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Dec 03. 2018
계획을 만드는 세 가지 요소
일의 우선순위, 실행하는 시간, 계획을 실행하는 환경
12월. 달력이 한 장 남았습니다.
이때쯤이면 한 해 동안 무엇을 했는지 돌아보면서 자괴감에 빠집니다.
"내가 이러려고 1월에 그토록 야심 차게 계획을 세웠나"라는 생각이 듭니다.
생각해보면 해마다 1월에는 야심 차게 계획을 세우고, 12월에는 뭘 했나 싶을 정도로 허탈한 마음을 감출 수 없습니다.
계획이 뭐길래...
사람들은 실행하기 어려운지 알면서도 무리하게 계획을 세운다. 계획을 세울 때는 누구나 그렇다. 현실적으로 실행하기 어렵고 시간적으로 물리적으로 장애요인이 있는데도 무시한다.
충분히 실행할 수 있다고 생각하고 계획을 세우는 이유는 무엇일까?
현실적인 장애요인을 무시하고 계획을 세우는 이유는 자신감 때문이다.
계획을 세우는 시점에는 실패에 대한 두려움보다 무엇이든 할 수 있다는 자신감으로 가득 차 있다. 무엇보다 계획을 세우는 동안에는 계획한 것을 모두 이룬다는 상상만으로 뿌듯하고 즐겁다. 하지만 계획을 실행하는 순간부터 어려움이 눈앞에 닥치고 가슴이 답답해진다. 자기가 세운 계획을 다른 사람이 실행하면 모를까, 자기가 실천해야 하는 상황이 되면 문제는 달라진다. 이런 이유 때문에 계획한 대로 실행하기는 극도로 어렵다.
처음부터 실행할 수 있는 계획을 세우는 게 제일 좋다. 어떤 계획이든지 시행착오가 반드시 생긴다. 계획이 없는 것보다는 잘못된 계획이라도 세우는 게 좋다. 계획은 무엇을 할지 명확하게 알려준다. 계획을 세우는 동안 무슨 일을 어떻게 해야 하는지, 제일 먼저 할 일이 무엇인지 알 수 있다. 이 정도만 알 수 있어도 계획은 충분히 가치가 있다.
계획을 만드는 세 가지 구성요소는 일의 우선순위, 실행하는 시간, 계획을 실행하는 환경이다. 세 가지 요소 중에서 하나만 비현실적이어도 계획은 실패한다.조직 관리 전문가 제임스 T. 맥케이는 《시간관리(The Management of Time)》에서 계획의 중요성을 다음과 같이 설명했다.
“앞으로 무엇을 할지 마음속으로 그림을 그리면 그 그림대로 행동한다. 만약 어떤 그림도 없다면, 즉 무엇을 할지 아무 생각이 없다면 아무것도 안 하게 된다. 한편 그림이 흐리거나 불분명하면 주저할 테지만, 분명한 그림이 있다면 단호하면서도 효과적으로 행동한다.”
케리 글리슨 지음, 김광수 옮김, 《왠지 일이 잘 풀리는 사람들의 습 관》, (새로운제안, 2002), 130~131쪽
여기서 말하는 그림이 계획이다. 계획을 세웠는데 무엇을 어떻게 할지 그림이 그려지지 않는다면 제대로 된 계획이 아니다.
계획을 만드는 세 가지 구성요소는 일의 우선순위, 실행하는 시간, 계획을 실행하는 환경이다. 세 가지 요소 중에서 하나만 비현실적이어도 계획은 실패한다.
실행하는 과정에서 예상하지 못한 장애요인이 나타나거나 특정 단계에서 시간을 너무 많이 썼다. 그렇다고 해서 궁극적인 목표를 향해서 가는 단계를 건너뛸 수는 없다. 이럴 때는 장애요인을 극복 또는 우회하거나 목표에 도달하는 시간을 늘리는 방식으로 계획을 수정하면 된다. 문제는 계획 자체가 비현실적일 때 생긴다. 계획이 현실적이지 않아서 실천할 수 없다면 계획을 만드는 세 가지 구성 요소를 살펴보고 비현실적인 부분을 고치면 된다.
제한된 시간 동안 여러 가지 일을 처리하려면 반드시 일의 우선순위를 매겨야 한다. 일의 우선순위를 정하지 않은 상태에서 계획을 세울 수는 없다. 절대적인 우선순위는 없다. 중요한 일, 긴급한 일은 계속 바뀐다. 급하다고 생각했던 일이 전화 한 통으로 하지 않아도 되는 일로 바뀌고, 아주 중요하다고 생각했던 일이 필요 없는 일이 되기도 한다.
그래도 일의 우선순위는 매겨야 한다. 궁극적인 목표 달성에 도움을 주는 정도에 따라 우선순위를 결정한다. 시간이 부족할 때, 시간을 통제할 수 없을 때는 우선순위가 일의 중요도를 나타낸다. 우선순위에서 상위에 있는 일을 먼저 처리하는 순서로 계획을 세운다. 일의 우선순위를 매겼다면 그 일을 시작하는 시점과 기간을 정한다.
한 시간이면 끝나는 일이 있고 하루, 한 달, 1년 동안 해야 하는 일도 있다. 중요한 일은 오랜 시간이 필요하고 하루 만에 처리할 수 있는 일은 상대적으로 덜 중요한 일이 아니다. 시간과 목표를 기준으로 언제 그 일을 할지 계획할 때는 일을 바라보는 관점, 즉 일을 바라보는 시야를 자유자재로 넓히고 좁히는 능력이 필요하다.
계획을 실행하기 좋은 환경을 만드는 일도 중요하다. 계획을 실행하기 좋은 환경을 만들려고 책상을 말끔히 치우고 사무실을 정리할 필요는 없다. 정리정돈으로 일을 하고 싶은 마음이 생긴다면 정리하는 것을 말리지는 않겠다. 업무 효율을 연구하는 학자들은 인간과 환경의 상호관계를 개선하기 위해서 다양한 연구를 한다. 문화에 따라 효율이 높은 환경도 다르다.
‘미래의 사무실’을 연구하는 디지털이퀴프먼트사는 스웨덴 사람들을 위한 미래의 사무실을 스웨덴의 전형적인 시골집과 유사한 구조로 설계했다. 스웨덴 사람들은 일반적인 사무실보다 스웨덴의 시골집 같은 곳에서 일을 생산적으로 할 수 있다고 생각하기 때문이다.
