할 일과 시간을 통제하는 방법
“두 마리 토끼를 쫒으면... 두 마리 다 잡지 못하고 말 것이다 ”
출근해서 이메일을 확인하고, 인터넷으로 뉴스를 본다. 그런 다음 함께 일하는 동료와 차를 마시고 고객, 거래처와 통화·메신저로 업무 또는 사적인 이야기를 한다. 이메일 확인 또는 검색을 하다가, 메신저 대화 상대가 URL을 보내주면, 직장 동료가 주말에 본 영화를 이야기하면 자기도 모르는 사이에 계획에 없던 서핑을 한다. 동료와 업무에 관한 통화·메신저를 하다가 수다가 길어진다. 이럴 때 시간도둑에게 시간을 빼앗긴다고 말한다.
일에 대한 우선순위를 설정하고 계획표를 만들면 할 일과 시간이 저절로 통제된다고 믿는 사람들이 많다. 경영학자들은 일을 하는 환경을 개선해서 일의 흐름과 시간을 통제하는 방법을 연구한다. 코로케이션(Co-location) 기법은 업무 환경을 조성하는 방법이다. 기업에서는 업무에 따라 다양한 형태로 사무실 배치를 바꿔서 더 효율적인 환경을 조성하는 노력을 한다. 하지만 모든 사람에게 공통적으로 적용되는 이상적인 업무환경은 없다.
하마구치 나오타 지음, 김소연 옮김, 《승진의 기술》, (21세기북스, 2007), 79쪽
계획을 세워서 시간을 관리하려면 집중할 수 있는 환경을 갖춰야 한다. 집중할 수 있는 환경을 갖추지 않으면 ‘시간도둑’이라고 불리는 요인들이 시간을 빼앗아간다. 시간도둑에게 시간과 집중력을 빼앗기지 않으려면 주의를 끄는 일부터 정리해야 한다. 주의를 끄는 일이 할 일과 관련이 있는지, 집중을 방해하는 일인지 구분한다.
할 일과 시간을 통제하려면 수집, 명료화, 정리, 검토, 실행 다섯 단계를 거치면 된다. 할 일과 주의를 끄는 일을 수집하고 일을 하는 이유와 의미를 명확히 한다. 필요한 일, 꼭 해야 하는 일, 시간만 낭비하는 일을 구분해서 정리한 다음 실행하기 위해 필요한 사항들을 검토한다. 일에 대한 검토를 마쳤다면 한 가지씩 실행에 옮긴다.
데이비드 앨런 지음, 김경섭·김선준 옮김, 《쏟아지는 일을 완벽하게 해내는 법》, (김영사, 2016), 73쪽
원칙과 과정은 매우 단순하다. 할 일을 검토하는 데 까지는 순조롭다. 마지막 실행 단계에서 문제가 생긴다. 할 일을 수집해서 분명하게 정리하고 검토했지만 막상 실행하는 순간에는 하고 싶은 일, 당장 할 일이 너무 많이 눈에 띈다. 할 일을 정리한 후에도 그 일을 해야 하는 순간에 기억하지 못하거나 더 중요한 일, 더 급한 일 때문에 반드시 해야 한다고 검토한 일을 실행하지 못한다.
업무향상과 리더십 분야의 권위자 데이비드 록은 《일하는 뇌》에 직장인들이 1시간에 20번씩 관심을 다른 데로 돌린다는 연구결과를 인용하면서 생산적으로 사고하는 시간이 매우 적어졌다고 했다. 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다면 평균적으로 3분마다 다른 생각을 하는 것이다.
교육학에서는 한 가지 사건이나 활동에 집중하는 시간을 ‘주의집중 시간’이라고 한다. 연령별 주의집중 시간은 만 3~4세에 10분, 5세 이상의 어린이는 15~30분 정도다. 개인차가 있지만 일반적으로 이 시간 동안 아이들은 한 가지 활동에 주의를 집중한다. 그런데 직장인들이 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다는 연구결과는 놀랍기까지 하다.
큰 성공을 이룬 사람은 단 한 가지 일에 모든 정신을 집중한다. 성과를 거두지 못한 사람, 계획만 세우고 실천하지 못하는 사람은 동시에 여러 가지 일에 집중하려고 한다.1시간에 20번 관심사가 바뀐다는 연구결과가 보여주듯이 우리는 주변의 모든 일들을 다 중요하고 급한 일이라고 여기며 생활한다. 하고 있는 일을 잘 들여다보면 더 가치 있는 일과 덜 가치 있는 일, 하지 않아도 되는 일과 급한 일은 아니지만 하지 않으면 몇 년 뒤에 후회하는 일로 구분할 수 있다. 큰 성공을 이룬 사람들에게는 단 한 가지 일에만 모든 정신을 집중했다는 공통점이 있다. 만족할만한 성과를 거두지 못한 사람, 계획만 세우고 실천하지 못하는 사람은 동시에 여러 가지 일에 집중하려고 한다.
여러 가지 일을 동시에 처리하는 것을 멀티태스킹이라고 한다. 과학자를 비롯해서 심리학자, 업무효율 전문가 등이 다양한 방법으로 연구해서 멀티태스킹이 집중력과 효율, 생산성을 떨어트린다는 결과를 내놓아도 사람들은 여전히 멀티태스킹을 한다. 멀티태스킹을 계속하는 이유는 두 가지다. 첫 번째는 여러 가지 일을 동시에 하지 않으면 기한 내에 완료하지 못한다는 두려움에 사로잡혀 있기 때문이고 두 번째는 기분이 끝내주기 때문이다.
크리스 베일리 지음, 황숙혜 옮김, 《그들이 어떻게 해내는지 나는 안다》, (알에이치코리아, 2016),
259~260쪽
《원씽(The One Thing)》의 첫 페이지에는 이런 글이 있다.
“두 마리 토끼를 쫒으면...”
그리고 다음 페이지에는 이런 글이 있다.
“두 마리 다 잡지 못하고 말 것이다.”
한 번에 한 가지 일을 처리하는 것을 싱글태스킹이라고 한다. 싱글태스킹은 한 가지 일을 처리하는 동안 다른 일에는 신경 쓰지 않는 것이다. 한 가지 일을 완벽하게 끝낼 때까지 다른 일을 하면 안 된다는 뜻은 아니다. 지금 열중하고 있는 일을 끝낸 후에 다음 일을 시작하라는 의미다.
자신은 여러 가지 일을 동시에 하고 있다고 믿지만 엄밀하게 따지면, 여러 가지 일 사이를 재빨리 돌아다니는 ‘테스크 스위칭(Task switching)’을 했을 뿐이다. 스탠퍼드대학의 신경학자 에얄 오빌 박사는 태스크 스위칭을 하면 멀티태스킹을 하는 것처럼 느껴질지는 몰라도 뇌가 한 번에 여러 가지 일에 집중하는 건 아니라고 했다.
할 일 목록을 만들고 언제 어떻게 실행할지 결정해서 계획표를 만든 다음, 실행하는 단계에서는 한 번에 한 가지 일에 집중해야 한다. 이것이 할 일과 시간을 통제하는 유일한 해결책이다.
참고문헌
하마구치 나오타 지음, 김소연 옮김, 《승진의 기술》, (21세기북스, 2007), 79쪽
데이비드 앨런 지음, 김경섭·김선준 옮김, 《쏟아지는 일을 완벽하게 해내는 법》, (김영사, 2016), 73쪽
크리스 베일리 지음, 황숙혜 옮김, 《그들이 어떻게 해내는지 나는 안다》, (알에이치코리아, 2016),
259~260쪽
정경수 지음, 《계획 세우기 최소원칙》, (큰그림, 2018), 59~62쪽
