비즈니스 문서를 쓰는 목적을 먼저 생각하자
문서작성 최소원칙
회사에서는 업무의 현재 상태, 결과 또는 앞으로 이렇게 하겠다는 내용을 설명하기 위해서 문서를 작성한다. 보고서, 기획서가 여기에 해당한다.
보고서도 종류가 다양하다. 일일·주간·월간·연간 보고서, 출장 보고서, 매출 보고서, 현황 보고서 등 무수히 많다. 어떤 일이든 ‘보고서’가 붙으면 설명을 하라는 의미로 받아들이면 된다.
설명을 목적으로 작성하는 보고서는 워드·파워포인트로 작성하면 효율적이다.
글로 풀어서 내용을 설명할 경우에는 워드가 좋고 그래프나 그림을 넣어서 설명할 때는 파워포인트가 좋다. 워드에도 그림과 그래프를 넣을 수 있지만 워드는 페이지 단위로 구분되고 파워포인트는 한 화면에 한 가지 메시지를 전달할 수 있어서 파워포인트가 효과적이다.
설명하는 내용에 따라서 워드 또는 파워포인트 선택해서 사용하면 된다. 상사나 제휴 담당자에게 제안이나 설득을 해야 한다면 파워포인트가 좋다. 그래프와 표를 넣어서 표현하기 쉽고 슬라이드 구성을 잘 하면 상대방에게 강한 인상을 남길 수 있기 때문이다.
글로 풀어서 설명했을 때 이해하기 쉬운 내용이 있고, 그래프 또는 표를 보여주면 더 이상 설명이 필요 없는 내용도 있다.결과를 도출하기 위해서 수치화된 자료를 보면서 설명할 때는 서술형 보고서보다 엑셀을 사용하여 증가하고 감소한 부분을 눈에 띄게 표시해서 보고서를 만드는 것이 좋다.
비즈니스 문서를 작성하는 목적은 업무에 필요한 내용을 명확하게 전달하기 위해서다.
문서를 보는 사람이 한 번만 읽고도 내용을 확실하게 이해할 수 있다면 좋은 문서의 요건을 갖추었다고 할 수 있다.
문서를 작성하는 목적에 맞는 오피스 프로그램을 사용한다글로 풀어서 설명했을 때 이해하기 쉬운 내용이 있고, 그래프 또는 표를 보여주면 더 이상 설명이 필요 없는 내용도 있다. 특히 비율(%)로 표시되는 통계나 현황을 나타내는 자료는 그래프나 표로 보여주는 게 글로 설명하는 것보다 이해도를 높일 수 있다.
참고문헌
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 78~79쪽
