 진행되고, 무슨 내용을 이야기하고, 내가 왜 왔는지를 미루어 짐작해서 알게 됩니다. 그런 회의가 생산적으로 운영될리 만무하겠죠. 회의에 참석해서야 내용을 알고, 어떤 입장에서 의견을 제시해야 하는지 회의 자리에서 판단해서 이야기해야 하므로 충분한 사전 지식이나 관련된 자료없이 이야기할 수 밖에 없을테니까요.

▣ 회의 중 해야 할 일

회의를 진행할 때는 진행자의 역량에 따라 회의의 생산성이 결정됩니다. 그런데 대개 회의는 진행자가 회의의 의사결정권자, 최상위자인 경우가 많습니다. 그런데 그 의사결정권자가 회의를 잘 운영하면 좋으련만 그렇지 않은 경우가 많죠. 경우에 따라 회의 진행을 보고자 즉 발표자가 맡는 경우도 있습니다. 이런 경우에 회의를 보다 효율적으로 운영하는 몇가지 팁을 알려드리겠습니다.

회의를 시작하기 전에 반드시 회의 목적을 고지해야 합니다. 본 회의를 통해 얻고자 하는 기대효과가 무엇인지를 명시화해야 합니다. 부서간 이슈가 있어서 중재를 하고자 하는 것인지, 중요한 투자 심의를 하고자 하는 것인지, 어떤 프로젝트의 진행 여부를 판단하는 의사결정인지, 어떤 과제를 추진함에 있어서 관련된 부서의 의견을 청취하고자 하는 것인지 등 목적에 대해 구체화해서 공지해야 합니다.

그리고, 회의를 진행하는 와중에 배가 산으로 가지 않도록 회의 목적을 다시 한 번 주위 환기 차원에서 알려줘야 합니다. 본 회의가 목적에 맞게 진행되는지, 각자 발언이 목적에 부합되는지를 진단할 수 있도록 중간중간 공지를 해줘야 합니다.

특히 회의에서 다양한 사람들의 의견을 청취해야 하는 경우에는 모든 참석자들이 골고루 발언을 하도록 말하지 않은 사람에게 기회를 주어야 합니다.

특히 토의가 충분히 이루어져야 하는 회의인 경우에는 가급적 회의 자료를 발표하는 보고 시간은 최소화하는 것이 좋습니다. 그렇기 때문에 참석자에게 사전에 회의 자료를 보내어 읽어 보고 오도록 하고, 회의는 토론에 집중하는 것이 가장 좋습니다.

그리고, 가장 중요한 것은 회의가 끝날 때의 랩업입니다. 회의가 끝난 후에는 반드시 회의 결과에 대해서 공유를 해서 모두 같은 생각인지, 이견이 없는지를 확인하는 절차를 거쳐야 합니다.

최악의 회의는 토론이 없는 회의, 결론이 없는 회의, 실행안이 도출되지 않은 회의입니다.

회의를 하면 충분한 토의가 이루어져서 다양한 의견들을 기반으로 결론이 도출되어야 합니다. 그리고, 그 결론을 실행하기 위해서 누가, 어느 부서가, 언제까지, 무엇을 할 것인지에 대한 액션플랜이 도출되어야 합니다.

회의 끝에 랩업을 할 때에는 이같은 내용이 정리가 되어 공유가 되어야 합니다.

즉, 회의 결과가 무엇인지. 이후 이 결론에 따라서 어느 부서의 누가, 언제까지, 무엇을 할 것인지에 대한 R&R이 정리되어야 합니다. 그래야 회의 이후에 현장에서 실행으로 이어집니다.

▣ 회의록 작성법

회의가 끝나고 랩업은 말로 하는 것이지만 회의록은 글로 기록됩니다. 이렇게 기록된 것은 참석자는 물론 본 회의와 이해관계가 있는 담당자들과 의사결정권자에 공유됩니다. 그렇기에 회의록이 더 중요하다고 볼 수 있습니다.

회의록에 기록되어야 하는 것은 크게 3가지입니다.

첫째, 기본적인 회의 진행에 대한 개요입니다.

회의제목, 목적, 시간, 장소 그리고 회의 참석자에 대한 정보입니다. 기초적인 정보가 회의록에 기록되어야 합니다.

둘째, 회의에서 발언한 주요 내용들입니다.

각 부서에서 다양한 의견들이 제언되었는지를 핵심적인 키워드로 간략하게 정리해야 합니다. 발언한 말을 구어체로 쓸 것이 아니라 핵심 내용만 요약해서 정리하면 됩니다.

셋째, 가장 중요한 부분입니다. 회의의 결론과 액션플랜이 정리되어야 합니다.

이 부분이 가장 중요합니다. 본 회의의 액기스죠. 회의를 통해서 어떤 결론이 도출되었고 이후에 어떤 부서에서 무엇을 언제까지 할 것인지 정리한 내용이 기술되어야 합니다.

이 내용이 있어야 회의에서 이야기한 결론이 실제 실행으로 옮겨지겠죠.

모든 회의에는 회의록이 남겨져야 합니다.

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